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大数据思维下高校档案微编研策略
现在“互联网+”兴起,各个领域数据不断向外扩展,各个纬度的数据从点和线渐渐扩展交叉连成了网,数据之间的关联性极大地增强,在这样的条件下,出现了大数据.档案作为大数据的组成部分,它的内涵概念属于数据的范畴,所以在大数据的影响下它的理念需求等各方面悄然发生了改变.面对这样的形势,对高校信息服务的档案编研工作者来说,高校档案如何利用新平台、新方式开展编研活动,提高档案数据利用率,服务师生、高校、社会,从而促进档案价值实现是我们亟须探索的重要方向.
一、大数据思维和微编研
大数据的特征包括信息量大、多维度、及时陛等几个方面的特征.它指的不仅仅是巨大的信息量,更代表了现在思维的一种方式,建立其帮助消除不确定性,根据关联性找到想要答案的思维方式.而在档案海量的数据中开展编研正是在实践这样一种方式.微编研更是其中一种个性化、精准化的服务手段.笔者认为在“微平台”（移动终端）为主要媒介下,直接提供高效精准、有个性化、不同层次功能的“微内容”是微编研的中心思想.它是在整合分析大数据信息的基础上建立定向编研项目,以精细化、个性化方式在微平台上开展编研的一种活动.由于高校档案数据中文化、科研、历史以及学籍个人裆案都是对社会利用率很高的一部分,针对这些大数据开展整合分析,确定精细化推送编研内容,可以扩大档案文化的宣传,重塑档案编研的地位和功能.
二、传统档案编研成果及模式分析
传统的高校档案编研经过几十年的沉淀发展,取得了很大的成绩,对学校、社会发展作出了重要的贡献.目前,高校档案编研成果内容主要有以下几种类型.
(一)以史记类为主
比如《武汉大学校史1893-1993》《武铁运校1956-1996》《武汉交通职业学校年鉴》等,校史、年鉴这样的编研几乎每一类都是随着学校校庆活动的开展编撰.因此,档案编研很大程度上推动了高校的发展.
(二)选择特色项目编纂
这类编研成果在很多高校还没有实现,主要集中在办学年代久、文化底蕴强、专业性强的高校.比如《岁月如歌：中南财经政法大学校友回忆录》《武汉大学西迁乐山七十周年纪念文集》《同济生活六十年》等,这些编研成果具有校园文化宣传功能,同时提供了大量的素材给师生、社会进行爱国教育.
(三)资料汇编
比如,《交通大学校史资料选编》《名人名师武汉大学演讲录》《清华大学历任校长演讲精选》等这些资料汇编对学校发展时期的各个阶段管理、办学进行了梳理归纳.还有一部分属于内部查阅汇编,比如各校的新生录取大表汇编、学校工作管理制度汇编等.这些汇编为提升档案服务水平、提高学校内部管理质量提供了更多的参考文献和决策信息. 从编研质量来看,每个地区、每个学校发展水平不一样,编研成果也存在一定的差异性.比如本科院校相比高职院校编研成果数量和质量整体上要高,而在地域上经济发达地区高校又比其他地方高校好.但是随着时代、社会的发展,总的来说,整个高校编研的水平趋向越来越好.
三、微编研与传统编研的区别与联系
大数据由于它自身的特点,使其从收集开始,到存储处理,再到应用,都与过去的数据有很大的不同,而作为媒介的微平台,就是网络环境中新的信息传播与服务平台,现在随着用户交流习惯的改变,微编研优势不言而喻,与传统编研既有联系又有区别.
