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电子校务推动高校档案管理

【摘要】随着全球信息化进程的不断加快,信息技术逐渐被应用于社会的各个行业之中,而高校的档案管理也在这种大环境中逐渐改革,逐渐实现现代化建设.在这个时候,电子校务在高校档案管理中得到了大力的推广和应用,这给高校的档案管理带来了机遇和挑战,而本文在电子校务档案管理所面临的问题基础上探究高校档案管理的创新途径.

【关键词】电子校务；档案管理；高校；创新

电子校务是电子政务的一种具体应用,它主要通过网络平台将高校的各种教学事物以及各种教学资源进行整合,能够有效对学校各种资源进行配置,能够有效提升教学管理的质量,在一定程度上有利于学生的学习、有利于教师的教学.同时电子校务也是高校档案管理现代化建设中的一个重要手段,能够使学生和教师及时关注到各种教学信息以及就业信息,有利于学生的创业和就业.

一、电子校务背景下档案管理存在的问题

我国的高校档案管理在逐渐改革,电子校务的发展已经取得了不错的成果,但是在这样的情况下,档案管理还存在着很多的问题,将这些问题进行全面的认识才有利于高校档案管理的创新,具体表现在以下几个方面：

（一）档案管理的信息没有得到充分的共享.就目前高校的现状而言,高校随着国家经济实力的提高逐渐扩大招生,使得高校的规模不断变大,在这样的发展形势下,高校的档案管理变得更加重要,学生数量的增多使得对档案资源信息的需求也越来越高,而高校档案管理的信息并没有被充分共享,这样就使得高校电子校务档案管理没能充分发挥它应有的优势,阻碍了高校档案管理的发展.

（二）档案管理信息化没有跟上电子校务发展的节奏.当下,高校想充分发挥电子校务的功能,更好地实现电子校务的发展、实现校务信息的公开,但是档案管理的水平还跟不上电子校务的发展需要,这就严重制约了高校电子校务的发展以及档案管理的发展.

（三）档案管理还存在很大的安全问题.高校电子校务的发展在很大程度上促进了档案管理中信息资源的共享,也有效提升了档案管理的工作效率.但是在这个过程中,档案管理存在着很大的安全问题,导致一些机密档案出现泄露的情况,可能会为高校带来无法估量的严重后果.

二、高校档案管理创新的思路

针对以上叙述到的档案管理的问题,本文对档案管理的创新思路进行浅显的探讨.

（一）加强档案管理中信息资源的共享.高校的档案管理系统并不仅仅是一个大系统,它是由很多个子系统组成的,它的数据是由很多的、不同类别的数据构成的,所以要想更好地实现高校的档案管理,就必须加强各个子系统或者各个职能部门之间的信息资源共享,实现各个部门之间的相互沟通,最重要的一点就是实现电子校务与档案管理的有效衔接,他们之间不能出现纰漏.而要想实现信息资源的共享,就必须要制定一套完整的信息共享的方案和措施,这样才能有效保证信息资源共享有目标和方向.

（二）加快档案管理信息化建设的步伐.档案管理信息化没有跟上电子校务发展的节奏,严重制约了高校电子校务以及档案管理的发展,所以要实现高校档案管理的创新就必须加快档案管理信息化的建设步伐,这样才能充分保证档案管理的数字化和信息化发展,而要实现档案管理的信息化,就必须要对档案管理的资源进行丰富和收集,这样有利于档案管理结构的深化.

（三）要充分保证档案管理的安全.在高校档案管理创新和发展的过程中,必须要保证档案管理的安全,这里指的是那些不适合公开的资源的安全性,适合公开和共享的资源还是应该更好地共享,但是对于这种私密文件或资料应该对其进行安全防护,保证其不被泄露和被偷取.而档案管理的安全性要从两个方面进行保障：首先,要从技术方面进行保障,将档案管理中的技术不利因素进行针对性解决.一般窃取资料都是从技术层面中的漏洞作为突破口,那么档案管理中应该将在技术层面实现档案管理系统的完善,尽量不留下漏洞,不给可乘之机.其次,要构建严格的档案管理制度,避免工作人员不小心将露出去,或者资料被工作人员顺走.加强管理制度过后,就能够在很大程度上避免档案资料的泄露和遗失.

（四）在档案管理的前后进行管理.高校的档案一般有三个环节,分别是档案的形成、档案的保存和分类、档案的销毁.在这里,除了在档案的管理过程之外,还可以在档案的形成和档案的销毁两个过程中实现对档案的管理.首先,在档案形成前,档案管理部门可以从高校的各个部门调集材料,直接生成一手的、可靠的、真实的、完成的档案资料,保证档案管理过程中资料的准确性.其次,在档案的销毁过程中,档案管理人员要亲自监督每一个环节,不能漏掉一丝一毫,以防出现档案资料被掉包、被偷换、被窃取的现象发生,保证对每一份档案资料的去向清楚.

三、结束语

随着高校的教学规模逐渐变大,高校的师生数量在一定程度上都得到了增加,这对高校的档案管理提出了更高的要求,电子校务能够有效帮助高校进行档案管理,但同时在电子校务的背景下,档案管理还存在许多问题,本文对电子校务下高校档案管理的创新进行了思考.

【参考文献】

[1]徐秀娟.电子校务视角下的高校档案管理工作创新对策探析[J].城建档案,2016(9):69-70.

[2]王芸,吴志强.电子校务环境下文件归档系统设计与实现[J].科技广场,2016(2):43-46.

[3]屈明英,张良箫.院校电子文件归档管理工作中存在问题及对策[J].辽宁学院学报,2017,19 (1):124-128.

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