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谈突发事件中医院档案管理服务机制的建立
【摘 要】在日常档案管理工作中,医院经常面对突发事件的处置和救援,在这一过程中如何进行档案收集,完整地记录突发事件的过程,并留存各类档案信息,其现实意义越来越受到重视.本文从应对突发事件角度出发,研究档案管理工作在突发事件过程中如何发挥好服务功能,做好档案收集整理工作,并进行回溯分析,为更好处置突发事件提供相关对策.
【关键词】突发事件；档案管理；服务机制；研究
一、研究背景和意义
突发事件,是指突然发生,造成或者可能造成严重社会危害,需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件.但由于突发事件的突然性、紧迫性、破坏性,处置事件过程中往往注重时效性,把处置效率放在首位,医院档案部门参与度不够,其他部门对档案的保存缺乏关注,导致突发事件过后,有据可查的档案资料很少.
因此,医院需要重视突发事件中档案的服务功能.首先是在突发事件过程中收集处置工作的相关档案资料.其次是整理突发事件的各类图文、影像、数据档案资料.再次是分析档案资料,为防范处置突发事件提供相关的数据、资料和预案支持.
关于突发事件档案服务的研究,许多研究者认为突发事件中的档案应急服务主要体现在两个方面,即突发事件中档案提供服务和档案业务指导.既包括现行性信息,也包括回溯性信息.特别是回溯性信息更能突出档案服务的重要性,档案部门提供的突发事件档案资料对防范处置可以提供决策参考.因此,一些研究者建议开展突发事件档案资源库建设.还有一些学者关注到了突发事件档案管理的激励问题,提出在这一过程中要建立起科学的激励机制,提高档案工作的积极性和效率.
二、突发事件中档案服务的作用
在各类突发事件中,医院扮演着不可或缺的角色,一方面要应对处置突发事件中的医疗救治.另一方面作为人员密集型场所,尤其是大型的医疗机构,也时刻面临着各类突发事件的风险.
突发事件的各类信息是重要的档案记录,档案管理要及时完整地收集好突发事件的资料.作为医院的档案管理人员,各类突发事件包括突发公共卫生事件、治安事件、信息化网络安全事件、消防安全事件等,都需要记录保存事件档案资料,包括人员信息、过程信息、数字数据、实时图片影像、病历以及其他文档资料.医院档案工作人员在做好平时档案管理的同时,也要注重在面对突发事件时,把突发事件的各类档案收集整理归档,充分发挥档案服务的作用.
突发事件档案管理的另一个作用是提供回溯分析,为防范应对突发事件提供决策参考.在突发事件状态下,为突发事件处置提供档案服务,既是医院档案部门的工作职责,也是档案部门参与突发事件处置的一种重要方式.开展突发事件档案服务,通过掌握与突发事件相关的各种档案信息,包括各种现行档案信息、回溯档案信息,可以为其他部门提供档案信息支持.通过对已有档案资料进行分析、编辑、整理,可以为有效地应对同类突发事件.
三、突发事件中医院档案服务模式的建立
（一）档案服务基本制度的建立.在处置突发事件过程中,开展好突发事件档案管理工作,要建立一套完整的突发事件档案管理制度和方法.主要包括突发事件档案管理应急响应机构,响应机构的人员职责,突发事件档案收集范围,突发事件档案的相关培训等.制度体系的建立是完成突发事件档案收集编纂工作的保障,可以确保在突发事件发生后,能够准确及时地收集突发事件的档案信息,提供所需档案资料.
（二）突发事件档案管理组织体系的建立.突发事件的医院档案管理要充分体现时效性,要实行特殊情况特殊处置的原则,简化档案的管理流程和工作程序,既要实现档案管理的简单实用、方便快捷,又要使档案管理的各个环节切实可行.主要是根据突发事件档案管理制度,建立突发事件档案管理的组织领导机制、监督检查机制,制定档案管理的组织领导形式和工作预案,确立详细的响应级别和参与人员,明确各岗位人员工作分工.
