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如何提高机关档案管理工作水平
文/周口职业技术学院 展贤东
【摘 要】档案管理工作对机关的发展能够起到非常重要的作用.而随着当今社会信息化的发展,将机关档案管理推向了一个全新的时代.目前,我国机关的档案管理面对着众多的挑战.本文对机关档案管理的内容、存在的问题等展开讨论,讨论如何将信息化管理应用到档案管理中,并提高档案管理工作的水平.
【关键词】机关；档案管理；工作水平
档案信息作为一种公众资源,它的价值已经被现代社会和人们所认可.随着科学技术的进步,我国电子计算机技术、网络技术以及信息管理技术的发展与应用,将机关档案管理推向了另一个全新的时代.为了适应信息化的潮流,档案管理也开始了信息化建设.为了能够更好地为机关提供服务,要提高机关档案管理的技术水平,全面实现信息化管理.
一、机关档案管理的主要作用
档案管理工作对于机关的发展能够起到非常重要的作用,它可以提供每个人的信息资料,而且不会弄虚作假；它可以为人们提供便利,为需要人才的单位提供可供参考的人才资源信息.
二、机关档案信息管理存在的问题
（一）思想落后.受传统思想的束缚,一些机关的档案信息管理仍很落后,大多都为纸质版,这样做不利之处在于,随着时间的推移,纸的质量会发生变化,上面的内容也会随着时间的推移变得模糊起来,当需要的时候拿出来估计都已经完全作废,根本无法被人们利用.
（二）档案管理模式落后.在当今世界的发展之下,我国机关档案的管理模式也存在落后的现象.主要由于受传统管理模式的影响,使得机关档案管理的模式止步不前.在这样的状况下,不利于档案信息的收集和共享.
（三）技术服务因素.虽然电脑已经普及,数字化时代已经到来,但许多机关档案的管理仍为纸质版,这样既不利于信息的完整保存,又不利于资源的共享.这样会使得档案信息利用率低,导致档案信息止步不前,不能进一步完成优化.
三、机关档案管理信息化建设的主要内容
（一）建立多媒体档案数据库.随着科学技术的发展,计算机的迅速发展,我们应该充分利用计算机的优点,对档案信息的管理建立起多媒体数据库,按照档案的时间、类别、规格、储存等分类别一次性录入电脑.
（二）建立基于Web的服务系统.在机关的档案管理工作中,计算机录用信息已经成为了最主要的服务方式,用户可以根据自己的意志去寻找自己所需要的档案的信息,并且能够轻松找到,并进行浏览和记录.
四、提高机关档案管理工作水平的举措
（一）强化基础设施.以前注重的是硬件设施,但是随着时间的推移与社会的进步,我们越来越重视软件设施,主要包括档案的管理方式、规章制度等等.还有就是要强化管理人员档案管理的工作意识.注重软件设施并不是说硬件设施就不再重视,硬件设施的完善,能够对软件设施的完善提供更好的保障.所以加强硬件设施的建设还是很有必要的.
（二）强化现代信息化技术对档案信息化管理的作用.随着科学技术的发展,现代化信息技术也越来越受到人们的高度重视,而且档案信息的管理工作非常复杂,所以现代化信息技术刚好可以给档案管理带来便捷的管理方式,比如将信息储存在电脑中,什么时候都不会丢,可以随时调用.
（三）大力培养档案信息管理的创新型人才.当今世界,虽然技术的发展很快,为了适应时代的发展,我们必须加强人才的培养.俗话说：技术进步是重点,但是教育是核心,人才才是最关键的,随着全球化的发展,信息化革命也在不停地进行.当前要加强机关档案信息的管理,信息化水平的管理,我们必须培养这方面的创新型人才.以促进我国机关档案信息管理的信息化建设,以提高机关档案管理的工作水平.
（四）加强档案信息管理的安全工作.电子信息的发展固然是好事,但是任何事物都有它的两面性,那么有人就会钻信息的缺点,网络的空隙,这样一来,他们会利用自己的技术,就是通过自己的电脑去别人的隐私,从而使对方的档案信息丢失.所以,我们应加强档案信息管理的安全工作,避免非法人员去.
（五）善于交流,接受新资源,达到资源共享.作为机关档案管理的工作人员,不能凭自己的主观臆断文档的归档价值,一定要结合自己单位的实际情况,创造性地使用归档方法进行归档.并且要多跟有经验的归档人员进行交流,不断接受新信息,扩大视野.编纂各种档案资料,从而达到资源共享.
五、结束语
机关作为人才的聚集平台,而档案管理工作对一个机关的发展能够起到非常重要的作用,它是人才信息的汇集处.随着科学技术的进步,我国电子计算机技术、网络技术以及信息管理技术的发展与应用,将机关档案管理推向了另一个全新的时代.为了适应信息化的潮流,所以档案管理也开始了信息化的建设,为了能够更好地为机关提供服务.如此看来,提高机关档案管理的技术水平是众望所归.
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