从整体上讲,微编研的方式比传统编研具有较为明显的优势.我们从表中看到从服务对象、出版媒介、编研成果都有一些区别,具体表现为服务对象从传统的内部单位和社会到个性化群体、个人的转变,这一现象更加倾向于时代个性化服务,范围也更加广泛,对象更加细化；而传播的媒介从原来的纸质扩大到现在的无线电子设备,这些媒介拓宽了编研传播渠道,提高了档案编研服务功能,使信息传播更加广泛,同时以这种方式能挖掘出更多的潜在档案用户群体,而编研成果也由传统的年鉴、校史、汇编指南等延伸出碎片化的档案信息编研内容.这种编研方式打破了时间、地域的限制,突破了信息传播单向的局限性,及时快速地将档案信息资源为每个用户服务,为档案信息短时间内向最多人传播成为可能；同时也很好地解决了传统档案编研的滞后缺陷.凭借微传播的灵活性、广泛的参与性、实时的互动性成为高校获取资讯的重要途径乏一,改变了高校档案编研宣传的方向,快速提高了档案信息服务的效率.
四、大数据思维下高校档案微编研存在的问题
微编研的背后是大数据思维的体现,也是适应现在人们生活快节奏的一种方式.而在大数据影响下,整个高校档案编研工作正不由自主地朝着手段现代化、编研内容深层次化、编研对象社会化、传播方式多样化的方向发展.这是一个必然的趋势,各地档案馆（室）微编研工作已率先迈出了前进的步伐,并取得了一定的效果.目前,各个省档案局开始出现微信公众号,比如,湖北省档案局的微信公众号“读档”,图文并茂,内容丰富多彩,定期向读者推荐档案信息,包括湖北省方方面面的内容,可以说是了解湖北的“百科全书”.还有微信公众号“江苏档案”在界面中就有专门的一栏“微传播”,其中的微编研又包括“悦档”“人物”“档案穿越”“共享记忆”这四大类.这四大类都紧贴时代的气息.相比之下,在高校里的微编研却比较少见,也停留在表层.
编研作为反映高校乃至时代的剪影,有其独特的性质和技术,将它融合到“互联网+”过程中,肯定会遇到各种问题,做好大数据下的微编研建设并不是一朝一夕能成功的事情.对可能出现的问题主要表现在以下几个方面.
(一)技术支持难以保障
太数据下的微编研是建立在“互联网+”基础上的一项创新活动,大数据的处理在一定程度上反映出了智能化的发展,即快速获取和分析信息的能力,而这些能力的实现离不开各项新技术的支持.
(二)信息安全隐患问题
大数据给人们带来了极大的便利,但同时不可避免地存在安全隐患问题.比如,个人隐私泄漏、保密档案的信息资源泄漏等问题,而高校档案很多涉及个人数据,比如学籍档案、科研档案等,这些档案一旦泄漏价值无法估量,同时高校档案是不可再生资源,如何避免在编研时被篡改或是被攻击,需要我们懂得更多相关的网络法律法规.
(三)高校档案数据相对单一
高校档案数据相对其他档案馆馆藏的各类数据,更多的是学生、科研、文化交流、历史档案数据,这些数据不管在内容上还是编研的技术上比较单一,从而无法很快像地方档案编研成果呈现出多姿多彩的特点吸引大众.
(四)资金、人员投入不足
大数据分析、挖掘数据需要借助新技术,这些内容比传统的编研要求更多知识和资金.高校档案相对地方档案在人员、财力上投入有限,无法得到完备的设施、人员去进行这项工作,从而给微编研的开展带来了困难.
(五)数据资源零散
大数据有一个很大的特点,数据资源零散破碎同时量很大,而且许多裆案资源都分散存放着.如何将这些碎片有效地加以整合利用以实现档案编研的价值,需要编研工作者有很高的洞察力与创新力.
