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大数据时代科研档案工作面临的问题和

文/中南大学档案馆杨健康周新宏

【摘要】为了推进大数据时代背景下我国科研档案的管理,在分析了大数据时代科研档案工作特点的基础上,本文提出了大数据背景下科研档案工作亟待解决的几个问题：资金和技术投入问题,资源分散,难以利用的问题和信息安全问题.同时,提出加大资金投入力度,建设专业化人才队伍；完善科研档案制度,实现标准化管理；确保档案信息的保密性；提高科研档案信息的共享性和服务性等建议.

【关键词】大数据时代；科研档案；问题；对策

科研档案,作为众多科技档案的一种,是在基础调研、科研设计与科研项目实施等科研过程中直接形成的应存档的图、文字、影像等文件资料.在科研工作中,科研档案不仅能够提供和分类快速检索原始凭证,各种档案文献资料,确保科研课题的顺利完成,而且还能够为领导决策提供重要的依据.随着科学技术和社会经济的高速发展,信息量急剧增长,近年来,大数据成为业界关注的焦点,并引发科研档案管理的技术发展与变革.在大数据时代到来的新背景下,科研档案管理工作正面临新技术的挑战,同时也是推动科研档案现代化管理的重要契机.因此,思考和研究大数据时代科研档案管理,使科研档案能够适应新的时代背景,从而更好地发挥其在科研工作和科学社会发展过程中的重要作用.

一、大数据时代背景

世界著名咨询公司的负责任人麦肯锡是最早提出“大数据”时代到来的人,麦肯锡曾经说,“数据,已经渗透到每一个行业在和业务职能领域,逐渐成为重要的生产因素；而人们对于海量数据的运用将预示着新一波生产率增长和消费者盈余浪潮的到来.”这一概念被《华尔街日报》,《纽约时报》等专栏封面所引用.大数据主要指超过传统数据库系统处理能力的那些数据,其内涵并不局限于数据规模,还涵盖数据速度以及数据多样性的区别,它具有种类多（Variety）、流量大（Velocity）、容量大（Volume）和价值高（Value）的特征,麦肯锡曾发表研究报告证明,在医疗、零售和制造业,大数据可以每年提高劳动生产率0.5 ～ 1 个百分点,大数据时代对科研事业发展和科技带动下社会生活和经济发展中的作用也日益凸显,更对新背景下科研档案管理工作的开展提出了新的要求.如今,大数据时代背景下科研档案的建设已成为全世界档案界关注的热点问题之一,如：美国出台大数据研发计划,法国投1150万欧元研发大数据市场项目,韩国建开放型大数据中心等,在全国全世界范围内引起日渐广泛的关注和日益深远的社会效应.但总体而言,科研档案工作如何适应大数据时代这一新背景还处于初期摸索阶段,还缺乏系统深入的理论研究和实践经验的积累.因此,分析研究新背景下科研档案工作的问题和应对策略变得十分必要和迫切.

二、大数据时代科研档案工作面临的挑战

（一）科研档案管理和利用模式发生转变.大数据时代不仅改变了传统产业,也改变了对科研档案的传统管理和利用模式.无纸化办公等新时代下海量电子文件的累积使信息由传统保存模式向数字形态转变,传统档案馆向数字电子档案馆转变.在大数据时代背景下,科研档案管理和利用模式将必须有所改变.处理结构数据的传统数据分析方法,如因子分析等,因其难以挖掘出非结构数据中适应新时代的有关信息,而将不再适用于海量非结构性数据的挖掘处理.因此,大数据时代背景下,科研档案管理工作将面临技术上的转变.

