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托管人事档案信息化建设
文/中国共产主义青年团广西团校 李灵
【摘 要】人才流动是经济社会发展的重要前提,由于托管人事档案跟不上人才流动导致的种种问题,使托管人事档案管理一定程度上妨碍了人才自由流动.本文通过分析现有人事档案管理的问题,提出解决方法,重点探讨如何通过人事档案管理的信息化解决托管人事档案管理问题.
【关键词】托管人事档案；管理；信息化
人事档案是用人单位了解一个人情况的非常重要的资料依据和证明,当前,托管人事档案人档分离、死档弃档问题常见,是什么原因造成这些问题？如何通过信息化建设解决？
一、托管人事档案存在问题及解决方法
（一）问题分析.随着经济社会的发展,人才全国流动的局面已习以为常,除少数进入企事业单位工作的职工的档案保存在本单位外,绝大多数非公企业职工档案只能托管在人才服务中心.由于托管档案管理的问题,人事档案的流动严重滞后人才的流动,常常出现人档分离,甚至是“死档弃档”问题.但人事档案由机关事业单位的辞职辞退、取消录（聘）用、开除,与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系,与社会保险待遇计算兑现等,在办理养老保险、职称评定、转正定级、学历证明、各种政审都离不开人事档案.人档分离、死档弃档往往会为人才流动造成更多麻烦,甚至成为人才流动的无形障碍,急需改革.产生以上问题,主要来源于人事档案托管管理体制不足和方式手段落后.人事档案是国家法定实行强制性归口管理的文件资料,具有明显的公共信息特征；档案管理工作具有公共物品的属性,开展存档服务的部门多是事业性单位,一般为人社部门二层机构,自2015年取消人事档案管理收费后,缺乏优化服务的激励机制,进而导致缺乏改革创新动力,管理方式和服务水平保守求稳,与人才流动的需求严重不匹配.
（二）解决方法.1.改革管理体制机制.随着简政放权、放管服的深入推进,人事档案管理应该纳入简政放权的改革范围,作为公共产品和公共服务的人事档案管理,可以参照社保管理、户籍管理、党员关系管理等模式,转变观念,克服衙门意识,提高人事档案管理水平和使用效率,减少不合理的收费,营造一个有利于人的合理有序流动的环境,避免人为将个人档案筑成阻碍人员自由发展的藩篱.2.规范个人档案信息管理.把个人档案纳入社保信息进行编码管理,进而实现信息时代全社会的资源共享,避免多头管理.能够有效识别,防止资源被滥用和泄密.至于一些特殊部门如保密机关的人事档案管理如果有特殊要求的,可通过授权管理解决或是另建一个信息系统来解决.3.加快人事档案信息化建设.在信息化时期,传统的牛皮纸袋装载个人档案和机要传输已经不合时宜.人事档案管理部门应充分采用计算机技术、网络技术、云技术等对每个人的基础信息制成电子文档,有利于纸质档案的保护,减少纸质档案翻阅的次数,延长使用寿命.建立人才流动档案数据库,借助计算机控制档案的修改、调阅等权限,通过互联网在线办理,方便、快捷地利用所需人才的档案信息.利用计算机管理档案也对档案原件起到了很大的保护作用,同时还能防止丢失.
二、人事档案管理信息化建设重点
从20世纪80年代起,档案信息化就已问世,经过几十年的发展取得了显著的成绩,但目前由于经济社会发展水平的差别,人事档案信息化建设发展不均,多数地区和单位处于初期阶段,缺乏人才、资金投入,应对安全保密技术水平差等成为推进信息化工作必须面对的问题.
（一）建立服务型技术性人才队伍.人事档案工作是具有较强的基础公共服务色彩,从业人员一定要有强烈的服务意识和责任意识,从提供优质服务的角度思考工作、创新开展工作,要不断学习人事工作及档案工作方面的新政策、新知识、新理论、新规范、新技术.此外,还必须具备一定的计算机操作能力,掌握现代化管理技术并能熟练运用于实际工作中.
