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大数据时代背景下档案管理
摘 要：随着大数据时代的来临,档案管理工作也迎来了变革的机遇.伴随着一系列机遇的到来,新形势下也出现了档案管理工作的一些挑战.当前,我们应当抓住机遇,迎接挑战,不断加强数据的安全性以及培养高端人才,以完善新时期的档案管理工作.
关键词：大数据；档案管理；机遇；挑战
中图分类号：G271文献识别码：A文章编号：1001-828X(2017)025-00-01
大数据时代背景下,数据庞大且种类繁杂,各行各业都面临着相似的问题,即如何能高效的管理数据,同样,档案管理也面临着同样的困境.对此,要充分利用大数据的优势,对传统的档案管理进行数字化管理的改革,抓住机遇,迎接挑战.
一、伴随大数据时代到来的档案管理新机遇
(一)大数据时代为管理数量庞大的档案信息带来新的理念
传统的纸质档案有许多缺陷,尤其在出现档案信息资源数量大,种类复杂等情况下,以往的档案管理在录入、更新、整合等各个方面都较为困难,这大大降低了档案管理的质量,影响了办事效率.在大数据时代,无纸化的档案管理既减少了物理储存空间,又能够便捷的进行存储和查阅.档案管理人员不再囿于繁琐且繁重的基础档案管理工作,将更多的时间放在了监控电子档案的建立和维护电子档案的正常调取以及安全性.由此,大数据时代为档案管理带来了新的理念和工作体验.
(二)大数据的技术可以灵活的扩展档案管理系统的空间
档案信息的更新扩展对于传统的档案管理来说一直是一个难题,显然整个档案管理系统是僵化的.而在大数据时代,由于储存方式变为了电子系统,因而可以灵活地计算储存的空间.对于整个系统的管理,只需要“基于云计算的技术架构进行设计,动态增加计算资源、存储资源,满足服务器的快速扩容及数据量的快速增长”,①从而便捷的进行档案管理.
(三)大数据的应用能够充分发掘档案数据的利用价值
在纸质化的档案管理中,档案的利用是被动的,最大的功能就是查阅其中储存的具体信息,将大量档案信息进行对比分析,整合发掘隐藏在一份份档案中的深层信息听上去像天方夜谭.在大数据时代,很容易将被动的查阅档案变成主动的利用.借助相关软件对所储存的档案信息进行数据分类、结构性分析,建立数据模型,充分的发掘档案信息中隐藏的价值,为管理者的决策提供重要的参考.
二、大数据时代带来的档案管理的挑战
在大数据时代,既有机遇也有挑战,虽然大数据技术为档案管理提供了新的思路与路径,但是也因为大数据的档案管理模式,出现了安全隐患以及人才缺失的难题.
(一)大数据时代容易出现信息泄露
信息泄露是大数据时代档案工作面临的最严重的问题,档案信息有严格的公开标准,其并不是完全开放的,因为其中有的涉及到国家秘密,有的涉及到商业机密或者个人隐私.一旦由于被攻击或者出现系统漏洞等各种各样的问题造成信息泄露,严重的则有可能危及到国家主权和安全,还有可能造成公司、企业的财产损失以及个人的人身、财产损失,其后果不堪设想.所以,档案管理工作中如果因为过失或者意外出现了信息泄露的情况将会是一场灾难性事故
(二)对技术的高要求导致人才的匮乏
档案管理人员无法回避的问题是,随着无纸化档案管理的逐渐普及应用,对计算机操作的要求越来越高.为更好地进行档案管理工作,不仅要求档案管理人员学会基本的档案管理系统操作,更需要其能够进行数据的进一步比对和分析,得出具有利用价值的档案资源信息.此外,档案管理工作是各行各业都应设置的岗位,因此,在不同的领域所需要的专业档案管理人员应掌握不同的相关技术,以满足相关领域的不同需要,例如,医疗行业的档案管理人员,就需要学习对病案的专业性的数据管理与分析,能够迅速的调取相关病例；法律行业的档案管理员应当对民事、刑事和行政案子进行分类,既能够进行宏观上的统计,又可以做到具体案例的对比分析.但是这些领域的档案管理人员普遍缺乏专业性,这是当前亟待解决的问题.
三、应对大数据时代机遇与挑战的档案管理策略
(一)充分抓住大数据时代的机遇,建立信息化档案管理模式
要全面加强自动化档案管理的建设.作为基层事业单位档案管理信息化改革的重要组成方面,自动化档案管理模式的优点在于可以最大程度的保护原件、提高检索效率,实现档案资料的批量处理与资源共享.
此外,要重视体系化档案管理模式的建设.与传统档案管理模式相比,事业单位档案管理信息化建设是一个体系化过程,包括文档一体化和流程一体化.体系化的档案管理模式的优点在于数据库的支持、数据的集成以及数据的融合,这能有效的增强基层事业单位档案资料的兼容.
(二)大力培养大数据时代背景下档案管理的专业人才
人才是经济社会发展的第一资源,②为完善大数据时代的档案管理,必须大力培养档案管理的专业人才,优化人才配置,使不同的档案管理人才在各行各业发挥突出作用.为此,政府应当加大对高校开办相关专业的扶持力度,比如,开办档案管理与计算机专业的复合专业,培养综合性人才；此外,可以引进国外的档案管理人才,学习国外档案管理的先进经验,坚持“以我为主,为我所用”的理念,师夷长技；最后,重视人才的培养,极高对大数据时代档案管理的重视程度,加大投入培养档案管理人才的资金.
(三)加强档案数据的安全性,防止档案信息的泄露
由上文分析,大数据时代下使用电子档案管理方便之余也存在着一定的风险,突出表现为安全漏洞导致信息的泄露,会导致了严重的损失.因此,加强档案数据的安全性就显得尤为重要.首先,作为直接接触档案信息资源的档案管理员应当仔细维护档案信息的电子数据,提高防范意识,避免将电脑病毒带入电子档案数据库中；其次,政府应当出台相关工作细则,规范档案管理的操作,从宏观层面维护档案数据的安全性；最后,加大法律对档案数据的保护力度,严厉打击非法获得档案信息资源的行为,从民事、行政以及刑事三个方面严密保护信息安全,对于严重损害档案信息管理的行为纳入刑法规制,《中华人民共和国刑法》中明确规定了故意泄露国家秘密罪、侵犯商业秘密罪以及侵犯公民罪,这是维护档案信息安全性的最有力的手段.
注释：
①石冬梅：《大数据时代档案管理工作的挑战与机遇》,载《现代商业》,2014年,第122页.
②吕锡文：《人才是经济社会发展的第一资源》,载《人民日报》2010年6月9日第015版.
参考文献：
[1]施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商,2012(11).
[2]李小晨.大数据时代背景的档案管理探讨[J].云南档案,2013(6).
[3]石冬梅.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].现代商业,2014(27).
作者简介：孙 英,女,初级职称,大专,青岛市黄岛街道办事处助理馆员.
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