（二）科研档案信息从数字化向智能化方向发展.大数据时代背景下,适应新背景的数字资料档案馆将得以建立.海量科研档案数据以数字资源的形式被现代化的技术进行资源整合集成,形成一套完整的在线管理和标准数据服务体系.同时,当科研档案电子化为信息,并经科学管理利用成为规律,便有了知识转变为智能的基础,从而以知识和产品的方式,在线可视化地为人类社会服务.大数据时代背景下,科研档案的管理理念将由传统的“藏”为主要目的转变为以“用”为主要目的,从“ 被动服务”的方式转变为“主动服务”.同时,科研档案管理将从资料管理收藏向科技知识管理的方向转变,科研数据资料之间的联系和数据内在的潜在价值将得以更广泛和更深入地挖掘.

三、大数据背景下科研档案工作亟待解决的问题

目前,大数据时代背景下,科研档案管理工作的探索在进行和积极推动中,但依然存在一些亟待解决的问题.

（一）科研档案信息化建设的资金投入力度还不够.科研档案信息化建设毫无疑问是一项庞大的系统工程.其推动和时间需要较高程度信息化现代化的软件和硬件设施的支持,较规范的信息化标准体系等,这些都需要各方统筹并投入大量的资金.然而,由于传统时代下观念的偏差,对科研档案管理工作数字化、信息化重要性的认识还不够,建设经费虽正逐年在改善,但整体仍达不到建设需求.

（二）科研档案工作者服务理念仍然落后.档案部门服务理念是档案部门价值观的凝结和提炼,它为档案部门的发展指明方向、确定目标.在大数据时代的背景下,传统的物理档案部门已逐渐转变为数字档案馆,其服务理念也在不断发生改变,从传统的收集、保管档案和提供查档的传统服务理念转变为基于数据的服务,以大数据为基础展开五个层次的服务,即档案搜集、数据分析、信息处理、知识服务与智慧服务,围绕这五个理念展开一体化服务.但由于科研档案具有的保密性特征,使得档案部门长期处于封闭状态,科研档案管理工作人员在档案提供利用方式上仍然处于被动状态,这种“重保管、轻利用”的陈旧思想观念导致只有部分科研档案信息的价值得以实现,大部分科研档案信息的价值埋没在档案部门,成为“死档”.另外,由于档案部门工作人员信息开发意识不强,不能深度挖掘科研档案信息资源中所蕴含的海量科研信息,导致科研档案信息资源的价值不能完全实现,不能满足档案用户对科研档案的需求.

（三）科研档案管理人员知识结构还不够完善.大数据时代背景下,科研档案信息资源的开发者不仅仅需要了解科研档案方面的专业知识,也需要了解数据类型与结构、数据的利用与开发,多种数据的融合等计算机专业的知识,但是目前科研档案管理人员了解的知识主要是对传统档案的管理,对计算机技术的了解较少,因此对档案管理信息系统的运用能力不强,只能进行简单的数据录入与删除等工作,难以解决技术上的系统问题和来自网络的危险攻击.计算机专业出身的人才虽然能够解决信息网络系统的问题,但是缺乏对科研档案知识的系统了解,其开发的档案信息资源管理系统难以适应科研档案信息资源开发利用工作的需要.正是由于档案馆工作人员的知识结构不合理,导致不能充分利用档案管理信息系统开发科研档案信息资源的价值,制约着大数据时代下科研档案管理工作的发展.

（四）科研档案信息化资源和反馈机制较分散,难以充分利用.尽管科研档案信息化在逐步发展,各科研院所、单位及部门等大多有其各自信息门户网站和信息管理系统,将累计生成海量的电子资料.但这些资料大多分散于各自所在单位或部门,并未及时集中管理,难以充分利用.且由于部分分散的各个部门对电子资料重视程度不够,一定时长下也将丢失大量珍贵的科研资料,导致严重的资源浪费.另外,长期以来,档案部门不太关注科研档案用户的信息需求,档案科研用户的信息需求也没有及时传达给档案部门,这使得档案部门与档案用户间缺乏有机的联系,导致档案部门开发出来的科研信息不一定是档案用户所需求的信息,造成信息开发与信息利用的不一致,投入与收益不成正比.

