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如何建立有效的内部控制制度
【摘 要】内部控制建设是企业一项十分重要的管理活动,具有保证企业经营合规、资产安全、财务报告真实的重要作用,可以促进企业发展战略的实施,应当被企业高度重视,但目前企业在内部控制的实践上普遍比较薄弱,也存在诸多制约因素.本文对此进行了分析探讨,就如何建立有效的内部控制制度提出了几点建议,以抛砖引玉.
【关键词】内部控制；问题；原因；对策
内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程,内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略.通俗地讲,是一个单位为了保护资产的安全完整,为了保证会计信息的可靠,为了防范企业重大风险、促进经营目标的实现而采取的一系列自我调整、规划、评价和控制措施,推动企业经营方针的贯彻执行.
随着我国改革开放的深化发展,全球化竞争格局日益激烈,市场经济的价值配置和优胜劣汰发挥着越来越大的作用,这对企业的经营目标实现和风险规避提出了更高的挑战和要求.参与竞争的企业建立有效的内部控制制度不仅是应对竞争压力而必须采取的必要防御性措施, 也是合理保证经营目标、经营方针实现,取得优势竞争地位的进攻性策略之一.
一、内部控制的重要性
1. 内部控制有助于提高会计信息资料的正确性和可靠性
企业经营成果和业绩评价必须以真实可靠的会计信息为依据,推动各项内部控制制度建设可以为提高会计信息质量奠定基础,向股东、管理层和外部相关机构传递准确可靠的会计信息资料.
2. 内部控制有助于保证生产和经营活动顺利进行
内控系统通过风险评估情况采取风险应对策略,完善各种手续、制度、工艺流程、审批程序和检查监督手段,控制企业生产经营活动来防范风险、减少损失,使经营活动顺利开展.
3. 内部控制有助于保护企业财产的安全完整
通过适当的方法对货币资金的收、支、结余及各项财产物资的采购、验收、保管、领用、销售等活动进行控制、防止贪污、盗窃、滥用、毁坏等不法行为,合理保证财产物资的安全.
4. 内部控制有助于保证企业既定方针的贯彻执行
内部控制则通过制度、审核批准,监督检查等手段促使全体职工贯彻和执行既定的方针、政策和制度,促进企业管理层有效驾驭企业不偏离企业经营方针和既定年度经营目标.
5. 内部控制有助于企业获得客户信任、扩大市场竞争优势地位
建立了良好的内控制度的企业,可以向客户传达出积极正面的企业形象,更容易被客户和合作伙伴依赖,有利于取得市场竞争优势.
二、企业内部控制实施中的典型问题及原因分析
以是否建立现代企业制度为划分标准可以将企业分为两类：一是已经建立起现代企业制度的各类企业,实施有效的内控制度并取得了良好管理效果,这类企业不在本文探讨范围内.二是尚未建立内部控制制度和内控制度虽有建立但“有形无神”的企业,在所有制上则表现为既有家族式控股的民营企业,也包括建立了“三会“的国有企业和上市公司,后一类中的这些企业在内部控制制度建设上普遍存在着以下一些典型问题.
1. 企业内控目标定位不清
实施内部控制的目标和可以起到的作用在前文已有叙述,一些家族控制的民营企业也提倡加强内部控制,但其目标更多为了加强财产安全和舞弊防范这个主要目标,对于防范风险也有一定需要,但对于提高会计信息的真实性、促进经营目标实现等其他目标则不重视、不全面,甚至无意识,不认同.有些作风飘忽、党性不强的国企主要负责人也在会议和文件中提倡实施内控制度,颁布了各项内控管理制度,从形式上具备了加强内控建设的各项措施和特征,但其真正目标却是应付国资委的监督和上级的检查,是为了做样子,从本质上来讲只并无内控制度建设的初心.一些主动形成腐败同盟以及被不法商人成功围猎的国企领导层虽然在工作上假装落实国企内控建设,但在内心里排斥内部控制,喜欢搞“一言堂”、“一支笔”,甚至故意不堵塞经营环节的风险漏洞,以方便同伙们作案窃取企业利益.一些上市公司迫于规范性的要求,虽然设立了相关职能机构,建立了内控制度,聘请中介机构出具内控鉴证报告,但实际上只是形式上建立公司治理模式.外面穿西装徒有其表,骨子里依旧是土皇帝思想,一切由控制人说了算,以至于占用资金、掏空上市公司的现象屡见不鲜.这一类目标定位不清的企业群体是内控问题高发区,初心泯灭,自然南辕北辙.
2. 企业实施内部控制的组织能力不足
对于真正希望加强内控建设促进各项目标实现的企业来说,还需要具备实施内部控制的能力,聘请具备内部控制建设能力的经营管理层和中层执行人员,把内控建设工作落实好.
目标的确立到实现,企业领导是关键,重在落实责任到人,层层落实.一些企业主要领导不明白自身是实施内控建设的一把手,没有把内部控制建设提升到一定的高度,在建立内部环境的基础上功夫没做足,往往蜻蜓点水式的把担子甩给中层职能机构,过程管控和评价监督没有合理的安排.职能机构的中层领导也不够专业、风险评估能力薄弱,各经营单位的基层管理人员沟通能力欠缺,员工操作技能低下,这些情况都属于实施内部控制能力不足的具体表现.如果叠加出现,企业实施内部控制的困难很大.企业领导学习掌握内控建设的方法,任用具有专业水准的人员,加强培训,全员参与,这是内控制度建设能否顺利实施的重要组织保证.工作能力和专业素养欠缺的情况是重大的隐患.乌合之众,必然难堪大任.
