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关于做好档案管理工作
文/石家庄市交建高速公路建设管理有限公司 赵莹辉
【摘 要】档案管理在企事业单位日常管理中占据基础性的地位,带有较强的综合性,也兼具服务性及参谋性功能.档案管理看似简单,实则需要从管理制度、管理方法、管理人员等多方面统筹兼顾,强化档案管控力度,以达到科学规范管理的目的.本文就如何做好档案管理工作,提几点意见,以资参考.
【关键词】档案管理；数字化；思考
档案管理牵扯到档案文件的收集、储存、保管、电子档案录入、调用等多个环节,对提高企事业单位人事管理水平大有裨益.以往档案管理中,人工化、繁杂化问题较明显,在档案管理的制度流程、方式方法、人员设置上都存在或多或少的问题.基于信息化及网络化发展形势,应积极探寻新时期档案管理新路径.笔者结合档案管理工作实际,对做好档案管理工作提出几点建议.
一、梳理完善档案管理制度
在档案管理的制度法规上,我国形成了以《档案法》为中心,以档案局各项规定为补充的档案管理制度体系,从法律法规上对档案管理工作的重要性予以承认及重视.但具体到企事业单位中,受制于其对档案管理工作重视程度不高等因素,各单位的档案管理仍显表面化、简单化,在档案管理的制度流程环节,有些企事业单位并未就档案管理形成较为全面细致的管理细则,由此带来档案管理的混乱.为此,要先从根本上梳理完善档案管理制度,遵守各项档案规章制度,并据此设置相应的监督及考核实施方案,重视起档案管理工作的地位及作用.在做好以上内容后,还要强化制度的监管职能,开展档案管理各环节的日常监督检查,不使档案管理制度流程流于形式.
二、做好档案管理工作的分解管控
企事业单位档案管理从整体上看具有长期性及连续性的特点,可以细化分解为众多的小环节,从分解结果上看,档案管理涉及档案信息材料的整理收集、存储、分类、编码、应用,各环节流程环环相扣,不可或缺.档案管理中如对以上环节不加全程管控,极有可能带来档案信息的缺失.为此,做好档案管理工作的分解管控就尤显重要.主要通过以下几方面来达成管控效果：首先,对本单位档案信息做好收集及分类,根据档案类型的不同,分门别类地将档案材料加以存放,提高档案信息查找利用的准确率.其次,对档案管理的保存、查阅等环节强化监督,避免档案材料遗失.第三,针对不同类型的档案材料,设定相应的密级,确保重要档案不泄露.四是对档案管理工作人员的职责分工加以明确,让其做好档案的分类、编目索引、归档立卷.通过对档案管理工作加以分解管控,可以全方位地完善档案管理分项工作质量,为档案管理更加准确提供良好保障.
三、借助信息化手段,实行档案的数字化管理
现阶段,信息化技术的涌现,给档案管理带来了新的管理形式,采用数字化管理手段,可以大幅度提高档案管理的效率,同步提高档案信息的利用率.从当前多数企事业单位档案管理现状看,传统的档案管理仍以纸质化档案管理方式为主,这种方式较为单一简单,在档案的提取及利用上有其局限性.针对这一现象,要实行档案的数字化管理,加大档案管理的资金投入,通过架设数字化档案管理软件系统平台,建设档案管理应用系统、网络化管理平台和电子档案数据库,应用数字化档案管理网络的方式,对档案管理的软件及硬件环境加以改善,提高档案管理的数字化水平.通过档案的数字化管理手段,既可以对纸质档案加以转化,获得更长的档案保存期限,也能够对档案进行灵活抓取调用,从而提高档案的综合利用率.
四、加强档案管理人员的职业素养
档案工作人员的素质和业务工作能力直接影响档案管理工作水平.在企事业单位档案管理工作中,应就档案管理事务编制出专门的档案管理岗位及人员,在定岗定编的保障下,提高档案管理工作的效率.在选择档案管理人员时,要优先考察人员的档案管理基本知识,在此基础上,立足信息化及数字化档案管理实际,同步考核档案管理人员的计算机操作及档案管理软件应用能力.在做好岗位的设置及人员的选择后,要顺应新时期档案管理新要求,加大人员岗位专业技能培训力度,通过理论及实操培训,提高档案管理人员整体管理能力.在岗位的管理上,遵循能者上庸者下的原则,不让企事业单位档案管理人员挂虚职,无事务.有条件的企事业单位,可以选择企业间人才交流的方式,让档案管理人员可以互相学习交流,并定期组织档案录入、编码、查询业务技能比武,让档案管理人员在压力及竞争中逐渐提高自身的业务素质.
五、结语
档案管理工作虽然是一项基础性管理工作,但其在企事业日常管理,尤其是人事关系管理上起到关键作用.档案管理要出实效,要在企事业管理人员加强对档案管理工作重要性的认识这一基础上,着重在档案管理的方式方法及档案管理人员的管理能力上下功夫,使档案管理能够实现制度规范的科学化、管理手段的信息化、管理人员的专业化,从而多方位带动档案管理工作效率的提升.
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