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如何利用计算机技术进行县级机关文书档案管理

文/平山县机关事务管理局封军华；平山县城市供水管理办公室仇晓燕

【摘要】本文主要研究计算机技术在县级机关单位文书档案管理工作中的应用.县级机关由于办公设施配置的相对落后,导致档案管理工作效率不高,重复劳动多,应用计算机技术与电子档案技术进行县级机关文书档案的管理,能够提高档案管理工作效率和工作质量,但是电子文档的安全性尚面临着一定的挑战,需要采取必要的安全管理措施保证档案的安全性和可靠性.

【关键词】计算机；档案管理；文书

计算机网络技术不断发展,在各行各业都得到了广泛应用,深刻改变了生产方式和人们的工作方式,在档案管理方面,计算机网络技术的应用给实现档案资源的科学管理提供了技术支持,应用现代化的计算机网络技术进行档案管理成为了档案管理自身发展的客观方向,自动化、机械化、无纸化成为档案管理工作的新趋势,在县级机关,机关文书档案管理工作同样可以应用计算机技术实现高效化管理,对提高档案管理效率和质量有着很大帮助.

一、县级机关档案工作现状

（一）文书时效性不强.一些比较关键的文书,尤其是上级部门文书基本上只有一份,导致许多领导或者部门需要轮流查看,即便在查阅过程中存在着急用的情况,也只能排队等待,导致文书使用影响率不高,文书的共享性和时效性不强,影响了文书价值的发挥.

（二）文档查阅与管理不便.当文书在重复使用时,需要填写借阅登记,管理流程冗余,重复低价值劳动.而且纸质文件的存储都按照类别的不同进行存放,当查阅条件不完备时,需要逐一查找,导致每次文书的使用查找都十分困难,花费很多不必要的时间.

（三）文件归档、整理操作重复.机关单位的文书档案每年都需要归档整理一次,原文档在存放时就已经分门别类地整理完毕,归档工作是将已经整理完毕的档案重新整理一次,存在着重复劳动.

二、计算机技术在县级机关文书档案管理中的应用

（一）计算机档案存储.传统档案多为纸质文件或者影音录像光碟等等,这些传统的档案存储介质存储密度低,文件容易损坏,如纸质文档需要注意防潮防虫,照片会逐渐失真.文书档案工作量越来越大,直接将文档存放在库房中,手工抄写目录的方式不再适应现阶段县级机关的文书工作.但是应用计算机实现档案的归档,却能够有效减少归档需要的空间,并且能够容纳的档案容量也非常大,如一个T的移动硬盘,能够存放2700亿个汉字的文档,除了文档,纸质文书还可以扫描成为PDF或者应用高清相机拍摄成为照片格式,无论是图文声像等各类档案类型,都能够存入硬盘中,数据的检索和备份也十分方便.

（二）检索查找十分迅捷.采用实体排列的方式保管的纸质文档,大多数都应用类似图书馆的检索信息列表,如果查阅者的检索条件不同或者查询条件不完整,或者需要的文档分别归在不同的类别中时,纸质文档的检索查找就十分让人头疼,仅仅依赖人工查找效率不高,并且容易遗漏.但是计算机却有着先进的关键字检索系统,借助计算机强大的并行计算能力,能够在几乎瞬间就根据关键字检索到需要的文书档案.例如国家档案局的档案管理系统,将几十万条检索信息存放在计算机数据库,一般来说查找某个文书档案只需要几秒钟,效率高并且检索结果十分准确.

（三）编制电子版档案检索目录.现代档案管理中一般有文件目录、案卷目录、全引目录三种,传统的纸质文档中只能实现文件目录和案卷目录两种.纸质文档的检索目录通常都是人工抄写的,如果想要获得全引目录,就需要对全部档案进行重新抄写,工作量大,不切实际.但是计算机档案数据库却能够实现一次数据的多次输出,减少了大量的重复劳动,索引目录准确性和效率都远远高于传统的文书档案管理方法.

三、电子档案的安全防护

（一）建立安全管理体系制度.正是因为如此,对电子文档的安全管理工作需要格外重视.首先需要提高机关内档案管理工作人员的整体素质,加快人才培养,建立专业化的档案管理队伍,熟练掌握计算机技术,将电子文档的安全责任牢记于心.与此同时,需要建立计算机电子文档的安全管理体系,进行敏感电子文件信息的访问控制,形成完善严密的权限体系,明确规定哪些账号能够接触哪类级别的档案,账号注册和登录都需要进行严格的审核,保证账户自身安全.

（二）应用计算机安全技术.除了必要的备份,应用安全性强的档案管理系统也是提高电子档案管理安全性的重要措施,一些先进的计算机档案管理系统能够完成自身安全性的检测和文档存储介质健康状况检查,配合局域网和防火墙技术,能够有效拦截木马和后门程序,同时还能够避免机关内文档的非法流出.

四、结语

县级机关文书档案管理工作应用计算机技术能够大幅度提高档案管理的可靠性,实现文书档案直观、清晰、系统地管理,文档查询调用、修改归档等操作都更加便捷,对提高文书档案管理水平,提高县级机关单位工作效率意义重大.

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