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加强对档案电子文件三性的保护

摘要:档案电子文件“三性”主要是指电子文件的原始性、真实性和完整性.目前来看,档案文件主要以纸质版和电子版的形式体现.档案的电子文件主要以计算机、光盘、存储磁盘等载体进行文件储存.档案电子文件又分为电子信函、电子报表及电子图纸等等.电子文件是社会科学技术发展的产物,尤其是在互联网浪潮到来后,通过电子文件进行信息传输和保存的形式越来越被人们推崇,尤其在档案文件领域用途巨大.但是电子文件自身也存在着安全性的问题,本文将对档案电子文件“三性”的保护进行阐述.

关键词:电子档案三性保护

一、电子文件的特点及其存在的问题

（一）档案电子文件的特点

档案电子文件的特点主要体现在高效性、共享性、便捷性以及需要利用现在办公设备等四个方面.第一,电子文件必须利用现公设备进行阅读和管理.众所周知,电子文件的保存、阅读、处理和传递都需要利用计算机和手机等现公设备才能完成.第二,电子文件具有高效率性,其可以直接借助现公设备进行快速传递和处理,在很大程度上节省了人们的办公时间,提高了工作效率.第三,电子文件具有共享性,电子文件可以在同一时间供多人阅读和处理,并且不受地点和距离的影响.第四,电子文件可以便捷保存,相较于纸质版文件,电子文件不会受到空气潮湿的影响,并且不会占用过多的面积,但是对环境的防磁性有较高的要求.

（二）电子文件存在的问题

电子文件在带给人们工作便捷的同时也给人们带来了更多的挑战,其原始性、真实性和完整性也面临着诸多困难,这主要是由于以下几个原因.第一,电子文件容易修改.并且电子文件一经修改不会留下任何痕迹,难以保证文件信息的准确性.第二,电子文件容易被盗.电子文件在网络上很容易被他人非法获取,给人们的工作带来巨大损失,因此电子文件的安全性得不到保障.第三,电子文件容易复制.易于复制就很难保证电子文件的唯一性和真实性.第四,电子文件的格式容易改变.在互联网时代,计算机和智能手机等设备更新迭代非常迅速,各类办公软件随之不断更新改革,这样就会使电子文件原有的格式发生改变,甚至出现文件丢失的情况.第五,电子文件的原始性难以保证.电子文件与纸质文件有很大的不同,传统纸质文件可以进行签名、盖章,不同的字迹会使文件具备一定的防伪性质.但是电子文件不具备这些功能,因此其原始性就难以保证.

二、加强档案电子文件“三性”的保护

（一）建立健全电子文件的管理制度

档案电子文件从形成到开发利用的过程中需要经过多个环节,每一个环节都会影响到档案电子文件的原始性、真实性和完整性.因此,建立健全电子文件的管理制度,明确每一个环节的职责,就变得至关重要.档案文件形成后就应及时收集文件的信息并保存,建立档案电子文件的收集制度和归档制度.另外,对于档案电子文件的归档范围、归档时间、归档要求以及归档内容都需要进行明确的规定,并建立严格的审查制度以及对不符合档案文件要求的筛选制度,只有完善各个环节的管理机制,才能有效的保证档案的真实性、原始性和完整性.

（二）建立电子文件的记录系统

档案电子文件形成后如果利用不同的办公设备和办公软件,就很容易使档案文件的格式和内容形式发生改变,如果缺少相关电子文件的信息记录系统,就很难证实档案电子文件发生变化与否,电子文件的原始性、真实性及完整性就很难保证.因此,应该建立完善的电子文件记录系统,保证档案文件的收集、积累及处理等能够得到有效的记录.由于电子文件记录系统的记录具有原始性,因此,档案电子文件的原始性就得到了保证,并且能够有效证实档案电子文件的真实性.另外,在建立电子文件的记录系统时应保证该系统的安全性和可靠性,尤其是网络系统的自动记录功能.

（三）提高档案工作人员的专业能力

随着社会经济的发展和计算机信息技术的快速变化,档案工作人员必须适应档案管理工作的不断变革,利用互联网和各类学习资源进行知识储备和知识更新,提高自身计算机信息技术方面的能力和自身的专业水平.相关档案管理部门也应对工作人员进行专业能力的培训,使工作人员适应信息技术发展的需要及适应档案管理工作的不断更新.另外,在对档案电子文件管理的工程中,工作人员需要适时提高网络系统的难度,从而使档案电子文件的安全性得到提高.

三、结语

综上所述,随着计算机信息技术及互联网技术的快速发展,档案电子文件的管理工作需要及时完善自身技术上的疏漏,建立健全档案电子文件的网络系统及管理制度,不断提高自身的专业技术水平,从而使档案电子文件的原始性、真实性及完整性得到保障.

参考文献：

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