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照片档案数字化管理

文/新疆交通建设管理局冯晶

【摘要】计算机技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术、扫描技术等数字技术的发展为档案数字化的产生提供了基拙,档案数字化是一种新型的档案信息形式,顾名思义,就是把各种档案信息资源转化为以数字化的形式保存档案信息资源,并用计算机系统管理档案,以网络化的形式形成一个有序的档案信息库,便于管理档案信息.档案中一个重要组成部分就是照片档案,照片本身的直观形象性使得它比其他的文字档案更具有说服力和感染力,实现照片档案数字化管理有利于充分发挥其自身的作用.

【关键词】照片档案；数字化管理；现存问题

一、引言

新疆维吾尔自治区交通建设管理局,是新疆维吾尔自治区交通运输厅下属的有着行政职能的事业单位,专门对自治区的高等级公路建设负责,代表交通厅对新疆高等级公路进行行业管理和行使业主权.局内的照片档案数字化管理是照片档案管理中一个不可缺少的组成部分,照片要归档的话就少不了要进行扫描,而扫描的过程中,扫描分辨率以及扫描设备的性能对扫描的质量起了决定性作用.在扫描之前根据照片的实际情况选择适当的分辨率,对照片档案数字化管理来说是非常重要的.新疆交通建设管理局积极响应党和国家的要求,于2000年组织专业人员开发了“现行档案数字化处理应用系统”软件,实现公路工程项目竣工档案的电子化管理.2005年,又与新疆智诚达建设工程招标代理公司合作开发、应用了“工程档案数字化处理及应用系统”,实现竣工资料的电子化和网络化查询,为我局电子政务的实现迈出了更大的一步.

二、照片档案数字化管理的基本概述

照片档案实际上是具有一定保存价值的运用影像与光感材料为主体的可以将历史反映出来的记录,主要涵盖文字、底片与照片.照片是由底片构成的,在选择数字化管理对象的时候,是把扫描对象还是底片作为数字化管理对象成为数字化管理的重要问题.可以采用两种方式对数字化照片进行档案管理,包括扫描仪扫描和数码相机翻拍.为了使得所选照片能够被永久保存,可以用刻录光盘的形式,该光盘必须具有自动查询与播放的功能,并且建立专门文件,以便以后的不时之需.

三、照片档案数字化的功能

第一,工作场所发生逆转性的变化,从暗室变为明室,照片档案管理者的工作环境得到改善.以前的照片档案都是由档案馆统一保管的,档案管理者的工作量大.把照片档案进行数字化管理,采用先进的数字化储存技术,不仅大大减少了照片档案管理者的工作量,而且让照片档案具有更高的安全性、可视性、通用性和标准性,并且可以利用计算机网络浏览使用,实现了资源共享,保护了照片档案的价值.第二,照片数字化扫描的精确度高、质量稳定,易于控制图像.照片档案的数字化管理,能够最大限度的保护照片,对于模糊的照片利用扫描仪器扫描就可呈现其原来的图像,更容易管理控制图像.第三,数字化设备操作简单、易行,使用方便,节省大量的人力、物力和财力.其次,照片档案达到资源共享之后,就可在任何时间、任何地点利用计算机网络获得准确、系统的照片档案信息,照片档案进行数字化管理后保真性高、保存时间长.第四,图像数字化更易于利用现代化手段进行管理,其应用领域广阔.第五,数字化管理保证了照片档案的安全性,提高了档案利用率.

四、照片档案数字化管理的步骤

（一）对原有照片档案进行妥善处理.首先,要以件为基本单位对各类照片按照年度进行编号,并且用同样的编号编辑所对应的底片与照片,若是它们因为褪色或者被损坏等原因失去了利用价值,就要剔除.要根据照片的内容对同一事件或者场景的照片进行排序,并且要从有着相同场景的照片中选择质量好的照片进行归档,从而使得所选照片符合相关标准与规定.其次,要按照国家有关标准合理编制照片卷内的目录,并且在照片归档时,要赋予说明,且有完整的相符合的照片与底片,要以合理的文字对照片进行文字说明,内容要涵盖摄影者、背景、时间、地点、人物以及事件等.为了进一步提高照片档案数字化管理的水平,要尽量在保留照片原貌的基础上,正确地编制照片卷内目录,从而使得照片档案更加齐全、完整.再者,要尽可能对照片档案进行数字化处理.在对传统照片进行扫描以及存储时,可以合理运用扫描仪或者数码相机等对照片进行必要的数字转化,并且以合理的形式将其保存在电脑中.需要注意的是,在照片扫描的过程中,要设置好诸如分辨率、色彩位置等参数,一般情况来说,若是分辨率为300dpi,那么在扫描之后可以用JPEG和TIFF的格式进行保存,对于重要照片,则可以考虑采用TIGG格式.