（五）科研档案数字信息存在隐患.由于数字信息对计算机硬件和软件设备的依赖,和数据自身的特点及局限性,使得科研档案数字资料档案馆在建立的同时,也留下了数据安全性的隐患.网络与计算机病毒的攻击等破坏因素以及设备故障,工作人员操作失误等因素都使得科研档案数字信息安全问题不容忽视.

四、大数据背景下加强科研档案工作的对策

(一)进一步加大各项投入,夯实好科研档案管理基础.

档案数字化是档案信息化的基础,是大数据时代科研档案信息利用的前提,首先要加强对现有纸质档案的数字化,在数字化过程中,不仅要加强对档案目录的数字化,便于档案用户的信息检索,更重要的是对档案内容的数字化,才能使档案用户远程使用科研档案信息；其次,一方面,需充分认识到科研档案管理的重要性,加大科研档案管理信息化建设的资金投入,加大硬件设施建设,同时,制订好在线管理和标准数据服务体系,与时俱进的优化和升级数据库等软件设施,营造较好的管理环境.另一方面,引进相关人才,加大人才培养力度,提高科研档案管理工作从业人员的职业素质和大数据时代背景下的职业认知,建设一支知识和专业结构合理的专业化队伍.

（二）完善科研档案制度,实现标准化管理.健全和完善科研档案管理制度,为大数据时代背景下科研档案的管理量身制订一套严格但切实可行的规章制度,并阐明具体实施细则,尤其是电子类科研档案,标准化各类科研档案的管理,从而实现科研档案的规范化和科学化管理.同时将科研档案与科研计划、科研课题和科研成果切实有效的进行有机结合协调发展各项管理,从而最大化科研档案在科研工作的重要作用.同时,为弥补基层科研档案丢失的保存不善,尽快补充和丰富科研档案资源,并及时更新和收集整理分类各类科研资料的价值,并从结构上进行优化,实现科研档案数量和质量的双重管理.

（三）确保科研档案信息的保密性.首先,在标准化各类科研档案管理规则的同时,有重点有区分地针对部分涉及机密级重要科研成果的档案,要建立严格的保密制度,严格限制其传播范围,确保其安全性和保密性,维护知识产权.其次,防止在科研档案管理中出现非法传播、盗用等侵权行为,注明各类档案的保密级别和相应的使用范围.但是,另一方面,对于并不涉及重要机密,不侵犯知识产权的科研方案信息,则应最大化的实现网络公开,将此类科研成果传播至相应领域、行业和部门.同时,提高技术水平,并严格定期维护和升级,严格确保数据不受非法泄露和攻击,将科研档案信息安全的威胁降至最低.

（四）提高科研档案信息的共享性和服务性.档案的最终是为了实现资源和信息共享,为了将以知识和观念为意识形态的科研成果转化了直接服务社会的生产力,创造经济效益和社会福利.因此,完善科研档案共享平台,更主动、更开放、更全面地提供合适可共享级别的科研档案信息服务.编制符合科研进程的系列专题资料,完善科研档案查询系统和检索系统,主动提供多角度、多层次、快速准确、全方位的科研档案信息,最大限度地让科研档案服务于各行各业科研工作人员和社会大众.

五、结语

大数据时代为科研档案的收集、整理等管理工作带了新的发展机遇,也让科研档案管理面临新的挑战.新背景下,我国科研档案的管理仍存在一些问题,科研档案的初期管理模式和特点暂时还不能完全适应大数据时代这一快速发展的背景.但是,随着科研档案资源的有效管理和数字信息技术的推进,大数据时代下科研档案管理工作将能更快速、更全面地推动科学的传播和社会的发展.

（基金项目：本文系湖南省档案科研计划课题“基于长株潭一体化视域下高校科研档案资源整合共享策略研究”阶段性成果,2016-H—13）

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