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IT外包人员宿舍成本管控实务

摘要：信息通信产业发展突飞猛进,面对复杂的商业竞争环境,强有力的人才储备战略则是保障公司持续发展的源动力,而提质降本增效也是所有公司不可回避的研究课题.IT人员外包作为信息通信企业的主要用工形式之一,也是公司人力成本的重要构成部分.通过对IT外包人员差旅成本中的宿舍费用进行分析,梳理管控盲区,优化管控流程,以达到降低宿舍成本的目的.

关键词：IT人员外包宿舍费用管控流程优化

一、IT外包人员宿舍费用概况

随着公司信息通信业务不断扩展,承接项目数量逐渐增多,由于项目施工区域分散、项目周期不一致,所以外包人员工作地点时常变换,为保障能够按时保质完成项目成果交付,公司为员工提供住宿福利.IT外包人员作为信息通信企业人才补充的重要途径之一,也使公司人力成本急速攀升.目前公司对外包人员住宿尚未实行精细化管控,无法有效统计宿舍实际入住情况和记录人员流动住宿数据,使得各部门空缺床位无法及时安排人员住宿,造成成本浪费；另一方面由于员工之间不断轮岗,在宿舍租用流程上存在盲点,会出现网费补交、项目月初完工但宿舍仍在整月续租等非必要的成本浪费.

二、宿舍费用管控流程优化

住宿费用包含房租、网费（座机、电视、网络）、生活用品以及有益于改善宿舍环境、提高员工归属感的相关费用支出.由于信息通信类项目施地点众多,IT外包人员需经常出差,短期出差可以入住经济连锁酒店,一旦涉及成员较多、工期较长的多个不同项目,显然租用房屋比经济连锁酒店的成本要低很多.经过笔者调研发现,公司为员工租用宿舍可以从以下几方面进行降本管控：

1.租房询价

公司专责可以在链家、我爱我家和58同城等租房中介平台定期获取不同城市同一区域的阶段性房屋出租及销售专员,以便为公司已租及新租宿舍提供参考.租房前可以从三个方面进行着手：

（1）区域比价.通过多家租房中介平台数据可以获得同一区域相近房屋的优先排序,便于租房谈判时提供依据支撑,且有2个以上备选租房方案；

（2）协议费用.因公司员工常年出差需要不定期租房,可根据往年的宿舍费用总额与中介平台商谈,达成逐步降低的阶梯模式或费用折扣的模式；

（3）首租费用.首次租用房屋的服务费一般是多收一个月房租,公司专责可与房屋中介平台高级经理沟通,可享受一定优惠折扣,以达到降成本目的.

2.租房过程管控

（1）建立房东群通讯录.公司承建项目数量逐年增多、项目区域分布较广、项目合作周期不一致,所以项目组成员会因项目周期而变换宿舍.2017年各地房租成本不断上涨,由于房租采取员工垫付-公司付款给房东-房东再将房款付员工的形式,在员工住宿交接过程中会存在虚抬房租的现象,导致住宿成本提高.建立房东通讯录,公司专责可以定期随机拨打电话询问房东房价,并与中介提供的报价相比对,此种现象可以有效控制.

（2）床位信息实时更新.宿舍是公司给员工提供的福利,也是公司承担的成本.通过现场调研,发现宿舍存有空缺床位时有发生：一方面由于近期部门有相关人员要到宿舍住宿,所以暂时床位闲置；一方面因员工个人对独立空间的诉求,导致部分项目组人员离宿后,床位闲置却不能有效反馈至公司专责.从公司层面制定宿舍管理办法,员工住宿统筹调配,规定各部门不允许隐瞒空缺床位,员工离宿需各部门主动提交离宿信息至公司专责.

（3）生活用品定期发放.公司采取房租预算支付制,由于日常生活中会有水电费、网费、被褥等相关生活开支费用,所以需要将此部分费用包含在房租预算中,如此一来每个月尚有多余费用,但公司尚未统计此部分费用,造成资金流失.从公司层面制定宿舍管理办法,水电费及网费采取按月时报实销机制,洗漱用品采取统一公司商城预定,定期按宿邮寄发送机制,被褥等床上用品可在驻场前后3天内在公司商城预申请,公司购置后邮寄至宿舍.

3.退宿流程管控

（1）网络费用结算事项.一般情况下宿舍使用的网络都是与网络运营商签订较长时间的合同协议,期间无论你是否发生网络使用,都会产生套餐费用.员工在住宿交接过程中,容易忽略网络费用（座机、电视、网络）潜存的问题,以至于在不知情的情况下网络费用被直接扣除.例如网络运营商会采用首月免费或隔月结算费用等促销方式,在未来退宿时被要求补齐首月费用才能销户.所以即使不使用网络,也一定要注意网络费用.

（2）月初退宿注意事项.项目周期有长有短,部分项目工期恰好隔月月初完工,项目组成员也会在项目月初完工后退宿.由于宿舍费用是提前预付,如遇到隔月月初完工的项目,需提前告知房东退宿相关事宜,避免扣除整月房租；座机费用、电视费用和网络费用会在每个月的第一天全部扣除,为避免此类资金浪费,建议在上月末时办理停网停机,采用移动热点WiFi来替代；另外还需要根据房屋住宿合同及时做好住宿押金退还工作.

（3）其他注意事项.如在员工住宿期间,房间内有物品损坏或被盗的,员工需在交接住宿的当天进行房屋清单确认,以免发生额外的赔偿金.

三、小结

信息通信公司中IT外包员工住宿成本是不可忽略的成本,公司需采取统筹管控、优化住宿流程等方式实现降本目的.本文是笔者团队共同深入一线调研的总结,希望对尚在探索或准备制定员工住宿机制的公司提供一些参考.

作者简介

第一作者：张成龙,男,山西闻喜人,天津商业大学会计硕士,研究方向：项目成本管控,工作单位：天津市普迅电力信息技术有限公司.

第二作者：柴瑞,男,山西闻喜人,中国政法大学本科,工作单位：闻喜县财政局.

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