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基于合约规划的全面预算管理优化
20 世纪20 年代,全面预算管理在美国工商企业得以广泛应用.20 世纪90 年代中期,我国大中型企业开始逐步实施全面预算管理并取得一定的成效.近年来关于全面预算管理的理论和应用研究成果丰富,研究主要集中于全面预算管理的基本范畴、现状评价以及内部控制等方面,缺乏多维度多视角跨学科的交叉研究.合约是企业经济活动的载体,企业通过预算控制和引导经济活动,那么通过合约规划能否促进全面预算管理水平的提升？本文在阐述合约规划理念和价值的基础上,对合约规划与全面预算进行有效融合,并提出基于合约规划理念的全面预算管理优化思路与改进措施.
一、合约规划概述
(一)合约规划的由来
合约规划理念最早源自房地产开发项目成本管理,在房地产项目目标成本确定后,对项目全生命周期内发生的所有合同大类、金额进行预估,以预估合同的方式对目标成本分级,将目标成本控制金额分解为具体的合同.合约规划的基础是目标成本,将对目标成本的控制转化为对合同的严格管理,将目标成本管理与合同管理衔接起来,实现目标成本管理与合同管理的有效协同.
(二)合约规划的价值
事先规划,整体把握.合约规划是在项目初期基于目标成本对合同进行整体把握,包括合同金额、个数、范围以及签约时间等要素,保证合同金额在目标成本范围内,减少合同拆分的随意性,避免出现重大合同错漏或重复,规范经济业务有序开展.
事中控制,分析预测.在合同签约环节,合同的签订必须以合约规划为依据,遵循“无规划不合同”的原则,实现合约规划对合同签订的指导,并通过相应指标对签约内容进行管理；在合同付款环节,合同的实际付款必须与工作目标或成果绑定,保证合同付款不会与实际完工量情况不符,避免出现款项超付的问题；当出现合同变更时,需确保变更在成本科目的可控范围内.通过定期分析预测实际成本,判断目标成本是否需要做出调整.
事后评价,数据建档.在合同结算后,对合约履行过程进行评价,并对成本数据、供应商信息、合约风险点等信息建档,指导后续合同签订履行.
二、合约规划与全面预算有效融合
(一)合约规划与全面预算关系
从合约规划的理念和价值体现可以看出,合约规划与全面预算在理念和价值方面有较多相似处.在理念上,合约规划是将对目标成本的控制转化为对合同的严格管理,而全面预算是将对战略目标的控制转化为对预算指标的严格管理；在价值体现上,全面预算通过预算编制、执行、控制、考评与激励等一系列活动体现了从事前到事后的全过程管理.狭义的合约规划仅限于目标成本范围,广义的合约规划可以运用于全面预算的各个方面,包括收入预算、成本预算、费用预算以及投融资预算等方面.合约规划影响到合同的履行情况,而合同的履行情况直接关系到预算的执行情况,两者间密切相连.
(二)合约规划与全面预算管理融合
实现预算指标与运营计划的融合.通过合约规划,将预算指标的数字明晰为具体的合同.合同的金额、内容以及履行时间分别体现了运营计划的重要性、工作任务以及时间安排,使得预算编制不仅体现在数据上,也与企业的运营计划紧密联系在一起.从根本上要求预算编制人员对预算引起足够重视,考验预算编制人员对运营计划的全局控制能力.
实现指标控制与业务控制的融合.通过合约规划,将预算从单纯的指标控制转化为对合同控制.
一方面,合约规划指导合同签约,成为业务是否开展的依据；另一方面,预算指标与实际数据间的差异体现在合同的执行效果上,如当流预算执行出现差异时,可能存在某项合同达到约定付款时间但未完成合同约定内容,预算分析能透过数据差异的表象看清业务的实质,从而对经济活动进行控制.
