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推进食品生产许可档案信息化建设
杜建萍 文
食品生产许可档案信息化建设是有力支撑生产许可制度改革、提高服务质量、增强服务能力的重要手段.通过信息化手段,可全面提升食品安全监管的能力和效率,完善监管体系,努力形成行业自律、政府监管、社会参与、消费者监督的协同共治格局,确保食品安全水平进一步提高 ,全面推进食品监管的现代化.
食品生产许可档案信息化建设的必要性
食品生产许可制度改革是食品药品监管部门深化行政审批制度改革,转变监管理念,提升监管效率的重要举措,也是食品药品监管部门贯彻落实新的《食品安全法》,完善食品生产监管制度,理顺职权关系的重要任务.
一是许可时限要求.《食品生产许可管理办法》第二十一条规定,除可以当场作出行政许可决定的外,县级以上地方食品药品监督管理部门应当自受理申请之日起20个工作日作出是否准予行政许可的决定.食品生产许可审批时限从原来的60个工作日变为20个工作日.
二是许可审查条件变化.《食品生产许可管理办法》第三十七条规定,县级以上地方食品药品监督管理部门应当对变更或者延续食品生产许可的申请材料进行审查.申请人声明生产条件未发生变化的,可以不再进行现场核查.申请人的生产条件发生变化,可能影响食品安全的,应当就变化情况进行现场核查.
此外,食品生产许可证有效期为五年,档案数字化之前一直采取纸质保存方式,不仅消耗大量人力物力,更容易受人员流动和环境变化而导致档案丢失,无法完整、长期地保存.现代信息技术的发展,为档案资料的保管与高效利用提供了科学、有效的手段和工具.因此,必须推进食品生产许可档案信息化建设.
食品生产许可档案信息化的作用
（一）档案信息化建设可提高档案管理的质量和时效.一方面,档案管理不再费时费力.以往食品生产许可的材料回来后,先要进行分类、整理、排序、装订,然后人工撰写档案材料目录,再将目录连同档案材料一起装入盒内,这种操作方式耗费大量劳动和时间,导致档案堆放,得不到及时整理归档.档案信息化建设一次录入可以无限次利用,简化了各种档案登记手续,还减少了档案丢失的风险.达到了自动化、实时化、网络化,极大地提高了工作人员的工作效率.另一方面,档案检索查询方便.实施食品生产许可多年来食品生产许可档案规模越来越大,要想查找某一企业档案时,先要由档案管理员查询档案编号,找到存放该档案的档案架,再按照编号找到档案架的某一格,一旦档案存放时没有按规定存放在指定位置,就需要将所有档案筛选一遍.档案信息化后,可以实现即时查询,方便地在档案库中检索出需要企业的档案信息,极大地减轻了工作人员的负担.
（二）档案信息化建设可加快档案资源的共享.一是档案信息化建设,增加了现有食品生产许可档案的信息量.用户可以按照生产企业、许可证编号等实现检索,还可以实现下载打印.二是档案信息化建设,可以减少食品生产许可档案经常调档、借阅时对档案的污损、丢失的可能,便于保存、管理、利用.三是当监督检查、案件稽查,或者其他违法案件处理时,可以第一时间从专网调取许可档案,便于区局、直属分局甚至基层食药所随时通过食药专网调取企业档案信息.四是档案信息化建设使得档案可以实现保密查询,留存查询记录,可以一次性调取企业全年所有的许可档案.
（三）档案信息化建设可推动食品生产监管的现代化.档案信息化建设在日常监督检查、飞行检查、案件查处等管理中发挥重要作用,为食品生产监管决策插上了翅膀,使食品生产许可由传统的发证——检查——罚款监管方式,向适应时代变化的政府数据公开——重视数据研究——加强信息监测——强化信用监管的创新监管方式发展.
食品生产许可档案信息化系统的功能
一是档案的移交功能.档案的来源多种多样,不同的档案管理机构之间可能存在档案的交换或转移,同一组织内部的多个档案管理机构之间也可能存在档案交换或转移,利用档案信息化系统,可快速准确定位档案信息并确保档案信息的严谨性和完整性.
二是档案的校正功能.档案归档后,档案信息是不允许轻易修改或变更的,但在档案管理的实际活动中,因种种原因,可能需要对档案的信息进行校正.利用档案管理系统,可以高效、准确地校正档案资料,节省了时间,提高了效率.
三是档案的鉴定功能.在档案的保管利用过程中,档案可能会发生损坏、遗失、过保存期限后调整保管期、密级调整或开放等各种情况,档案管理系统会自动对档案保管期进行校验,对接近或已过保管期限的档案,系统会自动提示.
四是档案的保存功能.由于采用高端信息数据库技术作为强大支持,档案管理系统中的数据可以自动安全地保存,即使中间出现问题也可通过备份数据库还原出错前的档案信息,安全实用.
五是档案的销毁功能.在档案的保存和利用过程中,因种种原因,有些档案需要销毁,档案的销毁更须经过严格的权限控制和在严格的审批流程下进行.
食品生产档案信息化建设应坚持的几项原则
一要坚持以需求为导向的原则.要从满足档案利用需求、保证时效性需要出发,统筹安排档案信息化工作.
二要坚持完整性的原则.应当有效保证档案信息的完整性,一个企业或一个专题的档案应当全部进行电子化,不能视档案信息内容的重要与否删减内容,避免人为造成档案信息不完整现象出现,给档案管理和利用造成障碍.
三要坚持方便利用的原则.档案信息化的主要目的是方便利用.对已经电子化的档案,要及时鉴定,划分公开范围和控制使用范围,并将公开范围的档案及时向相关人员开放,确保可以公开的电子化档案方便利用.
食品生产许可档案信息化建设的思考
档案文件归档的电子化工作是一项繁杂而基础的工作,是实现监管信息化的关键环节.做好电子文件归档工作最重要的是要建立信息化系统管理的规章制度.随着监管水平的不断提高,监管人员对各种信息的需求量越来越大,质量要求越来越高,对信息的需求是准确、及时、简捷、实用,甚至于希望提供的是经过加工后的综合信息.档案信息化要求我们通过计算机对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,从而满足用户日益增长的需求.档案电子化一定要注重基础工作的质量.
档案电子化是应用计算机等相关技术对档案数据进行高效管理,档案数据的详略、对错决定着信息化工作的成败.应当对档案案卷进行准确无误的分类、整理、编页,建立高质量的案卷目录和文件目录,为信息化工作奠定坚实的基础,从源头上杜绝计算机管理的差错.要注重数据的规范和质量.档案信息是需要长久保存和利用的重要资源,要加强电子化档案数据的管理,建立好电子化档案数据的管理制度,对其存储、备份、运行、利用、迁移等提出明确要求.
作者单位系北京市食品安全监控和风险评估中心
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