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档案管理工作中计算机网络技术的整合运用实践微探
【摘 要】 档案管理工作是工程项目实施的物质基础,只有保证档案信息的安全性与全面性,才能保证相关工作的有序实施.计算机网络技术的整合运用作为提升档案管理工作效率与质量的方法,需要提高对其的重视,以此促进数字化档案管理目标的实现.
【关键词】 档案管理 计算机网络技术 策略
计算机网络技术作为社会发展中不可或缺的一部分,在很多行业中都有引用.传统档案管理工作因为流程繁琐而制约了整体效率,而应用计算机网络技术则可以有效解决这一问题.但是从现阶段计算机网络技术的应用情况来看,并不理想,存在一些问题需要解决.
基于此,在接下来的工作中,管理部门需要提高对计算机网络技术的重视,利用此技术创新档案管理形式,促进档案管理工作的健康发展.
一、档案管理工作中计算机网络技术的整合运用的意义
1.1 有助于优化档案归档工作
计算机网络技术凭借自身优势,受到了工作人员的认可与重用.以档案管理工作为例,利用此技术能够迅速搜索多条档案信息,在提升工作效率的基础上,保证了数据信息的完整性.在计算机网络技术的帮助下,管理人员不仅能在短时间内整理归纳档案信息,而且能够可以自主校队的档案信息.
在实际工作中,利用网络收集相关资源,结合工作所需,整合内部档案资源,并按照各部门的信息需求,将档案资源以电子文档的形式借助网络进行在线传播.从实践效果来看,不仅节省时间与精力,而且保证了档案信息的保密性与安全性.通常情况下,档案归纳形式是第二年初期将上一年的档案信息进行分类与收集.
因此,最新的档案文件大多保存在各部门工作人员手里,而档案室留存的档案依然是陈旧的,时间一长档案信息的实用价值越低,信息资源不对等也就越严重.从当前工作开展情况来看,在档案管理活动中应用计算机网络技术,档案室能第一时间收集到最新的文件资料,全面保障了信息资源的时效性[1].
1.2 有助于实现各部门间的资源共享
借助计算机网络技术,各部门能够自主构建专属于本部的档案管理资料,并与其他部门进行在线资料共享.如：人员档案信息、数据资源等.为了便于工作人员更快查找所需的档案资料,企业方面需要自主构建搜索入口.对比分析计算机网络技术与传统的档案管理技术,前者具备不可比拟的优势.
对档案管理人员而言,计算机网络技术的应用为提取档案、储存档案文件提供了诸多便利,保证数据安全性的基础上,降低了人力资源的消耗,从整体上提升了档案管理工作的开展质量.
二、档案管理工作中计算机网络技术的整合运用实践
2.1 巧用计算机网络技术,实现档案管理自动化
基于信息时展背景,信息网络逐渐成为生产生活中必不可少的一项技术,而绝大多数信息网络需要借助计算机网络技术得以展现.换言之,计算机网络技术的应用促进了各行业管理技术的革新.在档案管理中应用计算机网络技术,能够将海量数据信息在几秒的时间里进行整理与分类,有效提升了工作效率.
此外,利用计算机网络技术还能提升管理人员职业技能与服务意识,打破档案管理工作停滞不前的僵局[2].因此,工作人员需要提高对其的重视,在工作中巧用此技术,围绕档案管理自动化这一目标,积极优化管理工作.
2.2 巧用计算机网络技术,实现信息传送的网络化
传统档案管理工作中,工作人员会借助联机或脱机的搜索途径获取所需的档案资料,此种搜索方式往往会增加管理人员的工作量,而借助计算机网络技术则能有效规避这一问题,减轻管理人员的工作压力.借助网络计划对资料库内所有信息进行智能搜索,既提升了工作效率,又实现了档案信息的在线共享.
在社会发展中每天都会产生大量的数据信息,人们对数据信息的精准性提出了许多新要求.基于此,档案管理人员为了提升服务质量,需要在实际工作中保证档案信息的完整性与准确性,而计算机网络技术的引用则能够满足这一工作需求.