五、大数据思维下高校档案微编研策略研究
《高等学校档案管理办法》（第27号令）中有对高校档案“编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源”的规定.对现在数据的掌控、分析和运用的能力是决定档案编研工作成败的关键.高校档案要抓住时代的契机,深层次、多载体发展编研工作,满足不同用户的多层次需求.促进高校编研既有“大编研”也有“微编研”,档案工作者应在这样的情况下树立敏感意识,加强对编研的研究.分析策略具体途径包括以下几个方面：
(一)加强大数据思维下高校档案微编研内容建设
1．构建个性化需求导向的档案编研体系.编研者应从需求出发,积极编研满足不同层次用户的作品,即满足个性化、精准化、丰富化等方面要求的作品.比如,有很多读者希望在休闲娱乐时从编研成果中获取有趣味性并图文并茂的作品,例如,“读档”中“乡音乡情”,而有的用户特别是老年人,更关注回忆历史,比如“档案记忆”.另一部分用户可能更加看重对自身有用的知识和经验.所以在前期时要做好需求分析,针对不同的用户开发不同的编研项目来满足大家的要求.
2．挖掘高校特色文化,开发精品成果.每个学校都有自己特有的办学模式和文化底蕴,而作为长期保存学校数据的档案馆（室）中就有这些反映特色学校的档案数据.档案部门将反映学校与时代结合的著名人物、学科发展、独特文化教育信息等进行深层次开发,为校园文化建设与科学研究提供参考,有助于人们进一步了解学校、了解时代人文风情.
3．形成良好的微编研反馈体系.评估反馈体系应贯穿整个编研过程.从前期的准备、选题到选择数据材料,到最后完成,要全程介入,保证编研成果的完整性与准确性.在构思时要预防后期很多问题的发生.有的微编研内容比较短小,信息量不大,但是若经过一段或是一个类目的积累,后期发现了问题,产生了滞后性,也是对资源的一种浪费.我们通过反馈的信息及时进行调整可以为其他档案编研提供参考.
(二)加大高校档案大数据技术支持
投入的技术不仅涉及信息软件的购买、运用,还包括了对档案数据数字化加工及数字化档案的收集与整理.只有完备的数字化数据才能开展编研工作,大数据的特点就是数据量巨大,构建完备的档案原文数据库和多媒体数据库是开展编研的基础.同时,在网络环境下,各类信息技术都是档案必不可少的内容.比如全文检索技术、数掘库技术等,信息安全网络技术支持、档案软件信息分析技术等这些都是档案工作人员必备的知识点.
(三)改变大数据思维下高校档案微编研方式
1．加强联合编研.微编研是当下时代的要求,也是思维的改变,改变了传统编研中各自开展的局面.在大数据时代,信息公开、公平、共享的传播,各高校间联系得更加紧密,很多学校签署信息共享协议.在这样的条件下,可以跟踪时事热点,有针对地选择合适的主题进行网络联合编研,比如,同一行业性质的学校,如,铁路教育学校类,从西南交通大学、武汉铁路职业技术学院、郑州铁路职业技术学院等可以进行联合编研,进行整个铁路教育编研的专题项目.另外,同一地域下的高校,比如武汉大学、华中科技大学、中南民族大学等进行地域上的编研.又比如针对知名高校的办校史,武汉大学、华中科技大学、华中师范大学、中国地质大学、华中农业大学、中南财经政法大学等可以进行联合编史等.联合编研在现在大数据时代是一种趋势,它能更好地整合各高校之间的优势进行互补,解决各自学校档案馆藏数据单一的问题.
2．及时陕速利用微终端宣传微编研成果.虽然传统的编研取得了很大的成果,但出版的作品很多时候都是搁置,甚至无人问津.很大程度上主要是困为以纸质为媒介的编研成果无法快速、跨地域传播,但大数据因为时代信息传播的速度越来越快,积极利用数据技术与网络技术,探索新编研模式,提高编研效率,包括游戏、问答、图画等微内容都可以在微平台上实现编研.这些方式能加快编研成果的传播,也更能引起读者的共鸣.
总而言之,大数据下的档案编研是一个创新性很强、实践性很高的项目.好的编研项目有很好的宣传文化教育功能,而只有做得好,得到全校、全社会的认可,学校才会更加重视,这是一个相辅相成良性循环的过程.大数据的发展为档案编研带来了机遇和挑战.作为档案工作者只有不断学习深入挖掘信息资源,提高编研价值,才能使档案编研工作得到长足的发展.
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