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互联网背景下档案管理信息化的建设方法
文/四平市公路收费管理处 杜振全
【摘 要】在经济技术飞速发展的今天,信息化的建设已经深入至各个行业领域中.同时,先进的信息技术能够对各行业的生产效率以及各级员工的工作质量进行有效地提高.在企事业单位中,档案管理是非常重要的工作领域.传统的档案管理工作模式与方法有着档案管理效率低、搜索时间过长,安全性低等问题.针对上述问题,在档案管理中应用信息化技术,进行创新的信息化档案管理方法至关重要.档案管理信息化建设不仅能够提高档案管理的工作效率,而且能够提高档案管理工作的规范性以及安全性,从而能够实现安全规范的高效率管理档案.本文提出在互联网背景下的档案管理信息化的建设方法,给出了运用互联网技术进行档案管理的建设方法与相关技术问题,对互联网档案信息化管理领域提供了理论依据以及技术经验指导.
【关键词】 互联网；档案管理；信息化；先进技术
一、引言
现今,科学技术不断地进步,推动了社会更快更好的发展.信息技术作为科学技术的代表在各行各业扮演了重要的角色.社会生产的各个领域都只有进行信息化建设才能够跟上社会整体发展的进程,固守传统的工作模式与方法必然会被淘汰.在企事业单位中,档案管理是非常重要的工作领域.传统的档案管理工作模式与方法有着档案管理效率低、搜索时间过长、安全性低等问题.针对上述问题,在档案管理中应用信息化技术,进行创新的信息化档案管理方法至关重要.档案管理信息化建设不仅能够提高档案管理的工作效率,而且能够提高档案管理工作的规范性以及安全性,从而能够实现安全规范的高效率管理档案.本文首先分析档案管理信息化的重要性,然后提出在互联网背景下的档案管理信息化的建设方法.
二、档案管理信息化建设的重要性
（一）有效提高档案管理的效率.传统的档案管理方式基本需要全人工方式进行操作,例如,档案的录入、查找以及分类等操作.这样的方式有着工作效率低,错误率高等劣势.针对这些问题,以互联网为代表的信息技术与档案管理工作相融合,建立新型的信息化档案管理工作模式,能够使档案管理能够以计算机为载体进行电子化管理的实现.信息化档案管理能够提供快捷的档案查询、浏览、插入以及传输等操作,有效提高工作效率.不仅如此,信息化的档案管理能够节省经济开支,降低人力资源,最重要的是能够保障档案的安全性与规范性.
（二）有效增强档案资源的共享性.基于互联网技术的信息化档案管理模式,能够增强档案信息管理的共享性.由于档案有着不可复制的特点,因此档案的异地查阅是非常困难的.档案管理的信息化建设能够改善此类问题.依靠互联网技术,能够快捷的完成档案查阅和传输等工作.另外,将有价值的可共享的档案信息进行网络共享,能够充分提高档案资源的利用率,使其发挥更好的作用.
（三）有效提高档案的安全性.档案的安全性包括物理安全以及内容安全两个方面.由于传统的档案均为纸质存档,因此,受温度、湿度等环境因素影响很大,存储时间面临很大的挑战.而电子档案的出现,有效地解决了档案存储期限的问题,通过安全的备份,可以保障档案长时间的存储.另一方面,传统的纸质档案在进行异地传输以及搬运的过程中,会遇到自然破坏以及人为破坏的因素.然而,以后互联网技术的电子档案传输,有效避免了运输过程中对档案的损害.
三、基于互联网的档案管理信息化建设方法
基于互联网的档案管理信息化建设方法,不仅仅局限于设备购买阶段.档案管理的信息化建设的核心方法在于对于档案资源本身的数字化建设.现代档案信息化是一个大型的系统工程,主要包括了档案数据资源的整理、索引创建、纸档内容电子化以及档案分类等工作.档案信息化建设不仅仅局限于依据目录查询服务,应该充分运用数字档案资源的内在关系,为用户提供各项有价值的信息服务,这才是档案管理信息化的根本目的.另外,档案资源的数据库资源建设也是完成上述目标的重要步骤.现代档案管理,不仅由纸档文字构成,而且还包含了声音、录像等影像资料.运用当前主流的多媒体数据库建设方法,能够很好地解决多元档案数字存储工作.档案数据库的建设,能够为档案存储以及各项查阅服务提供有力的数字基础,能够有效地满足当前社会不断发展的需求.
四、总结
本文首先分析了基于互联网的档案管理信息化建设的必要性,并且从提高档案管理的效率、增强档案资源的共享性、提高档案的安全性三个方面进行详尽的阐述.然后通过数字档案的建立过程以及多元化的数字档案数据库建设两个方面阐述基于互联网的档案管理信息化建设的方法.最后,为档案管理的信息化建设提供充分的理论依据和实践指导经验.
管理信息化论文范文结:
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6、医学教育管理杂志