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设计档案的信息化管理
【摘 要】随着信息化技术的不断发展和进步,档案管理工作也逐渐步入信息化时代.设计档案作为设计院重要的知识资产和财富,加强其信息化建设,对提高公司档案业务发展显得尤为重要.本文中,笔者结合自身档案从业经历首先介绍了设计档案实施信息化管理的必要性和意义,之后分析了在档案信息化管理过程中常见的一些问题,最后,针对这些问题提出了相应的解决措施以提高设计档案的信息化管理水平.
【关键词】设计档案；信息化；档案管理
信息化的迅猛发展给传统的档案管理方式带来了巨大冲击,档案唯有实施信息化、电子化管理才能适应新时代的发展要求、更加高效地为企业提供服务.笔者所在的设计院从1956年成立以来,设计档案经历了图纸管理—双套制管理—信息化管理的转变,档案的形成、归档、保存、利用等方式也均发生改变,这些改变给企业人员带来挑战的同时也充分地展示了其节约成本、效率高、利用便捷等巨大优势,因此,加强档案信息化建设、提高其信息化管理水平成为企业的当务之急.
一、设计档案信息化管理的意义
（一）降低工作强度,提高工作效率.传统的档案管理方式需要设计人员将设计好的图纸逐件打印出来,抱着纸质图纸来到档案馆进行验收存档,档案管理人员再将验收好的图纸搬运到库房进行分类排架,后期向业主发图时还需要去库房按档案号查找图纸再经历晒图、装箱、运输等环节,工作流程之复杂、强度之大可想而知.实施信息化管理后,这些繁杂的工作可以交由计算机完成.设计人员进行归档验收时只需将电子版拷贝给档案管理人员,档案管理人员对这些设计图纸进行分类、编目、保管、利用等工作时只需点击几下鼠标,省时省力,提高了工作效率.
（二）保障档案的完整性与准确性.实施信息化管理后,档案管理人员可以在档案管理系统输入相同的项目号,查找出整个项目的存档情况,从而对比分析出此次存档图纸的项目名称、装置名称是否准确,文件号是否重复等问题.而传统的档案管理方式,档案管理人员只能通过经验来判断分析,有时设计图纸放入库房后才发现文件号重复的问题,需要再次返工.信息化使得档案管理人员在验收环节就可以开展相关工作,有效地保障了设计档案的完整性与准确性.
（三）档案利用更加便捷.在档案的利用方面,纸质档案因其载体为具体的物理纸张,因此往往受到时间和空间的限制,所谓的时间限制是指对档案的查阅、参考等利用档案的活动往往受到档案管理部门工作时间的限制.而空间的限制则是指对档案的借阅利用等活动必须派人员前往档案管理部门或者通过邮寄等方式进行档案的共享.因此纸质载体的档案带来时间上的不方便性以及空间上对人力财力的耗损；而档案信息则不受此限制,时间上,只要借阅人获得借阅权限,则可以随时登录相关电子档案库进行查阅利用；空间上也不必派人员或者通过邮寄等方式才能够获得档案,而是无论身处何地,都可以登录电子档案库进行相关借阅等利用活动.因此档案信息化为档案的利用节省了人力财力等,更为档案的利用提供了时间和空间上的便捷性.
（四）降低存储空间,节省成本.随着项目的开展,设计图纸日益增多,有限的库房逾显拥挤,越来越难以满足现实的需求.而信息化后的设计档案只需由设计人员将设计图纸整合后转化为带签名的PDF保存在计算机中即可,通过一个小小的硬盘就可以存储过去几百平方米的纸质档案,从而显著节省由纸质载体占用的办公空间.而且依照传统的档案管理方式,企业需要每月打印成千上万的底图,再对这些底图进行晒图发图,信息化在降低工作强度的同时也为企业节省了大量的成本.
二、设计档案信息化管理的问题
（一）对档案信息化改革的必要性认识不足.受传统纸质档案管理思维模式的影响,许多设计人员、档案管理人员以及企业领导对新型的信息化管理方式不接纳、消极对待.尤其是当设计图纸出现错误时,设计人员可以在硫酸纸上直接用刀片刮掉,修改起来简单快捷,而PDF文件要求设计人员修改信息后重新找相关人员签名认证,如果有人恰巧出差不在,修改再归档的周期就会更长.一些档案管理人员资历较老,他们对传统的档案管理方法掌握得比较娴熟,不愿意再费心学习新技能.有些企业领导不重视档案管理工作,认为档案无法直接创造效益,信息化的管理还需要花费一定的财力去开发相应的软件、管理系统等,就更是止步不前.