实现指标考评与内容考评的融合.传统的预算考评是对各预算主体的预算指标完成效果进行考评,通常情况下预算指标的完成效果不能反映企业的实际经营效果与管理者的管理效能,其原因很大程度在于财务与业务没能很好地衔接与沟通.通过合约规划,在预算考评中加入对合同的考评,包括合同履行、合同变更等,从合同的执行效果上考评业务的开展情况,尤其是关键业务合同、重大金额合同的履行情况直接影响到预算的执行效果.
实现预算责任主体与合同责任主体的融合.预算在编制时需要全员参与,在考核时需要将预算考核指标作为业绩标准落实在相应的责任主体上,但实际工作中在编制环节员工参与度不高,在考核环节责任主体难以明确.通过合约规划,在预算编制时就明确合同的相关责任人,在预算考评时通过合同的履行情况对合同责任主体进行考评,从而提高员工参与预算编制的积极性,并强化责任意识.
三、基于合约规划理念的全面预算管理优化与改进
（一）基于合约规划理念的预算管理思路优化
基于合约规划理念的全面预算管理是以战略目标为导向、以合同为载体的预算管理体系.企业在战略目标的指引下制定运营计划和编制全面预算.各预算责任主体对本部门预算指标进行分解,形成与其匹配的合约规划,使预算指标能充分体现各预算责任主体的工作计划.预算审核部门不仅要通过审核预算指标确定企业资源的分配,还需审核合约规划对各预算责任主体的工作计划进行确认.
在预算执行环节,通过合约规划来指导合同的签订、变更以及结算,并对合同付款和业务进度进行控制与追踪.定期汇总预算动态报表,结合合同履行情况分析预算差异,对重大业务节点合同、重大金额合同以及超合约规划的合同进行重点控制,用预算控制企业的经济活动,避免经济活动与战略目标相偏离的情况出现.
在预算评价环节,对各预算责任主体的合约规划以及合约履行情况进行评价,作为合同相关责任人的奖惩依据.此外,合同履行评价还包含了对客户评价、供应商评价、收入、成本、费用以及合同风险点等信息的评价,这些信息可作为来年预算编制的参考依据.基于合约规划理念的全面预算管理思路如下图所示.
（二）基于合约规划理念的预算管理改进措施
明确职责分工,强化财务与业务的联系.传统的预算管理是财务部门的全面预算而不是全员的全面预算.通过合约规划,明确各部门职责分工,将财务部门与业务部门紧密联系在一起.各部门在编制本部门合约规划的基础上,建立合同台账,并指定专门人员负责定期对合同台账进行更新.合同台账的内容包括合同金额、付款条件、付款时间、已付金额以及合同成果等.财务部门定期向各业务部门收集汇总合同台账,并通过财务系统核对业务部门合同台账的付款信息.财务部门负责编制预算动态报表并定期组织召开预算执行分析会.会上各业务部门专门人员负责对差异原因进行解释,财务部门负责记录会议纪要,并在会后将预算动态报表和会议纪要上报预算决策部门.
强化合同管理,降低预算控制风险.通过合约规划指导企业日常的合同签约,并在合同评审环节增加法务人员的审核环节,增强合同的法律意识,降低合同签约风险.在预算执行中严格控制合同变更与违约,合同变更与违约很有可能造成预算指标的超出.对于关键业务合同和重大金额合同要指定专门人员或团队负责跟进,通过定期汇报合同履约情况,让预算管理部门能够真正有效地掌控企业的实际运营情况,以便做出预算指标控制或调整.对合同进行全过程的、系统性的、动态性管理有助于降低预算控制风险.
合同在经济活动中扮演至关重要的角色.本文提出将合约规划理念融入到全面预算中,并基于合约规划对全面预算管理进行优化与改进,为多视角、多维度研究全面预算提供了参考.经济活动所形成的重要信息充分体现在合同上,数字经济的出现给予笔者挖掘合同大数据的启示,如何利用合同大数据进一步提升全面预算管理水平,将成为今后的发展方向.
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