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信息环境下档案管理的分析
韩春霞
（深圳市春晖信档案技术服务有限公司,广东深圳518048）
[摘 要]随着现代信息技术的飞速发展,其为档案管理的改革和发展创造了全新的发展机遇,且档案管理创新也迫在眉睫.在信息环境下的档案管理,不仅需要将信息技术充分利用起来,逐渐形成新的管理体系、新的资源以及新的管理技术,同时档案管理自身也需要加强创新.文章对信息环境下档案管理的创新策略做了详细的阐述.
[关键词]信息环境：档案管理：创新分析
doi: 10. 3969/i. issn. 1673 - 0194. 2017. 07.066
[中图分类号] G271 [文献标识码]A
[文章编号]1673 - 0194( 2017 )07- 0140- 02
1 信息环境下档案管理的创新意义
在新时展的过程中,创新是其主要的推动力,且创新在时展中具有十分重要的作用和意义,而创新对于档案管理而言,也具有十分重要的意义.随着信息技术的推广和普及,档案管理工作面临的要求也越来越高,一些传统的管理方式以及制度等,已经不能很好的适应信息环境对档案管理提出了要求.因此为了不断的增强档案管理的综合服务水平以及工作效率,就必须采取有效的措施对档案管理进行创新.
2 信息环境下档案管理的创新策略
2.1创新档案服务理念
随着时代的发展和进步,信息环境下的档案管理也肩负着更多的服务和更深刻的意义.与一些有形的商品一样,档案管理也必须不断的满足各种消费者提出的各种需求.因此为了满足这些需求,在档案管理的日常工作中,有关部门首先需要创新档案服务理念,以促进档案管理事业的快速发展和进步.首先在管理档案的工作中,工作人员需要对部门以及自身的创新能力进行提升.其次是要不断增强自身的档案服务意识,以便为人们提供更优质的档案服务.最后要在适应信息时代的前提下,对档案管理的人才队伍加强创新,并使之具备较强的档案管理了理论知识,同时也要让其掌握和学习一些先进的信息管理手段,不断对自身的管理工作经验进行总结,从而为档案管理人才队伍的整体发展提供有效的保障,以便将信息环境下档案管理的价值最大限度的发挥出来.
2.2创新档案管理方式
在信息环境下档案管理的创新,还需要对档案管理的方式加强创新,首先可以建立一个网页版的档案,以便提高档案管理的效率,促使档案能够更加方便的进行检索.目前利用互联网促使档案管理提供网上服务,已经成为了各单位以及社会管理档案的重要方式.通过局域网对档案进行管理,将其集中制作成统一的网页,并积极的将各种档案资源信息组织起来,借助互联网的便捷性,使得企业以及事业单位的网站能够与档案管理系统连接起来,真正意义上实现档案资源信息网上检索,这不仅能确保人们更好的使用档案资源,同时也能便于管理人员对档案进行科学管理.而在管理档案的过程中,还要在网站或者网页的前提下,完善和建立一定的电子文件以及档案信息全文数据库,同时利用网站等,管理和利用电子文献,这样就能有效的实现档案资源信息的规范化、法制化、自动化、数字化以及数据化等.例如档案数据库建成之后,档案的修改和增加,只需管理人员在网页上输入管理数据即可,且在网页数据库中,用户们也能公开的查找部分档案信息.其次,档案管理部门还需要与其他的信息管理部门之间进行联系和沟通,同时建立一个管理档案的中心平台,使之能够成为一个共同的信息资源库,从而使得各种信息都能便于利用和整合.在该中心平台上,不同网站以及网页上的电子文件,均可以获得集中管理,且在各部门内部也可进行有效的共享,同时还有利于管理人员及时对档案进行修改和增加.而对于外部人员,则可通过限制性的利用和查询,使得电子信息能够整体上实现资源共享.最后是自动处理电子档案.一般情况下,电子档案可利用电脑单机进行上传和下载,使得档案资料文件等,实现轻松的收集、整理以及利用等工作.因此有关部门需要对档案管理的传统模式进行转变,在档案数据库建成之后,还需要在网页上建立上传数据的工作窗口,以便及时对收集到的档案数据进行处理,从而实现档案的高效归档工作.而当归档工作完成之后,则需要归纳整理终端收集到的信息,并编制对应的网页专题,以便为用户们提供良好的查询服务.
2.3拓宽档案服务范围
首先是社会化信息服务.在社会发展的过程中,信息化发挥出了巨大的作用,因此档案管理也需要逐渐扩大服务面,即由传统的单一服务,逐渐拓宽为社会化服务.在信息环境下,科技的发展使得资源信息也逐渐趋向于复杂化,且人们需求的信息量也在不断的增长.因此在档案管理创新的过程中,服务领域的拓宽先要实现信息服务社会化,以便电子档案管理发展能够具有更强大的推理以及更广阔的空间.其次是产业化的档案管理.在信息化社会发展的过程中,档案管理工作已不再单一,其被时代赋予了更多的意义和责任.其信息化的档案管理也逐渐成为了一种财富.随着信息资源的大量开发,管理人员自身的财富也在逐渐增长,因此在创新档案管理的过程中,就需要管理人员坚持走信息化道路,不断推进产业化档案管理的发展进程,使得档案信息能够形成一条产业化的发展道路.而在开发档案信息的过程中,工作人员也需要牢固树立产业已是和服务意识,以经济建设为档案管理的活动主场,不断为档案信息产业链服务提供强有力的支撑.例如在对新的科技信息进行开发的过程中,需要帮助其建立新的数据库,而对于经济信息的开发,则需要建立一个全新的产业结构,并对服务状态进行不断的调整.最后是共享化信息资源.即在档案管理传统工作中,档案并不是统一的整体,且具有一定的独立性.而在信息环境下,随着信息种类以及总量的不断增长,信息资源已经不能实现完全意义上的整合.因此管理人员必须建立一个高效运转、完整有序的管理体系,促使信息实现共享化.
3 总结
综上所述,在信息环境下,档案管理的创新具有非常重要的意义,且随着信息技术的发展,其不仅为档案管理创造了便利,同时也为档案管理创新创造了条件.因此相关部门以及档案管理工作人员必须以高度的紧迫感、使命感以及责任感,努力探索档案管理创新的途径,从而使得档案管理能够达到更高的水平.
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志