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现代信息技术对企业档案管理的影响与
【摘 要】使用信息技术对企业档案进行管理,不仅改变了传统的档案管理模式,而且实现了信息的传输和共享.有效地节约了人力物力,促进企业信息的有效流通,推动了企业的发展.当然凡事都有两面性,企业档案的信息化管理虽然带来了积极的影响,但是也有着不可忽视的问题所在,因此提高企业档案管理的水平势在必行.【关键词】现代信息技术；企业档案管理；影响及对策
随着社会的发展,计算机技术的深入应用,我们的生活已经与信息技术息息相关.信息技术在各个领域中得到了普及应用,使得各个领域的工作都有了革命性的转变.将信息技术应用在企业的档案管理中,是企业发展的一大突破.因为使用信息技术奖企业的工作资料转换成电子文档进行存储,不仅方便了企业的应用和管理,而且提高了工作效率.企业的档案管理工作是企业最为重要的一个环节,是企业发展路线参考资源,对于企业中的资源整合和利用,有着极为重要的意义.虽然信息技术给企业的档案管理带来不少优势,但是仍然可以看到一些问题的存在,因此在进行管理的过程中,要扬长避短,才能为企业以后的发展奠定良好的基础.
一、企业档案管理现状
随着现代信息技术的发展,企业档案管理也从传统的管理方式向信息化管理进行转变,在此过程中,企业档案管理也得到了一定的发展与完善.使得企业的管理者能够从档案中挖掘到更为有用的信息,方便了对企业资源的有效整合,因此对企业的管理更为完善.由于市场在不断地变化,由于经济的全球化,导致企业的竞争力面向国际化,企业也逐渐脱离了政府.政府不再帮助企业管理档案资料,再加上有些企业不重视档案的管理,最终导致一些资料的缺失,导致企业的档案管理无法发挥其应有的作用.我国企业大多数档案管理制度存在着不可忽视的缺陷,最终导致企业档案管理成为空谈,无法适应市场经济的发展需求.因此提升对档案管理部门的重视程度,是当前最为重要的工作.
二、企业档案管理信息化存在的问题分析
我国企业虽然进入到信息化时代,但是在转变的过程中,自然需要一定的适应过程.企业档案的信息化管理也是在逐步完善的过程中,存在一些问题,主要有四点：其一,档案管理人员的观念并没有转变过来.传统的档案管理都是通过档案资料室来进行管理的,对于管理人员来说,纸质文本更加顺手.档案管理人员并不能很好地跟随时代的发展来进行信息化办公,在这种情况下,自然存在着理念冲突.其二,档案管理信息化存在安全性风险.虽然信息化办公节约了人力物力,但是网络风险很大,机密的档案资料依旧存在着露等问题.因为网络上出现的漏洞,会给企业带来严重的损失.其三,硬件设备不到位.档案管理信息化需要企业花费大量的资金来购买先进的电子设备,引进先进的电子技术.这些对企业来说,是一笔非常大的开支,同时在购买设备的时候,还需要实时对其更新和维护,这也是一笔不菲的开支.其四,受外界影响很大.如果突然断电或者机器故障,都会导致之前的工作毫无价值,因此对于电子化的档案资料,多次备份是极为重要的.
三、企业档案管理信息化的完善对策
企业档案信息化管理一直处于完善的过程中,针对以上问题,提出相应的对策如下所示.
第一,改变传统的管理理念.企业档案管理要跟随时代的发展而不断地变化,因此采用现代化的管理理念是非常有必要的,因为它可以提高档案管理人员的工作效率.自经济全球化发展以来,企业面临更为严峻的市场竞争力.因此提升其自身的竞争力尤为重要,同时企业也需要应对市场的变化更对各方面的工作进行改革,提高其管理的质量.
第二,指定严格的管理机制.企业档案管理信息化发展需要制定详细的管理方案,确保每个环节都落到实处.提高企业决策者的重视程度,招聘安全性防护技术人才,用来保护企业的信息不被透漏出去.
第三,加大资金的投入.企业的档案管理信息化自然离不开软件和硬件设备的支持,因此加大资金投入,引进全进的设备是非常重要的.虽然档案管理可以手工完成,但是从长远来看,不利于企业的发展.第四,着重技术人才的培养.档案管理质量决定着企业的长久发展,而现今的管理理念需要优秀人才的支撑.因此企业需要不断提升管理人员的能力,在招聘档案管理人才的时候,要严格进行筛选,定期进行职工培训,确保档案管理人员能够胜任工作.
四、总结
总之言之,随着信息技术的不断发展,企业的档案管理工作也步入了信息化管理.在档案信息化的今天,随着计算机技术的不断变更,市场经济的快速发展,给企业的发展也带来了极大的机遇和挑战.企业为了市场的发展,对档案管理也进行了改革,虽然在变革的过程中遇到了一些问题和阻碍,但是要对其进行分析总结,找出相应的对策,提高企业档案管理水平,为企业以后的发展打下良好的基础.
档案管理论文范文结:
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