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工会档案的信息化管理
【摘 要】近年来,工会档案管理中的漏洞和不足日益凸显,而工会档案管理是工会工作中的重要内容,这为工会工作的顺利开展带来了不少困难.本文以此为出发点,分析了现阶段工会档案管理中存在的问题,提出工会档案的信息化管理的必要性,为相关单位和相关人员提供工会档案信息化管理的有效途径.
【关键词】工会档案；问题；信息化
工会档案是记录工会工作的珍贵资料,它既能为各类组织、职工、群众提供必要的资料查阅,又能为工会未来工作的开展提供指导.但随着社会经济的快速发展,信息量大大增加,传统的工会档案管理方法已经跟不上时代的变化,逐渐凸显出不足.因此,如何有效管理工会档案,已经成为当前工会工作效率提升中最迫切的问题.
一、目前我国工会档案管理中的不足之处
（一）工会档案管理水平不高.在日常工作中,往往会忽视档案管理工作的重要性,采取一些简单、重复性强的档案管理方法,新技术和新方法很少被应用.目前,我国工会档案管理多数还采用纸质管理模式,内部查阅手段也较为笨重,大量数据资料的查询和使用只能依靠人工手段,这样传统的管理方式极大地降低了工会档案管理的工作效率,也较难体现档案管理工作中的服务意识.此外,馆藏档案的数字化处理能力严重不足、档案遗失、破损、组卷混乱等问题广泛存在,导致信息资源严重浪费,档案管理工作的服务水平难以提升.
（二）工会档案管理人员不足且专业性不强.大多数工会档案的管理人员数量不足,他们或是被临时调拨、委派到档案管理部门,或是被迫分配到档案管理部门“养老”,且大多不是专业出身,对档案管理工作的流程和方法不熟悉,对现代化的信息技术手段了解不深且接受较慢,导致日常档案管理工作中不断出现小问题,难以提升档案管理的现代化水平.
（三）工会档案的价值开发不够.目前,工会档案多数采用封闭专人管理,对外开放程度较低,日常工作中的联系、交流不足,基本上处于“各自为政”的状态,档案的对外开放程度和电子化水平也不高,这样不仅影响信息资源的有效利用与开发,还影响工会信息化工作的整体进程.
二、工会档案信息化管理的意义
（一）推进工会档案的数字化建设,实现数据的“共享”.工会档案能够直接反映工会的发展历程,工会档案的管理方式体现着现代企事业单位的管理水平,因此,档案信息化建设是工会工作的必然发展.做好档案信息化的建设工作,使电子档案逐步替代纸质档案,建立网络档案查询平台,密切各工会系统之间的联系,在实现数据的“共享”中逐步提高工会在社会上的存在感.
（二）信息化管理为工会档案提供了更加安全的保存途径.一旦实现档案的信息化、数字化管理,传统的文字图像资料及时转换为电子数据进行保存,这些数据具有可复制性和可恢复性,极大地降低了原始档案资料被破坏的可能性,克服档案管理过程中的人为失误和软件管理中的漏洞,从而保证工会档案的安全.
（三）工会档案的信息化管理有效提高工作效率和管理水平.档案的信息化管理是要求以统一的标准和统一的格式进行
文字等原始资料的录入,录入的数字化信息构成巨大的档案数据库,在数据库内进行管理、查阅和资源共享.因此,工会档案数据库的建立和信息化管理,不管是对内管理还是对外查阅都更加便利,不仅减轻了档案管理人员的工作负担,同时提升了档案查阅速度和管理效率.
三、工会档案信息化管理的有效途径
（一）建立现代化的工作理念.工会工作者和领导者都应意识到档案管理工作的重要性,在日常工作中加强对员工现代化工作理念的培养,组织学习其他优秀企业的先进工作经验,鼓励员工将各种现代化的工作理念和技术手段运用到档案管理中,不断创新管理方法；同时,要从管理制度、工作流程、员工管理等各个方面入手,逐步完善档案管理机构,建立统一的、规范化的档案管理操作流程,进而保证各项工作的顺利开展.
（二）加强档案管理的人才培养.构建一支优秀的工会档案管理人才队伍,不仅加强专业人才的引进,做好内部的人才培养,还要完善硬件设施,提供良好的工作环境.通过树立信息化档案管理意识,不断提升人才队伍的现代化档案管理技能,增强员工的责任感,建立岗位责任制和奖惩机制,激励他们投入到档案管理工作中.
（三）推动信息化数字化档案建设.在多年的发展中,我国工会工作过程中所积累的大量珍贵资料已有不少缺失和破损,因此档案的信息化数字化建设刻不容缓.管理人员应及时将原有档案数字化,将原始资料经过分类、甄别、编排、整理之后,按照一定的标准和规则逐一录入到管理数据库中,并根据内容的不同做好信息平台的索引建设,有计划地实现工会档案的电子化、数字化和网络化管理,使档案信息化管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化.
（四）合理利用开发工会档案的价值.工会档案管理部门应该顺应社会发展趋势,树立共享意识和服务意识,做好档案资源的深度开发.在广泛收集工会工作资料、丰富档案信息资源的基础上,工会档案管理部门应不断扩充服务内容,逐步将封闭式管理转化为开放式管理,使工会档案能够更好地为工会组织和职工群众服务.
四、结束语
工会档案的信息化管理是现代工会工作的重要组成部分,只有通过不断更新工作理念,树立现代化的服务意识和创新意识,才能使工会档案管理工作适应社会发展需求,满足更多组织、职工、群众的实际需要.
【参考文献】
[1]赵喜民.工会档案的信息化管理研究分析[J].中国新通信,2015(22):5-6.
[2]刘畅.工会档案信息化管理相关思考[J].卷宗,2016(7):8.
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6、医学教育管理杂志