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做好林场档案管理工作的
【摘 要】档案管理工作是林场管理工作的一部分,是提高林场工作质量和工作效率的必要条件,是维护林业发展真实面貌的一项重要工作.林场的档案是林业工作的原始记录,是林业发展的真实写照,记载着林场发展史上的优秀成果,对研究制定林业生态发展提供了第一手资料.
【关键词】林场；档案管理
林场承担着植树造林、森林资源管护、林政执法、生态公益林管护等公益性的职能,是林业工作的基石.而林场的档案管理直接服务于这些职能,对森林资源生态建设、林业技术推广、各项重大林业项目工程的有效运行和安全实施有直接的依据,笔者就如何做好林场档案工作,谈几点粗浅的认识.
一、充分认识档案工作的重要性
林场档案是第一手林业资料的记载单位,它所记载的林业档案是原始的,是林业生产活动的真实纪录,而这些资料是上级林业部门难以全面掌握和了解的.因此,林场工作要充分认识档案资料的重要性,林场形成的档案具有多方面的作用,一是对林场森林生态发展提供了资政作用,因为林场的档案真实的记录了林场55年的发展历程,是令人信服的历史资料,它可以为后人了解林场发展历程、研究制定林场发展目标、保护森林资源提供凭证作用.二是对林场起到业务指导作用,因为林场档案记载了55年来在护林防火、林政资源建设、木材采运、植树造林、森林病虫害防治等方面的真实历史记录,为林场在发生森林火灾如何进行有效的扑救、如何预防森林病虫害的发生、如何把有限的森林资源进行最好的利用起到了指导作用.三是具有法律作用,在林场管护的国有林发生林权争议、山林纠纷时提供了有力的法律证据；因此,我们要按照对“历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨,让一切有价值的档案资源向林场综合档案室汇集,在平时的工作中应以林场业务活动中形成的资料为重点,认真收集,归档保存,为林场经济和森林生态发展储备更多的档案资源.
二、建立健全工作责任制,调动档案管理员的积极性
设立专职档案管理员,做到档案工作有专人负责管理,制定林场档案管理规章制度,确定档案管理人员的职责范围,工作制度的建立由林场办公室负责起草,主管领导负责审核,通过建立规章制度规范林场档案工作行为,使林场档案管理工作步入制度化、正规化的轨道,管理人员树立了强烈的责任心,调动了积极性.
三、做好林场文件资料收集整理工作
随着林业生态建设的不断发展,在生态建设发展的过程中,林场是林业工作的最前沿,档案资料的利用价值也越来越高,因此,档案工作者必须具有强烈的事业心和责任心,要把收集资料作为做好档案管理工作的重要环节来抓好,时刻牢记档案资料对林场工作的重要性,林业档案资源如果流失,将会对林场的发展造成重大损失,在档案收集工作中做到“以我为主、应收尽收”.林场档案收集工作中文书档案采取定期收集和随时收集相结合的方法进行收集,收文和发文在年底对照收发文登记表进行收集,会议材料在会议结束后及时进行收集,签订的合同、协议书在平时的工作中随时提醒经办职工要留一份给档案室存档.科技档案、森林资源档案、声像档案采用接收归档与现场收集相结合、集中收集与随时收集相结合的方法进行收集,督促业务部门在工作结束后及时上交材料,发现问题随时到业务部门进行收集,在业务部门的配合下及时把收集到的材料进行整理归档.档案管理人员跟踪每一项林业工程项目的立项、报告、批复、设计、合同等重要资料的收集,收集后及时整理归档,确保档案资料的系统性、完整性和连续性.
四、加强管理,发挥林业档案第一手资料作用
档案是档案工作的具体物质对象和工作基础,保管好档案是档案人员的重要职责,想做好档案保管工作,要注意如下几点：首先,应以必要的物质条件为基础,设立专门档案室,配备金属档案箱柜,有利于防火、防尘,配置防火设备、空调设备,定期更换杀虫剂；制定严格的档案保管制度,如建立档案室管理制度、档案出入管理制度、档案清点交接制度.其次,要做好档案检索工具的编制,档案检索工具是开展提供利用工作的基本手段,是开发档案信息资源的必要条件,是记录、报道和查找档案的工具,所以编制检索工具是进行档案管理、开发利用档案信息资源、开展档案交流的必要手段.林场利用南天档案系统编制检索工具,为查找利用档案提供了便利条件,把电子文件直接进行原文管理,利用时就不用再查看纸质档案,这样既方面了利用,也减少了因调阅纸质档案而被毁坏的风险；充分发挥了档案室的服务功能,即在服务中收集档案,在服务中完善档案,实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变,在档案的利用与服务中体现其价值.
总之,要做好林场档案管理工作,档案管理员必须具有强烈的事业心和责任心,具备一定的专业素质,从思想上和行动上去追求、去创新.目前,随着林业生态建设的不断发展,林场是林业工作的最前沿,档案资料的利用价值也越来越高,林场档案工作者应认清自身的职责与任务,积极主动地开发和提供档案信息,为林业生态建设服务.
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