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办公用品采购供应链管理与问题
【摘 要】办公用品的采购,是企业成本支出中必不可少的一部分.企业经营的目的之一就是“开源节流”,对于大型企业来说,办公用品的开支不可忽视,办公用品的采购部分管理是否有效,严重影响了企业的利润.因此,本文对某些大企业进行了办公用品采购链的研究,对其中存在的问题进行了分析,并提出了有效的解决措施.
【关键词】办公用品；供应链；管理；问题
一、办公用品采购供应链集中化管理
近年来,许多大型企业在接待外宾、展会展览、采购用车等方面采取了统一的管理模式,并取得了很好的效果.但由于办公用品种类繁多,各个部门需求不同等因素,还没办法做到集中采购,极大增加了企业的成本,造成了一定程度的浪费.办公用品主要分为高值管理品和低值消耗品两部分.昂贵的用品包括电脑、打印机、空调、投影仪等设备.便宜消耗品包括签字笔、计算器、便利贴、电池、垃圾袋、A4纸等每日消耗用品.这部分日常消耗用品由于每日使用量大,具有不可控因素,肉眼无法体会到它的消耗,但这部分的支出占每年的支出费用相当大的比例.众所周知,每日的办公用品消耗大,很零散,导致其采购频率远远高出其他用品.如果公司不设立相应部门进行管理,各部门各自为政分别采购,大大增加了采购成本.某公司意识到这一问题后采用了集中化管理,由于购买量巨大,跟供应商建立了长期合作,大大降低了采购成本,减少了人力、物力和财力的浪费,提高了办公工作的效率,使企业运转得更加顺畅.
二、办公用品采购供应链管理的规范化
由于办公用品种类繁多,采购频繁,采用办公软件管理,可以极大地提高办公人员效率,减少物品闲置、人员浪费的情况.该公司采用办公管理系统后,使办公用品的采购事宜变得井然有序,效率提高明显,成本节约显著.据了解,该公司的支出成本比之前减少了十几万之多.
（一）开发商的选择.采购部门在采购前对员工的意见进行总结整理,选择统一品牌的办公用品进行采购.在对市场进行了充分调研后,通过招标的方式选择了信誉高、质量好、低的供应商.并随之与其建立长期合作的关系,保障了供货的稳定性、时效性、节约性.在降低成本的同时,提升了工作效率.
（二）构建采购体系.企业应该建立开发一套自己的采购系统,在系统中可以随时查询产品的型号、数量、、库存.当发现自己所需的办公用品数量不多时,可以及时向主管部门提出审批,审批后由采购部门联系供应商进行订货.这种流水线的工作模式,最大限度上减轻了员工的工作负担,增加了效率,使账目变得透明化.企业可以在流水线的各个采购环节中设置一名主管人员,当下级部门有需求提出申请后,系统可以及时提醒主管部门进行审批,做到各个环节及时化、透明化、责任化,主管可以对审批内容进行检阅,驳回不合理的请求,使办公用的采购更加经济合理,减少不必要的开支.
三、物流供应链存在的问题
（一）订单处理问题.目前许多供应商由于没有相应的系统与企业采购系统对应,无法保证订单的准确性,导致了供应商无法及时供货,供货型号错误,数量不对等问题.
（二）市内配送问题.在市内配送过程中,由于办公用大小不一,在配送上往往会出现协调偏差问题.有些大小材质不同的办公用品一起运送造成部分小件办公用品损坏,影响企业的办公需要.
（三）车队管理.在产品的运输过程中,因无法实施监控运输,有一些急需用品因物流配送等问题往往停滞时间过长,影响了工作效率.
（四）办公用品的存储.办公用品如果不能放在合适的环境中进行储存,经常会出现损坏、质量下降的问题,造成了一部分浪费.办公用品仓库不宜过远,耽误调货时间,影响工作效率.
四、办公用品采购供应链管理的问题解决
根据上述提出的问题,提出相应的措施,解决存在的问题,减少成本开支.
（一）电子设备的及时更新.供应商应及时更新自己的产品目录、图片以及等相关重要信息,方便客户及时查阅做出相应的采购调整.供应商可以按季度推出优惠产品,并告知自己的客户.企业可以根据自己的需要,对一些急需产品进行采购储存以免影响工作效率.
（二）供应商与公司实现网络连接.供应商可以尝试与长期合作的大客户实现统一的配货体系,采取网络连接的方式,使订单预定及配送供货一体化,及时满足企业的各种需求,企业可以方便查看订单信息、物流信息.
（三）供应的及时性.许多部门没有前瞻性,到使用时方才想去订货,并且埋怨供应商供应速度慢,不能及时送达.供应商也有自己的苦衷,由于办公用品的零散性,这些货物无法集中存储在一个仓库中,供应商供货时需要从不同仓库调货配送,无法满足企业的急需性,这就产生了企业供应商的矛盾.供应商应该采用联网模式,通过网络进行数据传播,保证库存、供货建设成网络桥梁.企业也应该及时对办公用品的消耗情况进行整理,对于消耗大的产品要特别备注,及时反映给供货商,避免用时方去采购,耽误办公的情况.
五、结语
办公用品的采购是企业中不可忽视的环节,影响着公司的运转效率和支出成本.然而由于其种类繁多,供应商分散等情况,使办公用品采购变得繁琐复杂,各部门分别采购极大增加了成本支出.本次对一家上市公司进行了调研,该企业使用了统一的办公采购系统后,跟原本想比,大大节约了采购成本,减少了人力、物力的浪费,不仅提高了工作效率,而且企业运转更加流畅.
供应链管理论文范文结:
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