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提升办公室工作精细化管理水平

【摘要】精细化管理的要点在于细化办公人员的各项职责及任务处理的具体流程,并通过建立日志与完善考核制度等多种方式妥善处理各项业务.另外,办公室人员的工作量较为繁重,尤其体现在公文写作方面,主要包括会议纪要与领导讲稿,这就要求文秘人员必须不断提升自身的写作水平,并了解国家的相关政策.本文对此进行了详细探讨.

【关键词】办公室工作；精细化管理；思考

办公室任务较为繁杂,不仅要进行文稿的起草,还要做好与会议相关的各项筹备工作,与此同时,还要安排好各项日常任务并做好协调工作.除此之外,还涉及一些临时性的业务,这就对办公室人员提出了更高的要求,为了全面提升工作质量与效率,必须采取精细化管理的方式,促使各项任务能够落实到位.本文就对此进行了具体分析.

一、精细化管理

（一）提高认识.第一,办公室人员应当将重视细节作为个人的一种修养及态度,面对工作始终保持严谨、细致的作风,确保领导交办的任务能够在规定时间内完成.第二,在处理业务的过程中必须考虑周全并加快速度.第三,在面对具有一定难度的任务时不应惧怕麻烦,按照程序冷静处理,并且不能过度依赖个人经验,进而不断增强个人的责任意识.

（二）细化职责及流程.办公室的职能主要包括参谋、协调、督办及保障四个方面,办公室人员在办理各项业务的过程中要将这四项职能作为基本原则,并将职能细化至各岗位与各环节,实现职责的精细化分配.第二,在处理各项任务时严格按照相关流程,明确划分责任.另外,辅助领导作出决策是办公室所有职能的核心,因此办公室人员在决策制定前应全面展开相关的调查研究工作,并在决策制定过程中主动提出有效的建议,完成决策的制定之后还要进行检查与评估.另外,针对秘书事务及会议管理等多项工作还应不断细化流程.

（三）日志与考核.第一,针对领导的考察与学习等各项事务进行专项化日志的建立并做好存档处理.第二,办公室人员应对个人的工作建立好日志,这样能够及时了解自身职责的落实情况.第三,建立健全的绩效考核制度,将办公室人员的任务目标进行阶段性划分,设立明确的完成期限,并将任务做量化处理,为考核提供便利.第四,在考核时需要建立信息系统,自动生成工作指标,有效解决一些量化处理较难的业务.第五,将考核结果作为奖励与问责的标准,有效提高业务处理的质量.

（四）工作作风.只有办公室始终保持良好的工作作风,才能将各项精细化管理的措施与要点落到实处.第一,办公人员应在工作过程中乐于奉献,尽职尽责完成任务,不断提升自身的业绩.第二,提升做事效率,严禁过于拖拉,一旦发现此类人员,必须进行教育.第三,办公人员应时常进行自我反省与激励,并保持廉洁公正的作风,维护自我的良好形象.

二、专项工作管理

（一）公文写作.写作是办公室人员应当具备的一项基本能力,因为其需要对领导提供全过程的服务.具体来说,其需要具备以下几项能力：第一是敏锐的洞察力.这是公文写作的一项最为基本的原则,这就要求办公人员必须考虑国家政策、公众舆论及群众意见,并且应当有独立判断与分析的能力.第二是行文必须规范.即公文的格式及文种都必须符合写作的基本要求.第三是善用材料.即办公人员在写作时所提出的意见必须有相应的数据和事实作为支撑条件,并且要学会分清主次及明确文章的主旨,提炼出最为核心的观点.第四是勤学多练,公文写作需要高水平的文字表达能力,而这需要在大量实践的基础上才能形成,因此办公人员必须通过观察、思考、写作及反复修改与总结等一系列的措施提升自身的写作水平.

（二）文秘工作.1.会议纪要.会议纪要的撰写包括以下几项要点：第一,标题与会议名称组合的书写方式很难体现会议的主要精神,因此当前在命名时可采取主副标题的方式,直观呈现会议的重点.第二,文中必须有明确的观点,问题讨论的结果及一些倾向性较强的意见,并突出一些学术性的观点,有效运用会议资源.第三,会议纪要撰写的目的在于体现会议的精神并迅速得到传播,因此,除掌握基本的会议资料之外,还需要了解会议在筹备过程中的具体情况及不同的议题.第四,办公人员在撰写纪要时应以读者的需求作为基本原则,设置一些吸引力较强的标题,并确保文章内容足够科学严谨.2.领导讲话稿.办公室文秘人员在撰写领导讲话稿时有以下几项要点：第一,与领导事前做好沟通工作,了解讲话的对象、时间及主题等各项要素.第二,针对领导的要求做好资料的收集,可利用网络及图书等多种途径.第三,讲话内容的撰写必须在深度和广度上符合领导的身份；在讲稿中表达一些新的思路和观点.与此同时,也应注意讲话内容必须真实可信,而不是全篇套话与假话.第四,确保语言的简洁性与准确性,这就需要进行反复修改与删减,并且在遣词造句及语法等方面必须合乎规范.第五,需要写好讲话内容的主旨句,起到总结讲稿及吸引讲话对象的作用；为了避免讲话内容过于空洞,还应多运用一些数据.

三、结语

总而言之,为了全面提升办公室的工作效率,需要通过明确的职责划分及完善的考核制度将各项精细化管理要点落到实处,并且确保办公人员能够始终保持严谨科学、乐观积极的工作态度.

精细化管理论文范文结:

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