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档案的保密工作
【摘 要】保密工作在档案管理中至关重要,是档案管理的重要基础工作,在档案管理中应从以下几个方面做好保密工作：一是建立完善档案保密制度；二是加强档案保管过程中的保密工作；三是正确处理好档案保密与利用的关系；四是确保涉密电子档案的安全；五是提高档案管理人员的素质.
【关键词】浅析；档案；保密工作
保密工作在档案管理中至关重要,是档案管理的重要基础工作,档案秘密的泄露会严重损害国家及单位的利益,对于如何做好档案的保密工作,本人浅谈几点意见.
一、建立完善的档案保密制度
档案是国家的宝贵财富,档案的管理工作内容繁杂,工作量大,这需要各档案部门贯彻执行《档案法》和《保密法》,建立完善的档案保密制度,使档案部门和工作人员在档案的日常管理中树立保密观念,遵守保密制度,履行保密手续,严格遵守保密原则,确保档案的安全；同时各档案部门要加强档案保密制度的宣贯工作,要广泛宣传、提高认识,档案保密制度要悬挂在查阅室的显要位置,在严格执行制度上下功夫使管理人员和利用者共同保守档案机密,能够对各类档案按规定的范围进行查、借阅,并严格履行手续,杜绝档案在管理和利用过程中出现失密、泄密问题.
二、加强档案保管过程中的保密工作
一是档案保密的重点是档案的库房管理.从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是有一些不具备条件的单位,往往将库房设在单位办公楼内.从档案保密的角度来看,不是任何一间办公室都可以用作库房的,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃.还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开.档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内.档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障.二是绝密档案是档案保密工作的核心.绝密档案管理关系到党和国家的安全,关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败.因此,为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案.绝密档案应与非绝密档案分别保管.要设保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全.绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅.绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题应及时查明原因,进行补救.三是做好档案的保管期限与保密期限的区分工作.正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限.而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内受国家有关保密法律、法规的保护产生法律效力的时限.对有保密期限的档案,在授权机关做出解密前,其他单位应当对其采取有效的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供.各档案部门对其所保管的注有密级的档案,也要定期解密,否则影响了档案的开放利用.秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理.向社会各界开放的档案必须是到了一定时限的档案,要开放必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围.
三、正确处理好档案保密与利用的关系
档案员在档案管理中十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象.由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来.以上情况表明档案部门应改变传统的管理观念,在做好保密工作的同时提高档案的利用率.同时利用必须是在保密基础上的利用,是有时间、地点、范围限制的利用,无限制地利用会给党和国家的安全和利益造成危害.因此对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇.要严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用.在档案的利用中要加强监督工作,要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定.将档案监督工作做好,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全.根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,既便于执行又做到有章可循.做到勤观察动态,置每个利用者于视觉之中；勤分析利用者的情况和利用效果；勤检查被利用的案卷；勤督促利用登记制度的落实.要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明.对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失.确保不失密、不泄密及文件的完好无损.
四、确保涉密电子档案的安全
随着社会信息化技术的不断发展,我国的档案管理模式已由传统的纸质型档案发展为利用电子信息技术为主的电子信息档案系统.电子档案保密工作与传统型档案保密工作相比,有其特殊之处,电子档案由于采取数码技术进行压缩,存储介质占用空间小,对存放场地要求相对低.由于电子信息档案传输速度较快,资料上传、下载、传输管理过程便捷,虽方便用户使用,但电子涉密类档案一旦泄密,其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害,其损失难以在短时间内弥补.这需要档案管理工作者给予高度重视和进行认真研究.做好电子信息涉密档案保密工作,总的原则应该是在充分利用电子信息技术的优势下,结合传统档案管理工作的经验,取长补短,努力克服问题和不足.要在传统管理制度的基础上,结合电子信息档案的特点制定更加完善的电子档案管理制度.既要充分保证涉密电子档案储存介质的安全又要便于电子档案的利用.电子档案载体材料受外界因素影响很大,往往会因为保存环境不善造成损坏,而且电子档案载体的有些损坏不易被发现,只能由设备来检验.因此在制作过程中,应该制定检测和检查机制,及时恢复.电子档案是存储在磁、光介质上,因此对于保存环境的要求更为严格.要做好对电子档案的防护,保证硬件安全.另一方面要及时做好相应备份,防止电子储存介质发生故障后丢失重要资料.同时要保证电子档案管理系统的安全运行,还必须遵照国际、国内的防范标准和规范,通过系统的技术防御措施和非技术防御措施,制定出合理的网络安全体系结构,建立安全保障体系,为电子档案管理系统提供一个安全环境.利用电子信息技术进行涉密档案管理是一个十分复杂的系统性工程,需要在今后的工作中加强对档案管理人员的电子信息管理技术专业培训.
五、提高档案管理人员的素质
档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点.他们对档案的安全负有直接责任,因此,档案保密工作好与坏,档案管理人员的素质是个关键.但是在我国各个单位从事档案管理工作的人员中,有的人员是的,有的未经过专业培训,未取得岗位资格证书就在档案管理岗位上工作,这都将影响档案的保密工作.因此要提高档案管理人员的素质：一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业.二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规.三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律.此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,能独立处理利用中出现的一般问题.总之,档案管理人员要具有较强的责任心,事业心,扎实的专业知识和高度的保密意识,防止档案秘密的泄露.把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务.
保密工作论文范文结:
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