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档案利用服务中存在的问题和
【摘 要】随着档案工作“三个体系”建设目标的提出和政务信息公开的不断推进,档案利用工作日益凸显,但档案利用服务中存在着三个方面的问题,即档案资源建设与利用需求的矛盾、开放鉴定和利用需求之间的矛盾、档案服务平台和利用需求之间的矛盾.针对上述问题,一要加强档案资源整合,不断丰富优化馆藏.二要加大档案宣传力度,建立完善配套的档案利用制度.三要加大软硬件建设力度,提高档案利用工作规范程度.
【关键词】档案利用；问题；对策
目前,随着档案工作“三个体系”建设目标的提出,政务信息公开的不断推进,社会公众对档案信息资源利用需求的不断加大,全社会关注的社会管理等因素使档案工作的影响力不断提升,档案利用工作日益凸显.我们一方面为档案利用工作在社会管理中日渐重要而感到欣喜,另一方面档案利用中出现的各种矛盾与难点也令我们无所适从,无从下手.
一、档案利用服务中存在的主要问题
（一）档案资源建设与利用需求的矛盾.总体来看,多数档案馆资源结构体系还不尽合理,党政机关的“红头文件”多,反映城市基本面貌及城市建设和管理、社会及民生档案少.诉讼、社保、学籍、规划、出生等专门档案尚未接收进馆,远远适应不了档案利用需求.
（二）开放鉴定和利用需求之间的矛盾.目前,指导我们提供档案利用的法律法规、规章、部门规定非常少,存在着很大的法律和政策缺失.现行主要依据的有关规定有《档案法》第十九条、第二十条,可以说,规定非常宏观,可操作性不强.以上条文规定：档案一般应当自形成之日起满30年向社会开放.档案中涉及国防、外交、、国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案,经上一级档案行政管理部门批准,可以延期向社会开放.利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意.因此,在实际工作中,面对利用者提出的利用已进馆并按照规定满30年的应开放档案时,仍需要斟酌、鉴定.尤其是当这些内容涉及人财物或者敏感、特殊问题但档案不属于保密范围时,如何利用档案成为我们面临的难题之一,亟须开展档案的开放鉴定.
（三）档案服务平台与利用需求的矛盾.1.网络平台问题.目前,文档服务工作中常用的信息平台有青岛数字档案馆系统、金宏网,使用的网络包括政务网和国际互联网等平台.这些网络功能各异,利用工作中常需要几个网络同时兼顾,对于查阅信息的及时了解与全面掌握存在缺陷.2.服务模式问题.目前,多数档案馆档案利用中实体档案的调取、归还采取网络、人工相结合的方式,除去网络因素,还存在着调卷时间过长的问题.3.文档服务方式问题.目前,多数档案服务中心都开展了多种服务方式,基本满足了利用者的多种需求,工作人员能够按照我们的服务理念和工作标准为利用者提供服务,但面对个别疑难个例时缺乏经验,工作方法单一.
二、档案利用服务的对策
（一）加强档案资源整合,不断丰富优化馆藏.档案资源建设是档案工作的基本点,没有丰富可用的档案资源,档案馆工作将是无源之水、无本之木.只有拥有丰富而门类齐全的档案资源,档案馆才能发挥出应有的社会服务功能.各级国家综合档案馆除了将党政机关、市直事业单位档案接收进馆外,还要将国有企事业单位纳入档案馆接收范围,并探索选择部分有特色、有影响的民间组织机构、集体和民营企事业单位、基层自治组织和社会知名人士,通过协议接收、征集、代存、接收捐赠、购买等多种途径进行搜集,以丰富优化馆藏.
（二）加大档案宣传力度,建立完善配套的档案利用制度.首先,档案工作者要走出默默无闻的思路,走到前台,向社会公众加大宣传力度,变被动服务为主动开发利用,要不断适应档案事业发展的新变化,深入研究新时期宣传工作的特点和规律,随着传媒形式的不断变化,档案部门在坚持原有的宣传方式的同时,应不断创新宣传方式,丰富宣传内容.其次,要建立未开放档案依申请公开制度,确保服务到位且不出问题,从源头上解决档案利用责权问题.三要建立档案资料利用审批制度.既要简化档案利用的手续,又要让档案馆工作人员有规可依,明确需要审批的利用方式、涉及档案资料情况,利用审批的流程和权限,进一步优化流程,提高查档效率.
（三）加大软硬件建设力度,提高档案利用工作规范程度.要实现档案数字化管理.档案数字化管理利用,电子档案的应运而生是现代化的标准,档案工作要适应这种新的发展形势,满足计算机办公条件下的信息接收、处理、存储和利用,就必须有相应现代化的设备投入.与传统档案管理相比,纸质档案电子化可以改善档案管理和利用服务工作,能尽快适应信息时代的要求,因此需要尽快将现有纸质档案通过扫描复制实现原文文件数字化,建立文件目录和扫描后的电子文档一一对应关系.要建设文档利用知识库.针对文档服务中心工作人员服务技能存在的问题,要在总结以前文档利用的理论知识和事实数据基础上,建立“文档利用知识库”,将知识管理理念运用到文档服务工作中,提高文档中心工作人员对突发事件的处理能力.文档利用知识库主要包括文档服务利用的政策和规定、文档服务的工作流程和系统操作方法、馆藏主要内容的分布、应对典型利用者的处置办法等.
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