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纪实资料收集、保存和利用
【摘 要】航天事业迅猛发展过程中,一件件重大事件、重要活动促进了航天文化的发展演变,是我们的一笔弥足珍贵的财富.本文探讨了科技档案的特点和历史原因;认为应该结合数字化技术挖掘、整理、抢救纪实档案史料；分析了纪实资料散失的原因；提出纪实资料入档的措施建议和纪实资料的收集归档.
【关键词】纪实资料；科技档案；保存利用
航天事业迅猛发展过程中,一件件重大事件、重要活动促进了航天文化的发展演变,是我们的一笔弥足珍贵的财富.然而许多生动的纪实资料因未正式归档而散失,导致对一些历史细节进行追忆时缺少客观的实证,在挖掘利用有价值的纪实资料时找不到珍贵的原件.本文就这一问题进行了探讨,对如何抢救缺失档案资料,如何在以后解决好这个问题,提出了建议.
一、 科技档案的特点和历史原因
（一） 资料分散,收藏形式多样.20世纪50年代前,我单位尚未有专门的科技档案管理机构,导致记载科学试验的资料分散,没有统一保存.一个型号试验由多个单位参战,各管各个试验资料,试验事件发生的具体时间、地点多在呈报的文件里,试验数据和结果多在成果汇报里有所反映；试验成功及产生的影响多在文件报告中体现；对试验科学考察和研究的资料和图片多存在于有关机关研究所内.此外,设计人员手中也保存着不少珍贵的第一手原始资料及照片
（二）资料的系统性、完整性差.由于历史上多方面原因,现存型号试验数据的原始性资料（史料）大都不够完整,并且散落在有关机关资料柜、个人手里,难以形成系统完整的试验科学史料体系,不能有效地发挥其应有的价值,在编研型号发展史料和开展研制工作经验总结时,我们发现,对那些在当事人心中记忆尚存的一个个曾有着生动描述的事件进行核准时,很多纪实性资料在正式归档积存的档案资料中很难找到,一些散存的纪实性资料由于没及时归档,在一次次的6S清理和保密检查中被销毁殆尽.虽然很多老同志对当时的某些事情有较深的印象,作为故事可以绘声绘色、侃侃而谈,但若对一些质疑的细节进一步确认时,又没有纪实凭据,很难采信.虽然很多个人的工作记录本上内容丰富,但这样的记录,由于取决于个人的视角和习惯,既不权威,又不完整.由此,缺少了对一些事情的演变过程的生动细节的客观记录和权威分析,不能不说是一种遗憾.
（三）年代久远,资料“濒临灭绝”.随着时间的推移,历史上记载试验的原始性资料和图片、录像带、磁盘,绝大多数为纸介质,基本已经发黄变脆或残缺不全,其中许多成为了孤本,如果不加以抢救,这些资料一旦损坏,将造成无法弥补的损失.对于这部分资料的发掘和抢救,用过去简单的复印和翻拍技术已不能奏效.急需采用当前综合性的新技术手段、有效的科学技术途径把它长期保存下去,以史为鉴,为社会广泛应用,已成为科技史料抢救和保护所面临的一个亟侍解决的重要课题.
二、结合数字化技术挖掘、整理、抢救纪实档案史料
（一） 纪实资料概括为如下三大类：
1.文档类纪实资料.院领导和院以上各级领导的讲话记录或整理稿,上级领导的批示和题词等；公务活动中往来的主要信函,形成的电话记录等；国家、部委、集团等各级机关授予的各类荣誉,奖状、奖章、奖牌,以及相关的事迹材料；各类主流媒体的宣传报道,在主流媒体上发表的重要文章等；重要会议形成的资料、会议记录、会议纪要等；国内外考察、交流、访问、对外谈判等活动中形成的报告、备忘录、合同、协议等材料；项目招投标、签订合同、协议书及执行过程中形成的文档资料；建设施工承包项目的选定,材料选用、承包书、质量鉴定等文件资料；系统性的年度策划、计划,年度统计报表,重要业务活动形成的统计报表等；成果鉴定、专利申报、报奖审查等过程中的文档资料和影像资料；科研生产经营管理等过程中形成的工作策划、经验总结等资料；型号预研、论证、立项、研制、批产、军演等过程中形成的未纳入审批流程的各类重要文档资料；机构设置、人员任命、职责分工、工作规定、实施细则等涉及组织建设方面的文档资料；其他有价值的文档资料.
2.影像类纪实资料.重要会议的音像资料、重要活动的音像记录,如重要接待活动,重要展览活动,重要参观考察活动,重大文化体育比赛活动等；重要试验的音像记录；服务于重要活动而编辑的各类短片、宣传片；各主流媒体编辑播放的与我部有关的视频资料.
3. 实物类纪实资料.获赠的礼品；获赠的样品；生产的样品、展品；重要活动的纪念品；有重要意义的试验残骸.
三、纪实资料散失的原因分析
纪实资料散失的主要原因是未能主动及时报送存档资料,追根溯源,是主观上对发展过程中留存纪实资料的意识不够,对身边的纪实资料的历史价值的认识不够,没有作为一项日常的例行工作来安排.另外还有一种“假散失”；有些资料虽然也在各机关部门进行了留存和保管,但是由于没有统一的编目,没有进入信息化的管理,难以方便地检索和调阅,无法得到利用,形同散失.
