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创意和服务并进访康辉集团国际会议展览有限公司总经理助理钱晶晶
记者 / 李晔 编辑 / 徐枞
年会主要需要突出企业文化,包括来年业绩的主题或者公司的发展方向.策划公司在接到项目后应首先与客户进行洽谈,了解客户需求,这其中就包括企业希望表现的主题以及企业更加看重的年会因素,并在活动策划上进行创意开发.也只有这样,策划团队才能够更好的对年会进行规划并且展现出更符合客户的要求方案,再结合企业的特点和参会人的构成进行具体组织策划,最大程度的使每场年会展现出自己的性格,避免千篇一律.
年会应别出心裁
更多企业更注重在年会上达到内部人员的共鸣,而不是对外进行传播, 这些企业更加关心内部员工自己的互动娱乐,注重轻松氛围的营造,在为这类企业进行年会策划时,场地的选择很重要,主要以便捷为主,年会内容的策划中,尽量给予员工更多自我发挥的空间.针对类似车企这样需要召集各地经销商在年会上进行对外信息传播的企业,一些贴心的服务能够让年会参与者感受到宾至如归,例如客人抵达后的欢迎卡片以及结合目的地制作伴手礼对客人房间进行布置,还会制作公司的历史墙,通过公司的一些节点事件来提升员工的荣誉感等等.针对一些互联网企业,它会为广告代理商策划年会,这类企业对年会的奢华度,以及活动的创意比较看重, 企业会通过年会上的一些表现来给与代理商品牌信心,从而得到他们更多的支持.还有一些类似大型药企这样员工规模较大的企业,由于员工数量较为庞大,在年底从全国各地进行集结,员工可能彼此并不熟悉,所以年会策划时应该考虑到各个小团队的内部活动,形成大会包小会的模式,目的也是为了激励大家更好的进行销售.
一般企业管理层对年会举办风格有自己的需求,他们会根据企业的历史文化以及产品的主要风格来对年会定位,在康辉集团国际会议展览有限公司（以下简称：康辉会展）的以往案例中,为奥迪公司策划年会时,各个年会硬件都会进行精心选择制作.例如签到台,它是根据客户的要求高成本的进行,力求展现奥迪“突破科技 启迪未来”的品牌特点；凯迪拉克年会中的邀请函、手卡等都在重量、纹理、颜色以及卡片图案字体的排版都会有具体的需求,以求体现细节和仪式感.除此之外,有些企业更注重直观的体验,希望策划公司在吃、住、娱上的安排能够更加丰富,给与员工更直接的福利.
目的地选择有讲究
年会除了是领导对公司未来进行畅想,包括一些任务的分配比较具体的内容之外,更多的是所有员工通过年会进行欢聚放松,这也是中国人传统文化的表现.良好的天气和年会举办地的性价比会成为企业考量的因素之一.
近年来三亚、广州、成都、深圳等地受到企业年会的青睐,这也是随着热门目的地的变化而改变,一些企业可能会以新厂厂址或者根据经销商的活跃地区来选择目的地,也会有些企业根据自己的爱好持续选择某个目的地.但由于年底的年会扎堆,各目的地的的旅游资源紧缺,也会有企业选择在公司所在地举办年会,通过策划公司精心的包装布置来呈现给员工不一样的年终盛典,这种类型年会也有非常好的效果.
科技让服务更便捷
年会涉及到会议策划团队和公关团队两个团队,公关团队的创意更佳,策划团队的服务更加优质,资源也更加丰富.针对服务的逐渐标准化,康辉会展同时创立了两个独立的团队来对企业年会进行对接,这样的安排就能够更加方便企业与 PCO（专业会议组织者）的沟通对接,PCO也能够更加及时的对项目统筹安排.
随着科技的发展,年会中更多的环节机器取代了人工,流程变得更加方便,例如二维码签到、线上报名平台等等,随后H5等平台也开始慢慢出现, “在线注册” “在线报名” “在线交费”等等这些由互联网带来的改变极大方便了包括年会在内的各类会议的举办.
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