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加强城建档案管理信息化建设
城建档案管理工作是一个城市社会发展的重要战略因素,其对于城市的稳定剂未来的长远发展有着极为重要的影响,做好相关的管理工作使得使城市得到更好的发展.而随着信息技术的不断发展和进步,其在城建档案管理中的应用范围也越来越广泛了,信息技术的应用使得各项管理工作的开展更加的便捷,减轻了工作人员的负担.下面,笔者将结合自身的工作经验对相关问题进行详细探讨.
一、当前城建档案管理存在的问题
(一)缺乏城建档案管理意识
在城建档案滚利工作开展过程中,信息化档案管理能够帮助管理者处理城建档案的资料,提高了管理工作的效率,减轻了管理人员的工作负担.但是,在实际的工作中,这种便利也带来了许多不必要的麻烦,如部分管理人员在工作中过于依赖信息化系统,自身业务水平因此逐渐荒废,对于城建档案管理的重视程度下降,档案管理意识薄弱,导致许多工作的开展都不是十分的理想,如工作人员在进行城建档案管理时,虽然应用的是信息化技术,但是其管理思维和管理认识等却并没有做出相应的改变.
(二)档案管理系统过于简单
在传统的档案管理中,相关工作的开展主要依赖的是人工,通过人工将所有的图纸与其他城建资料进行归纳和整理,这种方法需要消耗大量的人力、物力,而且在管理工作开展过程中稍有不慎,可能就会出现失误,造成档案错误.如在传统的档案管理中,管理者在对档案进行归类时,所依据的就是首字母归类法,通过首字母进行归类和排序,这种管理方法给后期的档案查询工作带来了较多的不便.而部分地区虽然尝试引入了信息化技术开展管理工作,但是信息化管理系统的建设也并不是十分完善,如信息技术的最大作用就是对一些图纸和资料进行储存,信息化技术其他方面的作用未能得到有效的开发.
(三)档案管理工作者素质参差不齐
城建档案管理在外行看来可能是一项极为简单的工作,工作人员只需要将相关的图纸和资料进行归类整理即可,工作的门槛并不是很高.但是,在实际工作中,事实却并非是如此,城建档案管理工作与多个部门的工作联系密切,如住建局、林业局等部门的工作内容与城建档案管理工作都存在有一定的联系.所以,该工作对于管理者的综合素质要求也比较高.然而,在实际的管理工作中,许多工作人员的综合素质却难以满足相关的工作需要,工作人员的综合素质参差不齐,如有的工作人员年龄比较大,对现代化信息技术的了解不多,在工作中引入信息化管理系统之后,工作人员难以适应相关的工作.
二、加强城建档案管理信息化建设的方式
(一)建立优秀的标准管理规范
在加强城建档案管理信息化建设的过程中,要想做好相关的管理工作,发挥信息化技术在管理中的优势,首先就需要建立优秀的标准管理规范,即管理制度.正所谓无规矩不成方圆,在管理工作开展的过程中,许多工作的开展之所以不顺利,有一个极为重要的因素就是因为管理规范标准没有制定,这也使得管理人员的管理意识淡薄,在管理工作开展的过程中不知道该从何入手,做好相关的管理工作中,而建立了标准的管理规范之后,工作人员在每一项工作中,该如何发挥自己的作用变得更加的明晰,其管理意识在不断的加强,这样信息化技术的应用也将更加顺畅.
(二)建立优秀的管理者队伍
城建档案管理信息化建设的过程中,信息化技术要得到有效的应用,都需要依靠“人”去进行操作,完成相应的指令,发挥其作用.因此,在加强城建档案管理信息化建设的过程中,必须要建立优秀的管理者队伍.在平时的工作中,要提高管理人员的思想认识,使其认识到自身工作的重要新,积极的配合上级领导的工作.针对部分年纪比较大,对于信息技术不是十分了解的管理者,管理部门应当定期的开展一些技能培训工作,通过培训提升管理人员的技能,使其能够更好的适应信息化管理的需求.最后,从管理者个人的角度来说,其在平时的工作中,也应当加强学习,与时俱进,提升自己的文化知识水平,适应岗位需要.
(三)建设城建档案信息共享资源
在应用信息技术开展城建管理工作的时候,我们必须要认识到信息技术的变化速度是日新月异的,相关管理部门在建立了城建档案管理信息化系统之后,不能仅仅只是满足于此,而是要结合时展需要,不断的完善管理系统,使相关的管理系统能够更好的适应时展的需要.如针对一些陈旧档案容易丢失,管理难度大的问题,管理部门可以借助信息化技术建立一个独立的管理数据库,用以储存各种陈旧档案,这样在后期如果需要查找相关的档案,直接在相应的数据库查找即可,极大的提供了工作效率,减轻了工作人员的工作负担.此外,在管理信息化系统建设的过程中,还有一件十分重要的事情,那就是要做好信息共享资源建设工作,城建档案管理涉及到了多个部门的工作,对于城市的发展建设有着极为重要的影响,而当前时代属于一个数据共享时代,各个行业的数据共享,对经济发展和城市建设等产生了较为积极的作用.因此,在城建档案管理信息化建设工作中,也应当加强信息共享工作的开展,以此加强各个管理部门之间的联系.
总之,在城市高速发展的今天,城建档案管理信心化管理工作也在不断的发生新变化,为了更好的促进城市的发展建设,城建档案管理也应当积极的与时俱进,做好管理的信息化建设工作,推动社会的经济发展建设.
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