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中小学校档案风险管理
风险是对某一事物本身造成不利影响或造成不可挽回的损失而存在的不利的、不确定性因素.风险管理,则是如何在一个肯定有风险的环境里,把风险减至最低的管理过程.从某种意义上讲,任何事物都面临各种各样的风险,档案也不例外.因此,做好中小学校档案的风险管理,是规避或防范风险,保证档案真实、完整、安全的必要途径.
一、中小学校档案风险管理的必要性
（一）中小学校档案风险管理是档案工作的内在需求.学校档案承载着记录学校发展轨迹,并为学校发展提供信息服务的历史责任.但在中小学校,教育教学任务放在首位,档案管理的部门属性趋于弱化,档案的管理体制和管理机制被边缘化的现象已是司空见惯.档案工作不健全、不完整给学校档案管理带来了风险,档案管理的风险问题更容易被忽视.因此,档案部门更应重视档案风险管理,确保档案最大限度地发挥自身价值,充当好学校信息知识“服务员”这一角色,这是提升档案部门履职能力的有效途径,也是档案工作的内在需求.
（二）电子档案的兴起为学校档案风险管理提出了新要求.电子文件的迅速普及和应用,给学校的日常办公室业务带来了极大的方便.无纸化办公的普及以及馆（室）藏档案数字化处理形成了大量的电子档案.通过本单位的档案资源管理系统,实现了网上资源的实时利用,给档案利用者提供便利服务的同时,也潜藏着诸多风险.如归档前电子文件的失存、失真、失密等,都给档案资源带来无法挽回的损失.因此,加强电子档案的风险管理成为档案风险管理的新要求.
二、中小学校档案面临的风险
风险是不确定的,风险的发生具有不确定性,只有首先充分认识到风险的存在点,即风险识别,在业务管理活动中贯穿风险管理的思路,提前防范,采取风险管理策略,才能降低或规避风险带来的危害或损失.
针对档案风险,本文根据不同的划分标准,将从三个不同的角度分析学校档案风险的来源：
（一）从档案管理形式方面来看,档案风险可分为传统的纸质档案风险和电子档案风险.纸质档案风险主要表现为纸张老化褪色、破损、虫霉、档案遗失等现象的发生.技术转型升级或更新不及时,存储介质损坏老化造成的电子文件不可读取；网络系统安全技术水平低,给病毒侵入提供可乘之机；元数据不完整；档案业务人员责任心缺乏、业务素质差,无法妥善处理电子档案管理业务等都是电子档案面临的潜在风险.
（二）从引起档案风险的因素来看,可分为自然风险和人为风险.档案自然风险往往具有不可抗性和突发性,诸如洪灾、地震、台风等自然灾害会给档案造成巨大的威胁,处置不当、不及时,会给档案带来灾难性的损失.
（三）从档案业务流程来看,可分为收集中的风险、整理中的风险、鉴定中的风险、保管中的风险、利用中的风险.在文件的收集过程中,归档不全、应归未归的现象时有发生,带来档案资源流失的风险.档案资源的不完整、不系统,给学校利用档案资源带来困扰,特别是在学生学籍类、教师业务类、学校各项荣誉申报、多媒体（视频、音频、照片）等材料中具有归档价值而没有归档,或是分散在各职能部门,导致馆（室）藏档案不齐全、不完整,无法全面、真实反映学校的发展历程,从而影响到档案为学校提供信息资源服务的质量,更进一步来说,则是逐渐削弱了档案部门的管理服务职能.在归档整理和鉴定过程中,文件归档系统性和价值性判断很大程度上依赖于档案人员的鉴定,这一过程本身具有明显的主观因素.档案人员在文件归档鉴定这一环节把握能力的高低,在某种程度上决定着档案整理质量的好坏.档案的保管也存在潜在的风险.档案库房的环境条件很大程度上影响着档案的保管寿命,档案库房的温湿度控制是否到位,是否满足防光、防火、防虫、防潮等“九防”要求,决定着档案的实体安全.由于资金等多方面因素,很多学校在档案库房等硬件设施上难以按相关标准为档案提供一个“安身立命”之所.纸质档案面临着发虫、发霉等不利处境,很多重要的纸质档案得不到保护；电子档案也容易受到保管环境（包括温、湿度、电磁场等）的影响.档案管理的最终目的在于利用,在档案利用的过程中,难免会存在各种风险.在提供档案利用的过程中,档案的查借阅随意性大、审批不严格,造成失泄密的隐患；借出的档案由于人为因素损毁或遗失的现象屡见不鲜；利用率高、重复利用的纸质档案容易折旧,在没有进行纸质档案数字化工作的条件下,更是对具有重要价值的档案造成无法挽回的损失.