（二）用图像处理的方式对照片进行编辑.对于已经输入并且以JPEG格式存储的照片,在保留其原貌的情况下,可以合理运用Photoshop软件对其进行完善,比如校色、锐化等,从而对照片中的瑕疵进行有效修饰.一般而言,运用自动色阶以及自动对比度的调整,能够在更大的程度上增强照片质量.

（三）完成照片档案的数字化管理.数据录入是数字化管理照片档案的重点,构建数据库是一项工作量大、耗时长且需要细致心的工作,要求工作人员具有较高的操作能力和综合素质,从而使得录入的数据有时效性、准确性与安全性,从而为照片的检索提供更多的方便,也为照片的利用及其数字化管理提供了更多的可能,还可以在一定程度上保障安全性.我局自从2003年陆续开发了两套软件,将工程档案扫描、录入,刻录光盘,实现了数字化管理,达到了时代要求,满足了用户需求.

（四）照片档案的现存问题.一是照片档案保存不完整,不方便查阅,使用起来费时费力.这主要表现为绝大部分的照片虽然有照片但是没有底片以及相应的文字说明,没了底片,照片本身就成了仅有的东西,一旦丢失会造成档案信息不完整或者档案本身的影响力度的下降,文字说明能够让人们更进一步地了解档案的历史信息,这种情况会极大的影响到照片数字化工作的顺利开展.二是照片档案的整理方法不尽相同,照片档案由于其自身“年龄”的不同,为了保护照片的完整性,所以保存的方法也就各有不同了.有的照片档案是单独装订成册的,有的照片是夹在书中的等等,此外,照片的固定方式也不同,有的是用乳胶粘贴的,有的是用胶水粘贴的,这都给照片档案数字化管理带来一定的难度.三是档案意识不强,照片档案的保存比较分散.目前,我国的综合性档案基本上都是以卷宗为保存单位的,其中会把档案有序排列起来,但是不会按照档案的类型进行分类,比如以文书档案、科技档案、声像档案、人事档案等归类划分,给照片档案的保存带来了难度,实行照片档案的数字化管理也就更难了.四是照片档案的保管条件差,难以长久保存.照片档案的保管要求比纸质档案的保管要求更高、更严,很多单位和部门将照片档案和文书档案一起放在书柜里面,由于保存条件缺乏恒温、恒湿等保管条件,就会出现照片颜色变黄,底片变质等问题.

五、照片档案数字化管理的优化

（一）增强照片档案数字化管理的先进意识.照片因材质和特性不同,保护及存储需求也不同.一般来说,主要的照片档案材料就是片基和乳剂膜.因此,对于数字化档案管理就有更加严格的要求和规范,对制成照片所用材料进行有效分析,能够增强照片的完整性,也为破损照片的修复工作提供了一定的帮助.

（二）增强行政监管的职能,制定合理制度.国家有关部门要结合照片档案在数字化管理过程中所容易出现的问题,并根据档案法的相关标准,进一步强化各项政策的落实,并且运用合理的奖惩措施,提高工作人员的工作质量,尽可能地避免照片流失、分散以及损毁等不良现象的出现,为数字化管理的顺利推进提供活力.

（三）做好照片档案的鉴定和收集归档工作.相关部门要结合实际工作情况,对档案照片进行必要的鉴定与归档,比如,要定期检查照片的数字化格式、清晰程度以及质量等,从而有效地防止问题的出现,为照片档案价值的提升奠定基础,也为数字化管理工作的开展做好强而有力的铺垫.我局质量检测部门和档案管理部门配合起来,在公路项目建设过程中,定期对在建项目技术资料的形成、填写、保管等进行检查、指导,平时使各从业单位做好了杜绝资料的现象,真实、客观的反映工程实际.

六、结束语

在近期公路项目建设过程中,我局各级领导和档案专工作人员已认识到工程照片档案的重要性、在一定程度上重视这项工作,而且逐步抹去了重质量、轻资料的错误概念,不断提高了工程档案管理工作质量.

数字化管理论文范文结:

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