2.3 巧用计算机网络技术,实现档案信息的数字化
当前,档案管理工作中巧用计算机网络技术,能有效实现数字化档案信息管理的工作目标.此种新型管理手段,大多是借助计算机网络技术的交互功能,与用户进行一对一的信息交流,并根据用户的实际需求,提供相应数据信息.将其与传统管理模式进行对比,在不同程度上增加了档案数据资源的利用率,并降低了资金成本[3].从实践效果来看,档案数字化管理不受地域与时间等因素的干扰.此外,档案管理工作人员还需要在实践工作中不断完善管理机制,明确档案信息的安全性标准,对需要进行加密处理的档案信息设定多种密保.
在实际工作中,需要对计算机进行安全认证,定期杀毒排查风险,并针对可能出现的漏洞进行优化,以此保证档案资源的安全性.
三、计算机网络技术在档案管理应用中的发展方向
其一,注重政策法规的设立,保证计算机管理档案工作能有据可循,以此彰显国家法律的效力.之所以对档案数据进行整理、收集、归纳等,根本目的在于为他人提供数据参考.此类档案信息能够被查询并利用的前提是此类资源具备法律性,换言之在遇到问题时能够被作为证据的有效性材料.若是档案不具备法律效力,利用计算机网络技术对其进行管理便失去了原有价值,因此需要积极建设此方面的政策法律.
其二,积极构建档案系统工程,以实现资源共享为发展目标.对于档案管理工作而言,计算机网络技术的应用能够为数据库构建奠定扎实基础.因为在工作中每天都会产生新档案,所以工作人员需要做好文件档案资源的收录工作,并按照一定分类标准对其进行整理.在实际归档过程中,工作人员利用计算机的检测扫描功能对数据资源进行检测,并剔除一些陈旧的数据信息,提高档案信息利用率的基础上,保证数据资源的完整性.有条件的单位则需要购置先进的仪器设备,自主开发档案信息查询系统,促进档案管理智能化发展.如：选购触屏计算机,开放多个服务端口,依据所需点击选项,从而获取档案资源,并将此资源以电子文档的形式分享到个人账户上,借此实现资源在线共享的发展目标[4].
其三,打造一支住高素质专业性强的档案管理队伍.要想充分发挥计算机网络技术的价值,就需要保证操作人员具备与之相配的专业技能与职业素养.基于此,在实际工作中,企业方面需要加大对在职员工的培训力度,定期检测他们的职业素养情况.因为在实际工作中工作人员会应用多种仪器设备,若是不具备熟练操作仪器的能力,则很难在原定计划内完成工作.
所以,档案管理人员需要积极参与技能培训,学习全新的管理方法与理念,唯有如此才能真正发挥出计算机网络技术的作用.在技能培训环节,需要以计算机操作技巧与方法为培训重点,有意识强化员工的职业素养,并依据考核结果制定训练方案.只有落实好人员方面的技能培训,才能真正落实好档案管理工作.
四、结束语
综上所述,档案管理中应用计算机网络技术,能够促进此项工作的有序发展,并从整体上提升管理效率与质量.因此,工作人员需要提高对计算机网络技术的重视,围绕档案管理安全性与全面性要求,巧用此技术优化档案管理工作,促使档案管理工作朝向数据化发展.
参 考 文 献
[1] 朱磊. 计算机网络通信安全管理工作中数据加密技术的应用[J]. 无线互联科技,2017(21):124-125.
[2] 李伟慧. 计算机网络信息技术在医院财务管理工作中的应用价值分析[J]. 世界最新医学信息文摘,2017,17(30):199+201.
[3] 颜丽娟. 浅谈计算机网络技术在档案管理工作中的应用[J]. 黑龙江科技信息,2017(10):159.
[4] 刁慧婷. 计算机网络通信安全管理工作中数据加密技术的应用[J]. 通讯世界,2017(01):100-101.
计算机网络论文范文结:
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