三、中小学校档案风险管理的措施
（一）开展风险教育,增强风险意识,营造档案风险管理的环境.风险管理意识普遍应用于中小学校发展各方面.对档案管理员来说,风险管理意识还比较欠缺,没有将风险管理融入日常档案管理工作中.这对档案来说,是一个潜在的隐患.档案部门人员都没有风险意识,更何谈档案利用人员.因此,首先要通过培训、知识竞赛等多种形式进行风险管理相关理论知识的教育与宣贯.不仅仅是针对档案部门人员,还应在学校领导、员工等档案受众者中,宣传档案风险管理理念、知识、规范、制度,大力倡导和强化风险意识,根除惯性思维和陈旧观念的影响,使“风险无处不在”“风险既是威胁,也是机会”等理念成为全员上下一致的价值观,促进档案风险管理理念融入每一位员工的日常工作行为中.
（二）加大软、硬件设施设备的投入,确保档案的安全.中小学校应建立起档案资源管理系统平台,大力开展传统载体档案数字化工作,切实推进档案存储数字化和利用网络化.充分利用档案数字化资源,减少传统载体档案的利用频次.同时,对上网文件、档案进行严格审查,加强涉密信息系统和涉密载体安全保密管理,确保档案信息安全.同时,还应重视档案的实体安全,在一定程度上需加大投入.目前来看,很多学校档案库房难以达到相关建筑设计规范要求,在设施配备上也与标准要求存在较大差距.档案发霉、褪色现象时有发生,档案库房温、湿度控制不到位,档案的“九防”难以落到实处,都给档案的实体安全带来隐患.学校应该重视档案保管条件给档案带来的风险.根据学校自身情况,逐步改善档案保管的环境,建立符合标准的档案库房.同时,在档案保护、装裱、修复、缩微、备份等方面提供设备的支持,建立档案备份制度,确保档案的安全.
（三）建立健全相关制度体系,为中小学校档案风险管理提供依据.档案风险因素来自方方面面,学校应建立健全档案风险管理制度体系,将其纳入档案工作制度之中,明确档案风险管理的指导思想、管理原则、管理范围、管理对象、管理要求、管理程序、管理方法、管理责任和奖惩办法等.完善制度,明确档案部门的职责,为档案风险管理的实现提供理论依据.
（四）构建档案风险管理运行体系,进一步提高中小学校档案风险管理水平.档案风险管理具有系统性,学校应构建档案风险管理运行体系,进一步提高其档案风险管理水平.档案风险管理运行体系包括风险计划、风险识别、风险评估、风险应对和风险监控五部分.1.风险计划.档案风险计划的制定要充分认识档案风险来源,从全局的角度制定档案风险管理目标、组织、责任、方法等,随着风险管理活动的深入,逐步具体化、规范化.2.风险识别.档案风险识别是一个从多角度、多方面认识档案风险来源、诱因、后果的过程,风险识别给风险评估指明了方向,是风险评估工作的前提和基础.开展风险识别时,应结合风险管理的目标、引发风险因素等多方面内容来系统梳理档案风险,全面细致地理清档案风险.3.风险评估.针对风险识别,可列出“风险清单”,风险评估则是对风险清单中风险发生概率（可能性）、频率、严重性程度等进行评价,初步得出风险对档案产生的后果,得出风险评估结论.档案管理部门应主动承担起档案风险管理职能,多角度对档案风险进行评价,定期或不定期组织开展风险评价和研讨工作.4.风险应对.通过风险评估后,根据评估结果,采取一定的风险应对策略和措施,以有效应对可能发生的风险或已经存在的风险,规避或降低风险对档案造成的不良影响.比如,针对自然因素等不可抗因素对档案可能造成风险,档案部门要预先制定档案管理应急处理预案,制定严密高效的防控措施,提升防灾减灾能力；针对密级档案的失泄密风险,档案部门应加强保密意识宣传,建立严格的密级档案查借阅审批制度,及时跟踪密级档案去向,建立失泄密档案追责制度；针对电子档案风险,根据相关管理规范、制度要求,制定适合自身实际的电子档案管理制度,采取数据备份、异地存放、物理隔离、定期升级转换等有效手段防范电子档案风险等等.5.风险监控.档案部门应对风险计划执行效果,风险评估水平、风险应对成效等进行总结,形成风险管理报告.建立对档案风险的持续监控和报告机制,通过对风险应对效果的跟踪评价,使档案部门及时掌握档案风险动态,总结经验,不断识别出新的风险,及时采取措施,规避、防范档案风险.
（五）培养复合型档案管理人才,加强档案部门队伍建设.学校档案风险管理的实施主体是档案管理人员,档案风险管理的顺利进行很大程度上依赖于档案管理人员.档案风险管理给档案管理人员提出了更高的要求,学校要建立起懂技术、懂管理的复合型档案管理人才战略,通过参加培训或鼓励以自学的形式,深入研究和探索档案风险管理的理论知识、提高档案风险管理实践能力,逐步建设成一支熟悉业务、责任心强、保密意识强、有经验懂技术的档案管理人才队伍,以胜任新形势、新任务下的档案管理.在中小学校档案管理中引入风险管理理念,并不多余.警惕风险绝不是杞人忧天,把风险管理纳入日常档案管理工作中,才能给学校档案带来更多的安全保障,才有可能更充分地挖掘档案信息资源,进一步提升档案部门的履职能力,为学校发展站好岗、服好务.
风险管理论文范文结:
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