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基于知识服务的档案管理模式的理论分析

摘要：随着科学技术的不断进步,我国信息化水平越来越高,档案管理模式也由传统的管理模式逐渐转变为基于知识服务的档案管理模式,这在很大程度上提升了档案管理工作的整体效率与质量,推动了企业的可持续发展.本文首先简述了基于知识服务的档案管理模式的概念和特点,然后就基于知识服务的档案管理模式的理论进行深入的分析.

关键词：知识服务；档案管理模式；理论

近些年来,我国现代化建设水平越来越高,我国知识产业得到了很大的发展,对档案管理形式的要求也变得越来越高,传统档案管理模式已经无法满足社会发展需求,难以适应知识发展的新形势,因此,基于知识服务的档案管理模式应运而生.基于知识服务的档案管理模式是一种新型的信息管理模式,在企业中扮演着重要的角色,可以提高档案管理工作的服务职能,推动企业的发展,因此,对基于知识服务的档案管理模式的理论进行分析具有重要的现实意义.

一、基于知识服务的档案管理模式概述

（一）基于知识服务的档案管理模式概念

基于知识服务的档案管理模式即RMBKS,是一种以用户为服务对象,以用户需求为导向的一种新型信息管理模式,与传统档案管理模式不同,基于知识服务的档案管理模式更注重档案信息与知识的累积,并将档案看作是企业内部关键性的信息资源,结合企业的文化、管理、制度建立,最大限度的满足用户对档案的实际需求,以便推动企业的长远发展.其理论指导主要包含两个方面,一是编码化知识管理模式,另一个是档案后保管范式[1].

（二）基于知识服务的档案管理模式的特点

基于知识服务的档案管理模式的特点主要包含两个方面,一是管理模式、理念上的特点,另一个是在制度与业务上的特点,传统档案管理模式的主要目的是记录,展现出来的知识是较为陈旧的,但是基于知识服务的档案管理模式不同,RMBKS不仅仅是一种信息资源,更是一种知识型资产,可以确保企业的正常运行[2].同时,基于知识服务的档案管理模式是以用户为中心,对于用户提出的各种个性化知识服务需求,RMBKS都能够通过技术手段为用户提供条理清晰、系统化的知识服务,从而提升档案管理效率.在理论的支撑下,基于知识服务的档案管理模式可以实现全过程管理,实现一体化操作.

二、对基于知识服务的档案管理模式理论的分析

(一)编码化知识管理模式

编码化知识管理模式是RMBKS的重要理论依据,作为知识服务中重要的内容,知识管理在档案管理当中发挥着重要的作用.知识管理与传统档案管理的理念不同,主要是以人为本的管理理念,而且对于无形资产的管理关注度更高,因此,十分重视知识资产的管理.在知识管理当中,不仅有编码化管理模式,还有一种是人性化管理模式,前者的作用是将企业内部的所有知识进行认知、分类、统一编码,存储在知识库中以便为企业的正常运行提供知识基础,后者则是偏向于无形的形式,主要是通过文化环境的感染来使知识在企业内部得到传播和贡献,更注重以人为主体.根据两者的区别,可以看出,在未来档案管理模式发展过程中,编码化管理模式必将成为主要发展趋势,但是,仍然需要根据企业的实际情况来进行选择.两者的区别如表1所示.

(二)档案后保管范式

随着科学技术的发展,文件形态发生了很大的变化,电子文件的便捷性、海量性特点使得应用的人越来越多,同时,文件数量也开始逐渐增多,在这种前提下,档案后保管范式出现并逐渐取代着传统的档案保管范式.档案后保管范式的主要内容包含三个部分,一是新来源观,二是宏观鉴定论,最后一个是知识服务,这也是档案后保管范式的核心部分,前面两个部分则是知识服务的基础.

新来源观与传统观念的区别在于,传统来源观更注重真实存在的东西,也就是有形部分,而新来源观的来源是无形的形式,主要指的是文件形成的一个过程,即在这个过程中需要用何种数据、想要实现何种目的、何种环境下可以形成文件等等,是将知识信息由浅入深的重要手段.宏观鉴定论与传统鉴定论的区别在于,传统鉴定论具有固有的鉴定标准,是一种有形的、固定的标准,采用直接审查内容的方式来决定文件保存起来或者是丢弃,但是宏观鉴定论更侧重于宏观,能够对海量文件实现高效、合理的批量鉴定,不仅能够提升工作效率,还能通过剔除无用文件的方式来确保信息的高效性[3].知识服务则充分的发挥了基于知识服务的档案管理模式的价值,对传统档案管理观念和内容完全更改,通过知识库的建立来促使用户知识服务变得更加高效,最大程度满足用户的信息需求.

三、结语

综上所述,本文对基于知识服务的档案管理模式的理论进行了深入的分析,基于知识服务的档案管理模式在很大程度上改变了传统的档案管理模式,使档案信息变得更加具备深度和使用性,不仅能够实现全过程管理,还在满足用户的个性化知识服务需求.在基于知识服务的档案管理模式执行过程中,要逐渐渗透现代化理念,根据企业实际情况来合理制定档案管理模式,确保企业档案管理的有效性.

参考文献：

[1]王明丽.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].信息化建设,2016,(04):27.

[2]王笛.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案管理,2015,(04):21-22.

[3]张怡静.智慧城市背景下的档案信息化建设研究[J].河南科技,2016(07).

作者简介：高玉娟（1981-）,女,江苏江阴人,本科,档案管理员,主要研究方向：档案.

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