3. 内部控制实施的方法不当
对于真心想抓好内控建设并且具备了专业能力的企业来说,还有一个方法论的问题.方法得当,事半功倍,方法不对,效果打折扣.有的企业建立了较好的内部环境基础,也开展了科学的风险评估工作,并在此基础上建立完善了内部控制制度,梳理更新了业务流程,下发文件贯彻实施,但是没有取得良好的效果.相反,却出现了内控部门受到了业务部门的评击和挑战,被指责内控措施的实施降低了工作效率、增加了企业成本.
以上现象是企业内部控制方法实施不到位的经典表现.通常一是在与内控建设的各个相关主体的沟通环节的方法运用不到位,没有有效达成共识.二是在内控制度建设方面的新制度没有有效嵌入原规章制度、作业指导书和流程文件中,形成了内控与业务经营、日常管理两张皮现象,不能成为“文档制造机”,而是需要站在业务的角度简化一切不必要的冗余动作,也需要引导业务部门站在更高的维度看待内控建设,反复沟通互动,使业务部门和其他部门树立正确的内控合规观.不仅知其然,也知其所以然.使企业各部门、各关键岗位知晓、认同内部控制所具备的天然防御性特点,当然地不是为了简化程序而开展的管理改良活动,而是一种必然增加工作步骤的内部牵制与风险防范举措,一定程度地牺牲效率来规避重大风险、减小差错引发的损失,这带有制度的刚性.再好的内部控制体系,也不能把经营能力平平的管理层变成有经验、有能力的管理层,完成对他们的强制措施、标准工作的落实,这是一种义务和责任,可以客观上减少管理层犯错,促进经营目标的实现.
要通过有效的沟通,将内控嵌入经营管理中,需要将具有惩罚性的制度刚性约束和卓越的领导艺术、高超的管理技巧相结合.
综合而言,实施内部控制时还需要把握其点.要在企业决策、执行和监督的全过程中,然覆盖各种业务和事项,又关注重要业务事项和高风险领域.在机构设置及权责分配、业务流程方面形成制约监督,兼顾运营效率.内部控制的措施所付出的成本与预期效益、风险损失相匹配.
4. 内部控制实施的激励不够
内部控制制度的推行没有与员工绩效奖惩制度相结合,只在制度中设置惩罚性条款,但激励性显得不足,对于调动内控职能机构和其他相关岗位员工的积极性不利.即使是良好的内控制度,也需要有高层的推动、中层和基层人员的贯彻落实.一些企业比较重视在增收节支方面看得见的工作方面给予物质和荣誉激励,但对于准确核算反映、合规合法、防范风险方面的工作的激励不足,这对于引导全员重视内控、促进内控来讲存在奖惩不对称的局面,不利于内部控制工作的开展.
5. 互动次数不足,信息沟通不畅
在内控制度设立建立时,内控措施的实施主体也是被内控评价的客体,初期时交流比较密切,制度建立后,实施过程中的互动较少,到内控评价时则集中地反映了制度的执行情况不佳.在内控建设、实施、评价的全过程中表现得上下互动不足,横向沟通不畅.由于内部的信息沟通质量不佳,所以会影响到企业与外部的有效沟通.
三、建立有效的内部控制制度的几点建议
1. 全面、准确、务实的目标定位是落实内控制度建设的方向保证
内部控制的目标是全方位的目标,企业首先需要树立全员重视内控、全面落实内控的思想观念,这是方向性的根本保证.企业控制人、管理层需要准确理解内部控制的目标,并全面有效传达至企业各个组织,包括基层员工.不能片面强调某个目标而有意忽视其他目标,要摒弃叶公好龙式的内控建设,要杜绝居心不良的形式主义内控建设.企业需要围绕各项目标全面建立健全内控制度、突出主要目标、明确阶段重点,区分轻重缓急、有计划、有步骤地逐一落实.
2. 提高内控建设的组织能力
要贯彻落实内控建设,建立内控职能机构、任用专业人才是重要的组织保障.在企业内部,聘选任用合适的专业人才,对全体员工进行相关的培训,掌握相应专业技能,建设良好的企业文化.在企业外部,可以聘请优秀的咨询顾问,指导协助企业开展内控工作的开展.在企业主要负责人的牵头领导下,以内部职能机构和各级管理人员为主,外部专业咨询机构为辅,全面组织协调推进内控工作的开展.
3. 改进内部控制的方法
企业一方面需要提高制度可操作性；另一方面要加强制度执行力,不能为制度而制度,而是要围绕经营方针、经营目标来扎实推动内控体系的建立实施.切实做到职责分工控制、授权控制、审核批准控制、预算控制、财产保护控制、会计系统控制、内部报告控制、经济活动分析控制、绩效考评控制、信息技术控制等.
4. 实施绩效考核,奖惩结合,适当提高内控工作开展的物质激励与精神嘉奖
适当的奖惩措施对于内控建设工作是必不可少的,尤其是物质激励与精神嘉奖相结合的方式,可以引导全员参与的良好氛围,为内控建设工作创造良好的环境.
5. 保持密切的信息沟通常态
建立起常态化的信息沟通机制,沟通的方式可以多种多样,不拘形式,使企业管理者与各级主管、基层员工保持良好的互动状态,对于内部控制的实施十分有益.
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