企业档案方面毕业论文范文 和建立在企业档案管理规范分类基础上的企业档案科学管理相关毕业论文范文

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建立在企业档案管理规范分类基础上的企业档案科学管理

【摘 要】在企业档案管理过程中,分类是整个企业档案管理活动中一个很小的容易让人忽视的环节,但是企业档案分类的作用不容忽视,企业档案的分类,直接影响到整个企业档案的管理,建立规范的企业档案分类,是企业档案科学管理的基础.

【关键词】企业档案;分类;科学管理

企业档案是企业发展的原始记录,见证了企业的发展历程,是企业管理的一个重要组成部分,所以企业档案的科学管理至关重要.企业档案分类是企业档案管理中前置内容,但是在实际管理过程中往往容易忽视,没有建立规范的企业档案分类方案,企业档案科学管理就无从谈起.

一、企业档案规范分类与编号

根据国家档案局《企业档案工作规范》(DA/T42—2009),《工业企业档案分类试行规则》(国档发〔1991〕20号)等相关标准和文件规定,将企业档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工类10大类档案.此种分类方法基本涵盖了企业所有档案种类.

在此基础上对企业档案进行分类编号,编号方法要选择方便适用的方式,一般采用阿拉伯数字0到9,或者用大写英文字母A到J.建议用大写字母A到J,因为这个分类是一级类目,后面还有二级类目、类目,二级类目、类目一般都为阿拉伯数字.一级类目用英文字母比较容易区分,让人一目了然.

企业档案的这种分类和编号的方法经过实践长期检验的,对企业档案的管理具有重要指导意义,然而在企业档案管理过程中,企业档案分类还存在很多误区.

二、企业档案分类的误区

将企业档案分为以上10大类是科学的、准确的,有利于企业档案的集中统一管理,而在企业档案管理实践中,存在很多误区,总结起来有以下几种:

(一)将企业档案与文书档案混为一谈.企业,特别是微型、小型企业,将企业档案与文书档案混为一谈,只注重党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类四类档案的管理,而忽视企业的产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类和干部职工类档案6类档案.对于一个企业来说,最重要的是产品类、科学技术研究类和会计档案,而企业经常将此3类档案归口业务部门管理,如会计档案没有由档案管理部门集中管理,而是由财务管理部门在管理.

(二)将企业档案与科技档案混为一谈.企业,大型企业,特别是工业类企业,因产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类4类档案数量远远超过党群工作类、行政管理类、经营管理类和生产管理类4类档案,对于大型企业来说,其价值和利用的频率也远远超过上述4类档案,所以在实践管理过程中存在,将企业档案与产品类档案、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案混为一谈,将党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类由公文管理部门管理,将会计档案由财务部门管理,将干部职工类档案由人事部门管理.

(三)将企业档案分为文书档案和科技档案.企业文书档案按照实际情况应该包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类4类档案.科技档案按照实际情况包括经营管理类、生产管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类6类档案.其中经营管理类和生产管理类档案在文件形成的时候和党群工作类、行政管理类一致都属于一个企业的公文,而在管理阶段,经营管理类和生产管理类根据产品、项目等其他因素转到产品类和科学技术研究类档案中管理.文书档案和科技档案的分类办法更多的是用于档案研究和日常称呼中,不能用在档案实践管理过程中.如果将企业档案分为文书档案和科技档案,在概念上虽然明确,在实际操作的过程中就会出现重合现象.

三、企业档案规范分类对企业档案科学管理的重要意义

企业档案的科学管理,前提是企业档案的规范分类,如果企业档案没有建立规范的分类方案,整个企业档案管理将会杂乱无章,对企业档案的保管、查询和利用将产生重大的负面效应.企业档案规范分类的重要意义有如下几点:

(一)企业档案规范分类确保了企业档案的完整性.企业档案规范分类的首要目的是确定企业的10大类档案,在实际企业档案管理过程中,企业因为自身性质的不同、规模的大小和经营业务的差别,有针对性地侧重于某一种或者某几种档案的管理,造成其他档案种类的缺失,最后在档案达标和档案检查过程中,不能满足要求.最主要的原因是没有按照《企业档案工作规范》(DA/T42—2009),《工业企业档案分类试行规则》(国档发〔1991〕20号)对企业档案进行规范分类.对企业档案进行规范分类,明确了企业档案的种类,同时也确定了收集的责任部门,确保了企业档案的完整性.(二)企业档案规范分类奠定了企业档案管理的基础.企业档案的管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等环节.没有规范的分类,以上任何一个环节都无法顺利地开展,以档案管理的最终目的利用举例来说,没有规范的分类,最直接的结果是档案分类杂乱无章,为查询带来诸多不便,其次是因为没有规范分类,导致档案种类不齐全,没有收集完整档案,需要的时候,没有提供利用的档案材料.而对于档案统计来说,更是致命的,分类的错误,直接导致无法准确统计各类档案的数量.建立规范的企业档案分类,首先是明确了企业档案收集的种类,为整理和保管提供了完整的档案种类,为企业档案鉴定提供了有效的依据,为企业档案的统计和利用提供了科学的方法,为企业管理奠定了坚实的基础.

(三)企业档案规范分类延续了企业发展历程.企业档案是企业发展的原始记录,企业档案见证了企业的成立、壮大、兴衰、转型和破产倒闭等企业发展各个阶段.在企业发展历程中,企业的规模会由小变大,企业的性质可能由国有企业变成混合所有制企业,企业的经验范围和侧重点也会不断变化,如果没有建立规范的企业档案分类,企业会随着自身的发展,无意识地保存企业认为当时是重要的档案,导致其他类档案的缺失,最终导致企业档案不能全方位地完整记录企业的发展历程.企业在最初阶段,特别是在企业一经成立的时候,就建立了规范的企业档案分类方案,按照《企业档案工作规范》(DA/T42—2009),《工业企业档案分类试行规则》(国档发〔1991〕20号)建立10大类档案分类方法,就可以确保无论企业如何发展,企业档案保存种类是完整的,确保企业档案完整的记录企业的发展历程.

企业档案论文范文结:

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