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事业单位工程建设会计凭证档案管理之我见
【摘 要】如何做好事业单位工程建设会计凭证档案管理成为了事业单位档案管理中一个重要的内容.如何转变传统档案管理的模式与思维,借助信息化时代的科技优势,为事业单位工程建设会计凭证档案管理服务,成为摆在事业单位档案管理人员面前的一个新的课题.
【关键词】事业单位；工程建设；会计凭证；档案管理
从定义上来说,会计凭证是指记录经济业务发生或完成情况的书面证明,包括原始凭证和记账凭证,是登记账簿的依据.会计凭证是记录经济信息的载体.会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明.记录经济业务的合法性与合理性,保证了会计记录的真实性,加强了经济责任制.按编制程序和用途分类,会计凭证按其编制程序和用途的不同,分为原始凭证和记账凭证,前者又称单据,是在经济业务最初发生之时即行填制的原始书面证明,如销货、款项收据等.后者又称记账凭单,是以审核无误的原始凭证为依据,按照经济业务事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证.它是登入账簿的直接依据,常用的记账凭证有收款凭证、付款凭证、转账凭证等.在事业单位工程建设会计凭证档案管理中,大量的工程建设凭证需要科学、有效的管理,便于及时地调阅.
一、明确档案管理制度,规范档案管理职责
事业单位工程建设会计凭证档案管理是服务于工程建设,确保工程建设能够充分地按照标准化的流程进行.然而存在一部分单位对于档案管理的重要性缺乏一定的认识,档案管理工作的职责划分不明确,导致了事业单位工程建设会计档案管理的工作成效相对低下.所以,事业单位在工程建设会计档案的管理上,应该切实地提高其档案管理人员的思想认识,充分发挥每一个档案管理人员的主观能动性.为此,事业单位档案管理部门,应该更为细致地划分档案管理的职责,并且出台相关的评价与考核的措施,推动档案管理成效的提高.比如在对工程建设会计凭证档案管理人员的考核评价上,可以把档案管理人员的工作内容、职责意识、岗位落实、工作状态、工作态度、专业技能与素质等有机地形成一个考核与评价的生态圈,并且将这种考核的结果与档案管理人员的职称、晋升、福利等有机地结合在一起,激励更多的档案管理人员用心做好工程建设会计档案管理工作,全面有效提高事业单位工程建设会计档案管理成效.
二、信息时代下事业单位档案管理的发展
（一）数字化档案的建设与管理.数字化档案管理的应用,是转变传统档案管理的模式与思维,提高档案管理的成效.传统的工程建设会计凭证档案管理大多数是纸质的文件,由于工程建设量大、工程款项计算多,造成一个工程下来档案资料量大,不利于后期的审核与管理工作.通过将档案资料数字化,有利于档案内容的有效管理,同时在档案的调用、审阅、审核等各个方面都可以实现即时的服务,大大提高了工程建设会计凭证的档案管理成效.档案管理信息化与数字化的过程,是未来档案管理的重要发展方向,所以作为每一个档案管理人员应该切实认识到数字化档案管理的重要意义与作用,积极参与到档案数字化的建设与管理中.
（二）信息时代下档案管理人员的自我提高与发展.人才决定未来.在事业单位工程建设会计凭证的档案管理中,高素质的档案管理队伍是提高档案管理成效的重要因素.作为事业单位的档案管理部门,要切实重视对档案管理人员的技能培训和思想教育,提高专业素质、理清工作职能,充分发挥每一个档案管理人员的工作主观能动性.信息时代,每一个档案管理人员可以利用海量的档案管理信息,提升自己的业务素质和能力.
（三）重视信息时代档案管理的软硬件投入.俗话说：好马配好鞍.在事业单位工程建设会计凭证档案管理中,良好的工作软硬件设施的投入对于提高档案管理成效有着重要的作用.信息化的发展允许将大量的资料通过电子录入的方式进行储存,档案储存所需的空间变小,对档案的整理及存储环境的要求也变得简单.这就需要事业单位拥有一套完善的、功能全面的、容易操作的软硬件设备.
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