（二）构建“互联网+政务”背景下的档案云.要充分认识到档案管理信息化建设的重要性和意义,加大信息化建设的投资力度,充分利用现有大数据技术、可信时间戳、物联网技术构建档案云,根据《电子签名法》有关数据电文原件形式的要求,申请了可信时间戳认证的电子文件、电子档案或纸质档案的数字化副本等可视为法规规定的原件形式.从而能实现纸质档案数字化安全保存,数字档案全国实时跟随人才流动,既能方便民众的目的,又能扎紧信息安全的栅栏,补齐档案信息化建设的短板.
（三）强化档案信息化建设的安全性.档案信息多含有涉密信息,涉及安全.对纸质档案进行数字化加工,对档案信息资源进行管理,必须加强网络安全技术防范和研究,采取切实可行的安全措施,建立物理隔离的数据备份中心,确保档案信息数据的安全.要建立安全保障机制和工作小组,明确小组成员的职责和任务,从源头上对档案信息化工作进行规范.
三、人事档案管理信息化建设参考案例
在当前大数据时代以及“互联网+政务”的背景下,先进地区已尝试科学地搭建流动人员人事档案管理服务平台,建立网上人事档案服务系统,向社会提供网上办事服务,努力转变工作方式,简化办事流程,提升服务质量与效率,取得了一定成效,真正实现“让数据多跑路,群众少跑路”的目标,值得参考借鉴.
（一）网络档案管理系统.广东南方人才根据人社部关于流动人员人事档案信息化的规范和要求,开发了一套具有自主知识产权的功能完善、系统集成度高的档案公共服务管理系统,可维护电子文件的真实性、信息的可识别性,在业务的开展中,能够快速实现跨省、异地的档案信息化业务复制.网上服务包括：人事档案存档挂靠、应届生接收入户、出具档案依据证明、党团关系管理、社保等.
（二）“互联网+”服务,档案转出在线办理.从2017年1月起,档案托管在成都市人才中心的流动人才,符合一定条件的,可以在成都人才公共服务平台申请档案在线转出,无须再到现场奔波.登录成都人才公共服务平台,其服务选项中有“档案转出”选项.点击后,先填写档案转出网络申请表提交,然后根据平台提示上传相关资料.工作人员会在网上对资料进行审核,并于一个工作日内办结,整个业务办理不收取费用.
（三）档案服务将实现“最多跑一次”.宁波市流动人员人事档案管理系统“互联网+人事代理”于2017年初上线试运行,该系统已实现业务网上办理、信息网上查询、事项网上告知等功能,办事人员开具相关证明（存档证明、工作经历证明等）、申请调档函等事项,只需在网上提交申请,审核通过后即可在线打印,真正实现“最多跑一次”或“一次都不用跑”.以办理上报档案材料为例,办事人员可以通过系统进行业务办理,15分钟内就可以收到工作人员审核通过的回复.之后宁波市人才服务中心窗口工作人员代为打印存档证明,并将其申报材料快递至窗口,顺利完成了材料的上报.
（四）手机端微信平台办理档案.南京市人才的网上办理档案的系统2016年底上线使用,中心办理档案的全部流程都可以在网上办理,从档案的转进、转出、单位开户、出具证明、申报人才引进、档案查询、集体户口查询等都可以网上办理和查询,不需要到现场来办理.关注“南京市人才服务心”微信公众号,所有的档案业务均可以在微信平台上办理,真正实现足不出户就能实时办理档案业务.
四、结语
综上所述,档案信息化建设涉及多学科、多专业,需要投入相当的人力、物力、财力.只有通过信息化,才能真正发挥档案信息资源的利用价值,是保证档案资源数据真实可靠、提高服务群众和社会的必然要求.现有的技术水平和服务要求为人事档案信息化建设提供了必备条件,要重视档案管理信息化建设,在新时代紧跟时展步伐,加大资金和技术投入,充分借鉴先进地区工作经验,创新人事档案管理信息化应用,不断提升人事档案管理水平,更好地服务人才流动和经济社会快速发展.
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