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新形势下无纸化办公对传统档案管理的冲击
【摘 要】在电子信息时代,人们的生活方式、工作方式都发生了巨大转变,自动办公系统也给传统档案管理造成了极大的冲击,导致传统档案管理模式已经无法跟上时展趋势.基于此,本文重点探究无纸化办公给传统档案管理带来的新挑战,进而提出相应的解决对策.
【关键词】新形势；无纸化办公；传统档案管理；冲击
当今计算机信息技术发展尤为迅速,同时也给传统档案管理造成了冲击.在现代化档案管理中,信息技术的应用愈加广泛,档案管理工作也进入了新一轮的改革热潮.因此,如何利用无纸化办公来提高档案管理效率是需要重点关注的问题.基于此,本文针对无纸化办公对传统档案管理的影响进行相关探究.
一、无纸化办公的特点
无纸化办公也就是办公自动化（OA系统）.OA系统的出现可以通过信息手段提高办公效率,从而实现自动化办公模式.灵活应用电子文件进行传输、阅览已经成为主流形式,不仅节省了办公经费,减少了人力投入,同时也能够让档案管理工作更加规范,通过OA系统即可实现信息调整和整理,具有极大的适应性.所以,应用OA系统已经成为必然趋势.
二、无纸化办公对传统档案管理造成的冲击
（一）归档工作.传统的档案管理是将纸质信息装订成册归档,并对档案袋进行整理排序.与无纸化办公模式相比,虽然二者归档流程大致相同,但是归档介质却有了质的变化.由于档案管理部门所涉及的档案种类众多,办公自动化生产文件只是日常运营中的一部分,可以直接进行电子归档,但是传统纸质档案需要重新录入,从而实现电子归档.如果单位没有实现信息化档案管理模式,那么在日常工作中所产生的电子档案就无法直接进行电子归档,而是需要打印后再以纸质档案流程进行归档.
（二）电子档案法律效应问题.电子档案是通过计算机生成的档案文件,并存储在硬盘、云端中,可以在网络中进行传递.虽然采用电子档案的形式在查阅中非常方便,但是法律效应却受到了挑战.也就是电子档案的法律效应是否能够和传统档案相同,是否会影响纸质档案的法律效应等.在电子档案中,由于档案信息可以通过格式转换进行修改,因此,电子档案存在一定的不安全因素,从而影响电子档案的法律效应.
（三）档案管理人员问题.无纸化档案对档案管理工作人员提出了更高要求,需要档案管理人员不仅要能够全面掌握纸质档案管理方法,同时也能够掌握电子档案管理形式.在现有体制下,档案管理往往不受上层领导的关注,甚至沦为可有可无,从而导致档案管理人员老龄化、知识匮乏、培训力度不足的问题.因此对管理人员提出了新的挑战.
（四）管理制度和工作方法.在无纸化办公模式下,纸质载体变得越来越少,旧管理制度和工作方法的约束力和适应性大大降低.如果依然采用传统管理方法和工作方法,不仅无法利用自动办公系统的优越性,甚至会增加工作量,从而在档案管理之中出现更多的问题,影响档案管理水平.
三、传统档案管理应对无纸化办公冲击的方法
（一）加强人才培养和引进.面对无纸化办公给档案管理带来的新问题,需要组建一支高素质、高技术的档案管理队伍,这也是加强现代化档案管理水平的关键因素.要求企事业单位可以培养一批专业化、年轻化的管理队伍,同时要加强专业人才的引进和吸收,对原有的档案管理人员开展计算机、细致度的培训,从而更加适应现代化档案管理工作内容.如果需要将大量的纸质档案信息传输到网络平台中,可以采购文字扫描仪,这样即可通过扫描仪输入文档信息,减少管理人员的工作量,同时也能够降低输入错误等问题.
（二）对传统档案管理制度进行调整.传统档案管理制度以纸质档案作为载体,但已经不适应现代化无纸档案管理模式,这就需要对传统管理制度进行调整、改革,从收集、鉴定、利用等多个环节入手,结合国家提出的标准与规定,构建一套更加科学、规范、兼容性强的管理制度.并且在企事业单位层面上,需要强化电子档案的收集工作,将归档、整理、分类、利用等环节纳入工作岗位当中,从而让电子档案处理和保存变得更加规范、标准.
（三）“双档”并存管理模式.由于纸质档案更具法律效率和直观性,作为一种原始凭证,是保证电子档案法律效应的重要内容.电子档案具备高效、便捷等优点,能够有效提高档案信息的利用率.因此,为了能够全面提高档案管理效率、发挥档案价值,需要进行“双档”管理模式,也就是在加强纸质档案管理的基础上,利用OA系统加强电子档案管理质量,提高档案信息的共享性,从而实现档案管理改革.这样即可实现纸质档案存根,发挥电子档案法律效益；电子档案加强流通、传递,发挥档案信息价值的目的.
（四）配备电子档案保管设施.完善电子档案保管设施,并对电子档案进行加密处理.针对电子档案在网络传输中容易被盗、篡改等问题,可以通过数字水印、数字签名、数字加密技术保护电子档案信息,保证电子档案归档的法律效应性.再者,要对纸质档案进行高质量保管,要求配备档案存储柜,将档案竖立存放、减少挤压、远离磁场和热源、隔离有害气体、保持适应温度和湿度,这样才能够保证档案的完整性和安全性.
四、结束语
综上所述,在新形势下,无纸化办公已经成为了必然趋势,对传统纸质档案管理造成了巨大冲击.因此,需要事业单位加强电子档案的关注力度,通过“双档”结合的形式,加强电子档案法律效应,提高档案信息的利用率,这样才能够发挥档案管理工作的价值.
【参考文献】
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档案管理论文范文结:
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1、档案管理论文
6、医学教育管理杂志