（二）档案信息的安全性威胁.计算机网络开放性、动态性、共享性的特点给人们带来便利的同时也极易导致各种病毒、“”的入侵.设计档案开展信息化工作后,接收、归档、保存、发送等环节都在计算机上进行,档案信息管理系统如果不加以防范维护,便容易受到病毒的感染,一旦感染,就可能出现文件损坏、无法打开、无法阅读甚至系统瘫痪等问题.如果有些档案管理人员安全意识不足,在上班期间浏览安全系数较低的网站也容易导致计算机感染病毒,有些档案管理人员为了自己的利益会复制拷贝设计档案信息给他人,导致企业档案信息的泄漏.
（三）缺乏复合型档案管理人才.设计档案信息化的实现从根本上来说还需要人才技能的信息化,否则徒有硬件、先进的档案办公设备,而档案管理人员不具有相应的使用、操作、维护技能,则只能望机兴叹.当前阶段,从事档案管理工作的人员大多资历较老,尽管他们对档案业务工作的内容较为熟悉,但在引入信息化这一手段后,他们再学习消化吸收的能力就略有不足.因此,当对设计档案进行信息化办公时,既能够掌握档案业务工作的精髓,同时又能够充分利用计算机网络技术的复合型档案,目前管理人才的缺乏显得十分突出.
三、提高设计档案信息化管理水平的措施
（一）提高对设计档案信息化改革的认知.传统纸质档案的管理模式在企业实行了几十年,上至企业领导,下至设计人员、档案管理人员都习惯了原有的工作模式,对于新型的归档验收方式、保管、利用等方式等都需要适应期,尤其是再次签名带来的困扰,很多人都抱怨连连,但我们不能因噎废食,要看到设计档案信息化管理所带来的种种益处,例如降低工作强度、提高工作效率、利用的便捷性、节省成本等.应该做好宣传工作,使整个企业人员对于信息化管理有更加全面的认识了解,树立档案现代化的管理意识,全面应用现代化信息技术,推进设计档案的信息化管理进程.
（二）设计档案信息化管理系统的构建.目前档案业务的工作方式是,档案管理人员拷贝设计文件进行验收,然后将电子文件放入专门的信息库,并在档案管理系统录入已验收完的档案信息,包括项目号、项目名称、文件图纸页数、归档人等,已存进信息库的设计档案再由专人放入平台供设计人员查询利用,整个流程需要三个系统来完成,着实复杂.而针对此繁琐步骤,企业应当构造与档案信息化管理相关的网络系统与工作平台,通过整合库藏档案信息,建立基于内部互联网的图档管理系统,从而实现设计档案的平台化利用,即设计档案的归档验收、分类整理、查询利用等环节在一个系统即可完成,大大缩短工作时间,提高工作效率.
（三）建立设计档案信息化安全保障体系.为了让企业的档案管理系统时刻处于安全状态,保证信息化管理的正常进行,一方面,要健全与设计档案信息化管理相关的规章制度.从设计档案的形成、归档、分类管理到借阅利用,企业都应予以规范.档案信息的形成、更改、下载等工作都应有迹可寻,将责任落实到个人,通过全过程的监督与控制,保证档案信息管理的安全开展.另一方面,通过安装病毒软件、建立防火墙、设置用户的访问权限等方式,进一步保证网络资源不被非法使用.同时,使用数字签名技术来确保设计档案信息内容不被修改或伪造.
（四）培养复合型高素质档案信息化人才.如前所述,设计档案信息化过程中,除了设计档案信息化管理必备的硬件设备外,既熟悉专业的档案管理工作同时又掌握信息化知识和技能的复合型档案管理人才的缺乏成为提高设计档案信息化管理水平进一步发展的重要因素.因此改进档案的信息化工作应围绕如何培养复合型高素质档案信息化人才开展,具体做法如下：1.从育才而言,对既有档案管理人员开展信息化设备操作培训.针对现有档案管理人员资历较老,无法熟练使用和操作信息化设备的缺点,应通过相关的专业培训增强既有档案管理人员的能力,从而使其适应信息化的档案管理工作.2.要增强档案信息化管理人员的职业道德和保密意识培养.如前所述,档案信息化使得档案在时间和空间上的利用更为方便,但这对档案人员的职业道德和保密意识等提出了更高的要求,因此需要常态化对相关人员进行职业道德和保密意识的培养.3.引进复合型人才.在单位引进人才时,应注意引进既熟悉档案管理业务,同时也具有信息化所需要的知识的人才,这样有利于加快单位的档案信息化管理进程.
四、结束语
总而言之,设计档案信息化对档案的管理和利用具有十分重要的意义,是当前和未来一段时间档案工作的发展方向,但在设计档案信息化过程中不可避免会遇到各种技术和管理上的问题,而这也恰恰需要我们档案管理的从业人员共同努力去研究解决的关键所在,如此方能推动档案信息化高质量快速发展.
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6、医学教育管理杂志