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工程类企业档案的保存和应用
文/青岛市政空间开发集团有限责任公司办公室 张春莉
【摘 要】绝大部分工程类企业处于第三产业的外延之内,而第三产业由于其独特优势,越来越受党和国家的重视.目前我国工程类企业档案的保存与应用却存在诸多问题,正成为制约工程类企业劳动生产率提高的一大因素,甚至在一定程度上对国民经济产生不利的影响,应当引起人们的重视.本文主要阐述了工程类企业档案管理存在的问题以及相应的改进之策,主要包括技术、人员、流程、资金四个方面.
【关键词】档案；管理；信息化；人才
一、工程类企业档案管理的问题
（一）信息化程度不高.21世纪是信息化的时代,档案管理与运用实现信息化既是现实需要,更是时代要求.然而,许多工程类企业的档案依然是完全纸质或以纸质材料为主.这对企业有两大不利影响,主要体现在即时性与安全性两方面.首先,纸质材料无论如何管理规范,一般查找效率都会远低于电子版材料,在决策层需要立刻根据材料进行分析判断的情况下,纸质材料的不足性是显而易见的；其次,电子材料具有便携性,可复制性也较纸质材料强,如果发生了自然灾害以及火灾,纸质材料毁损的可能性更大,程度更深.
（二）专业性人才缺乏.从企业的角度考量,主观方面,部分施工企业生产方式粗放,利润空间过低,出于节约人工成本的考量,请其他岗位的员工兼任档案的保存与运用,一般情况下很少有人员能够做到精通档案管理.有的企业虽设置专人进行档案管理,但由于设置的岗位薪酬过低,对于档案学方面的专业性人才吸引力较小.客观方面,目前在大学毕业生群体中普遍存在的眼高手低式的不正确的就业观念,致使部分大学毕业生宁愿失业也不“屈就”,而多数施工类企业的工作环境又较为艰苦,这也是工程类企业缺乏专业性档案管理人才的重要原因之一.
（三）管理流程不规范.工程类企业档案管理流程的不规范性主要体现在以下几方面：一是借阅权限不明晰,借阅控制不严格.许多工程类企业的机密档案,正是由于借阅控制流程漏洞的存在,从而导致一些心术不正之徒有机可乘.二是档案分类不科学,档案查询很困难.档案能够进行科学的分类,是特定档案材料能够迅速找到的不可或缺的条件,如果档案像野火烧过的草一样杂乱无章,必然影响查询材料的工作效率,进而对相关工作产生负面影响.
（四）管理层不够重视.建立档案管理信息系统、聘请专业性人才都需要大量资金投入,而许多工程类企业之所以不愿意加大这方面的资金投入力度,除去公司本身的财力制约外,最主要就是因为管理层不够重视,施工类企业管理层大部分出身工科,人文类知识相对较缺乏,因而对档案管理重要性的认识程度不够,认为工程进度才是企业的生命,档案管理就像给秃子理发,是可有可无的工作,因此不愿意给档案管理工作的改进提供必要的财力支撑.
二、工程类企业档案管理的完善之策
（一）信息化.要实现档案管理的信息化,就要上线与完善信息化管理系统,而上线与完善信息化管理系统,必须以强有力的信息技术人才队伍为支撑,工程类企业在年初预算时,可以根据企业自身经济实力,适当划分出一块比例来支持信息技术人才队伍建设.另外,要密切信息技术人才与档案管理人才的沟通交流,使得做出来的信息系统兼具技术性与科学性.
（二）专业化.目前部分工程类企业档案的管理专业性不够强的原因主要在于从事档案管理人员的专业素养不够,而如果想吸引专业人才流入,待遇上的提高是必不可少的条件之一,另外,不仅要吸引人才,更要留住人才,必须建立健全科学的待遇增长机制,使公司成为能吸引“良禽”的“佳木”,拓展人才上升渠道,使公司形成能者上,庸者下的良好氛围,并将尊才尚贤融入企业文化的内涵与外延之中,使能干的员工不仅能够得到物质上的利益,更能拥有精神上的鼓励.
（三）规范化.首先,档案材料的填写必须规范化,比如信息的完整性方面,该签字的地方一定要手写签名,从而倒逼相关责任方尽职尽责,也使事后责任明确得到有力的保障.其次,档案的分类管理必须规范化,可以根据档案材料的内容,分门别类地进行整理归档,并对其进行编号,以便于事后的调阅、查找.最后,应当由相关专业人才,严格按照企业内控制度,明确调阅的权限与条件,从而防止商业秘密甚至国家机密的泄露.
（四）重要化.要提高领导层对档案保存与应用的重视程度.领导层对这项工作重视程度越高,档案管理获得更多资金支持的可能性就越大.更要提高相关工作人员的重视程度,增强其讲规矩的责任意识,使其严格按照档案管理的相关管理制度想问题、办事情.鉴于工程类企业的员工工科类出身者占绝大多数,有条件的企业可以开展诸如宣讲会、培训会之类的活动,使档案管理的重要性入其脑,进其心.
三、结语
无论是技术、人员还是流程方面的改进,都必须有相应的资金保障,没有雄厚的财力支撑,再重视的领导也只能将为数不多的资金用在最重要的地方,那么档案管理工作的改进完善也就成了无源之水、无本之木,无从谈起.因此,工程类企业要改进档案的管理工作,必须首先做好工程建设工作,企业的主营业务收入提高了,其他工作自然而然就会得到一定程度的完善,档案管理工作当然也不例外.
企业档案论文范文结:
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