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职业学校档案管理信息化建设和规范化改革

文/山东省烟台市烟台职业学院杜耀祖

【摘要】目前,职业学校的档案管理工作受到广泛重视,但是从当前的档案管理现状来看,还是有很多不合理之处,比如管理模式落后、管理和查询效率非常低,因此,今后职业学校要加强档案管理工作建设,做好规范化程度的改革和信息化建设.本文通过对职业学校的档案管理信息化建设和规范化改革含义和影响作用进行介绍,给出今后发展的途径.

【关键词】职业学校；档案管理；规范改革；信息化建设

职业学校的档案内容是将教师与学生的管理和教育过程用文字记录下来,体现出其参考价值,对推进学校教育、教学有很大帮助作用.我国的职业院校都是进行特色办学的,合理设置相关专业,以培养学生职业技能为主,不断提高学生的动手能力,在档案管理中,重视对软硬件的建设力度,将收集、管理、保管等环节的工作详细化,形成规范化的管理制度,努力建设档案信息管理系统,使得档案管理工作能够深入、系统地进行.但是,因为档案管理内容本身具有一定复杂性、落后性等特征,对其进步和发展产生了一定阻碍作用.所以当前必须加大档案管理信息化建设和规范性改革.

一、职业学校信息化建设和规范化改革的涵义

规范化改革是在相关制度的基础上,采用当前的新理念、新技术等,使某项工作能够达到规定要求,从而促进事物的更快进步发展.对于职业学校的档案管理工作来说,要将技能培训、教学、师生等多种档案管理内容,进行归档整理,区分出不同的保管期限,做好档案的分类装订和梳理工作,进行电子信息的录入,确保编制档案的连续性,将所有信息都完整保存,技能培训具有系统性.不断进行职业学校档案的规范化改革,将规范创新理念融入其中,不仅使档案能完整保存更长时间,还能很大程度提高管理水平.信息化建设就是充分利用科学技术条件,将先进的智能化工具有效地应用到档案管理的各个环节中,有利于教学工作的进步和发展.提高职业学校档案管理的信息化程度,能够充分发挥各项信息资源的实际作用,提高档案工作的重要性,根据社会需求进行职业学校的教学改革工作,是档案管理人员的责任之一.实际经验表明,职业学校的规范化改革是信息化建设的基础和保障,信息化建设又能很好地促进档案管理的规范化和不断创新,两者之间有相互促进的作用,共同进步发展.

二、档案管理对职业学校的重要影响

促进职业学校形成优良的校风.职业学校档案管理的内容包括教师教学能力、学生学习情况和学校人员道德品行的记录,是对平时学习、工作情况做出的书面凭证,使得学校内的每一个人员都能按照要求工作、学习,养成积极、端正的态度,教师有明确的教学方向,学生按照规划完成各项任务,在好的学习工作习惯中不断进步,同时职业学校中也形成健康、向上的校风.

三、当前职业学校档案管理信息化建设和规范化改革的现状

首先是需要改变传统管理理念.很多职业学校缺少对档案管理的重视,没有将其纳入总体发展规划中去,也不进行任何考评工作,将其作为一项简单的业务工作,存在安排不合理的地方,缺少检查督导工作.负责档案管理的人员中,很少有科班出身的,培训工作不到位,使得很多档案管理人员的理念、业务素质等非常落后.其次是要加强规范化改革,形成规范创新意识.因为职业学校主要是培养学生的职业技能,培养工作的针对性很强,将大量精力放在提高学生就业能力上,忽视了对师生情况、教学工作、后勤等档案信息的整合工作.一些档案管理者认为自己的责任就是保管好各项档案,经常发生一卷多册、要素缺乏等各种问题.最后是要提高信息化建设水平.虽然网络、智能、信息化手段已经应用到职业学校的档案管理工作中,但是在系统维护、创新、优化等多个方面有很大不足之处,要不断增强系统中各要素的实用性,实现子管理系统的并网连接工作.

四、职业学校档案管理信息化和规范化改革的实现方式

（一）坚持以人为本,增强综合素质.首先要不断引进高素质人才.职业学校的档案管理岗位要通过人事招聘选用人才,经过大量的选拔工作,确定出职业学校的档案管理人员,并且是专职编制人员,使得每个岗位都有专业人员任职.然后是要增加业务技能的培训工作.安排不同岗位人员外出学习新技能,同时职校也要邀请校外专业人员作报告,不断提高档案管理人员的综合素质,形成良好的信息化建设和规范化改革平台,也可举办一些技能交流会议,大家相互学习、改进.最后是要做好业务考核工作.学校可以在国际档案日进行表彰活动,介绍档案管理的相关知识,激发档案管理人员的工作热情,将档案管理工作同职业学校的发展紧密结合.

（二）做好档案管理结构调整.新时期职业学校要想进步和发展,要确保档案管理工作的稳定.要对当前档案管理情况进行深入的分析研究,找到合理的信息化建设方式,实现规范改革.要顺应国家发展趋势,正确认识职业学校档案管理存在的问题,不断进行规范化创新,尤其是管理理念的不断创新,将信息化技术充分应用其中.不断创新那些传统管理理念和管理模式,进行管理系统重新规划,加入一些积极的管理要素.充分结合教学重点任务,加大档案管理,消除落后的管理方式、封闭管理等,从而实现自身结构的优化和改进,推进档案管理工作的发展.

五、结语

职业学校的档案管理会影响学校今后的发展,要明确时展趋势,改变传统观念和思想,加强基础设施建设,提高档案管理人员素质,引进专业档案管理人才,使得档案管理向着信息化、规范化的方向进步,促进职业学校的更好发展.

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