（一）流程之外的资料易散失.所有的办公室管理类文档都在电子化办公系统的框架转、存档；所有的研制过程文档都在IDM框架下进行审批、留存.目前,行政公文和型号研制文档均在流程中运转,自动归档.但在这两类流程之外的资料就无法自动归档了.
IDM系统为产品的开发、研制、生产过程提供了科学的管理手段,并确保数据的完整性、协调性及正确性.但另一方面,IDM只是根据工作分解结构建立框架,根据工作流程节点的研制文档管理和流程审批系统.而事实上,大量的过程纪实散存在无纸化集成办公系统的电子邮箱中,或者其他的一些会议纪要等形式中.时间一长,保密和“6S”的原因,就被销毁清除了.
（二）影像资料无统一要求易散失.影像资料内容的主观性比较强,资料生成的随机性也比较强.哪些活动需要进行影像记录,影像记录的基本内容要求和质量要求是什么、把握什么样的尺度各部门有各部门的需求.各单位部门内会有一定规范要求,这就造成影像资料的命名、存储、编目的规范就不同,全部难以统一,因此影像资料一方面易散失,另一方面也难以再利用.
由于影像记录主观性比较强,只有定性的要求,没有具体的拍摄效果要求和对工作完成情况的客观评价,所以拍摄内容的完整、质量的好坏主要取决于拍摄时的作业条件和拍摄人员的基本素质.常见的问题是拍了很多素材,需要时又找不到想要的.
另外,影像资料的获取、剪辑、存放、编目都是在部机关影像部门,若没有事先的脚本策划和事后的及时整理,就很难将有效的图像资料与对应的背景事件的文字资料深度关联,存档后的资料不易检索查找,很难得到利用.
（三）实物资料无统一规格易散失.其实在研发过程中,还有大量的实物资料,包括纸质文件、奖章奖状、纪念礼品,产品样品、试验残骸等,这些实物资料也是最为生动、真实的纪实史料,有些实物甚至有很高的收藏价值.
实物资料经常被忽视,因为这些实物通常都存放在展台、展柜和库房中,还有些就在个人手中、试验室中,若不进行详细的编目登记,极易流失.
还有的实物资料占地较大,存放困难,在认识不到价值时可能会被视为累赘,若不采取适当的保护措施,极易损坏.实物资料可以留存影像,利用影像进行检索查阅,必要时再现场利用.
四、纪实资料入档的措施建议
（一）提高纪实资料归档利用意识. 加强宣传,让大家了解到纪实资料归档的重要意义,养成查阅档案,利用档案追溯事实的良好习惯.
对后人有意义的一是状态的纪实,二是过程的演变.前者用于确定某个阶段的工作结果,后者则有思考的借鉴,这些演变的细节,往往不会体现在正式的技术文件中,至多是体现在阶段总结中,而由于种种原因,公文化的总结报告又不会对发展演变过程做详细的描述,更不会包含原始记录.时间久了,记忆就模糊了.
而纪实资料恰恰是一个有益的补充,而且是一个更为客观、更加生动的补充,它可以让我们在许久以后还能去从中分析当时的发展脉络、决策的原始动机,以及历史的本来面目.
（二）加强档案制度的宣贯和指导.哪些资料需要归档,什么时机归档,如何办理交接,如何利用档案资料开展研究,处理提高归档用档意识外,还需要加强制度的宣贯、制定一些指导性的文件.
其实,重大会议、重大问题、重大试验中的原始记录,更加珍贵,许多原始的史料能形成生动、有启发性的故事.反映工程过程的主要是重要会议、重大试验、重要问题,其原始记录若只停留在个人记录本上,就无法留下记录.应按照“踏石留印、抓铁留痕”的要求,重要会议都要形成会议纪要.
（三）完善特殊资料的编目和存放规范.单纯电子文档、纸质文档的编目是比较清楚的,但是对影像、实物等其他特殊资料,如何编目,将直接影响到是否便于检索和利用,编目方法是能否利用好这些资料的基础.
影像资料不便利用的一个主要原因就是庞杂琐碎,不易检索,及时整理和方便的检索手段是利用好这些资料的前提.建议建立联网共享的检索,便于使用.
有些特殊资料的存放有特殊要求,也需要进行规范.影像数据入库,可放到资料室,通过网络链接,在用户终端得到服务.实物则可根据具体要求存放.
五、纪实资料的收集归档
目前,尚有许多散落在电子邮件中的未归档有价值资料,还有许多散落在个人手中的珍贵资料.为此,档案部门应按照集团要求“将机关各部门积累的重要的、有价值的文档资料进行归档,以确保业务工作有长期的可追溯性”的要求下发通知.
提出了两类收集归档资料：一类是有归档价值、但未进行归档的纸质文档资料；另一类是有归档价值,但未进行正式归档的电子文档资料,并对归档范围进行了具体的规定.
除以上两类外,还应将影像资料和实物资料纳入归档范围,尽管可能保管、存放在档案馆外,但是应进行统一的归档编目,能够通过联网检索查阅,使其得到充分的利用.
档案是人类活动和社会发展的真实记录,尤其是纪实资料,更是后人研究、吸收经验、认识和把握客观规律的重要资料.纪实资料能让历史更生动、更客观、更真实,能让后人更好地借鉴历史、更准确地把握历史,更准确地找准方向.加强纪实资料的归档等档案管理工作是一项利在当前、功在千秋的事业.
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