（三）突发事件档案管理工作流程的建立.建立并完善突发事件档案管理的工作流程,包括突发事件报告制度、启动档案管理应急响应程序、档案部门与其他部门之间的协作程序、对突发事件档案管理协调调度流程、突发事件回溯信息的整理归档等事项流程.
四、突发事件档案服务的过程与步骤
（一）突发事件档案的收集.突发事件档案的收集要突出时效性,要启动应急响应机制,指定专门人员、专业部门配合档案管理人员进行信息收集,并尽快整理归档.档案收集的内容和形式具有多元化特点,涉及预警、应对、救援、处置、总结的各部门和各个环节,要全面多元地收集突发事件的档案资料,为突发事件应急处置提供真实可靠的档案来源.突发事件档案的收集主要包括以下几个方面：突发事件处置过程中形成的各类档案,包括与突发事件处置工作有关的文字材料、图片影像、电子数据、病历等；突发事件处置工作中的组织分工,制度、职责、流程、预案等；突发事件处置工作中召开的各种会议记录、纪要；印发的所有文件材料及电子文件；突发事件过程中的各类人员救援记录,包括门诊病历、住院病程记录、费用单据等救治资料；突发事件中形成的各种统计数据,突发事件的各类宣传报道,以及其他有保存价值的档案资料.
（二）突发事件档案收集的流程与范式.医院档案部门首先要建立突发事件档案管理的工作流程,并确定工作人员职责,明确与其他部门配合协作机制.其他部门可根据情况建立各自档案收集流程.首先界定各自职责,在突发事件发生时,在各自工作岗位做好相应的记录,包括突发事件的时间、起因、类型、位置、过程、影响、结果等都要记录在案,如当时不能记录的,处置结束后要补录备查；档案部门要对突发事件的各类记录统一范式,避免各部门记录形式、内容不一致,确保档案整理归档具备统一的流程和规范.
（三）突发事件档案信息的回溯分析.对突发事件档案信息进行整理后,要做好回溯分析,档案管理部门会同相关部门,借助档案进行突发事件进行分析,并提出整改与决策建议.这样的作用在于,通过对每起突发事件进行分析整改,可以为后续的事件提供预警、参考作用.回溯分析要集合各部门对突发事件中的起因、薄弱环节进行讨论研究,从人员队伍、响应流程、处置过程等进行详细和有侧重的分析,找出原因,并提出有效的整改措施,堵塞突发事件的漏洞,建立起有针对性的处置预案,防备突发事件再次发生时,能得到有效响应和处置,把损失降到最低.
五、突发事件档案管理服务的持续改进
（一）注重常态化风险分析.在对各类突发事件档案资料收集基础上,要着眼于建立常态长效机制.档案管理人员在日常工作中,要注重对各类突发信息的收集,定期汇总各类突发事件的风险因素,并且通过风险矩阵、头脑风暴等现代管理工具,对医院范围内可能发生、可能需要重点防范处置的突发事件进行风险分析,为相关部门提供预警防范信息,做好各类防范处置准备.
（二）强化相关人员培训.一方面需要对档案管理部门强化培训,提高其在突发事件过程中的协调能力和档案指导水平.另一方面需要对参与处置突发事件的其他部门人员,进行档案收集、整理、汇总等基础性档案业务培训,以便发生突发事件后顺利开展相关工作.
（三）建立奖励激励机制.对突发事件中档案收集整理的人员,以及做出突出成绩的人员应当建立奖励机制,突发事件过程中的档案整理归档工作,对档案的时效性、全面性、多样性要求更高,标准更严格.因此,应当对突发事件过程中的档案管理人员建立奖励激励机制,把档案管理人员和其他参加突发事件救援处置的人员一起纳入奖励体系,激发工作热情.
（四）加强档案管理的信息化.医院一方面在加强档案部门信息化管理手段的同时,也要为担负突发事件档案记录工作的其他部门配备信息化工具,比如照相机、DV、计算机终端等,方便在突发事件过程中记录各类不易被记录的信息,并且信息化手段对突发事件的记录较为全面,通过整理可以获得较为完善的突发事件档案资料.
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