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办公自动化在企业管理中的应用

摘　要：办公自动化功能全面而且实用,操作相对简单,还能进行个性化设置,信息资源共享,本文在分析了办公自动化这些特点的基础上,从建立信息中心、督办管理以及企业会议管理等方面分析了办公自动化在企业管理中的应用,最后提出了提高办公自动化在企业管理中的应用成效的举措.

关键词：办公自动化　企业管理　应用

中图分类号：F276.3　　文献标识码：A　　　　文章编号：1003-9082（2017）09-0083-01

随着计算机信息技术的发展,办公自动化在企业中的应用越来越广泛,有效的解决了传统企业办公中基于文本、表格等手工处理与人工检查工作量大、出错率高的问题,实现了办公方式的规范化发展,让企业各个部门能够最大程度的实现信息交流与共享,提高了工作效率,为增强企业的核心竞争力发挥了积极作用.

一、办公自动化的内涵与特点

1.办公自动化的内涵

所谓办公自动化主要是依托计算机技术、数据库以及电子邮件等进行企业内部信息资源的传递与交换,进而实现信息共享,让企业管理者能够在比较短的时间内获取想要的信息资源,提高企业信息的利用率,属于科学化、高效率的办公系统.通过运用办公自动化系统能够为领导决策服务,让办公操作变得简单起来,进而实现企业科学化、无纸化以及自动化办公的终极目标.

2.办公自动化的特点

2.1功能全面而且实用.在设计办公自动化系统的时候,基本上包含了企业办公的多个功能,实现了多部门、多环节,各个功能之间能够有机结合.但是,我们知道网络系统的功能要实现完全自成体系几乎不可能,因此把办公自动化软件融入到自己的体系中,才能更好的发挥其作用.

2.2操作相对简单.办公自动化软件不需要用户专门安装专用的软件,通过浏览器就能使用其功能,操作起来相对比较简单易行.2.3信息资源共享.不管用户在什么地点进行办公,都可以通过服务器以及web等连接起来,找出准确的数据和信息,突破了办公的时间与空间限制.

2.4个性化设置.企业可以结合自身实际,通过服务器来设置企业logo或者机构组织等,要可以通过注册的方式,设置使用人员的权限与角色,进而体现企业的特色.

2.5充分利用互联网信息资源.办公自动化系统为用户提供的有知识库,能够自动收集和保存互联网资源信息,企业可以整理这些信息中对企业竞争有利的数据来为企业决策服务.

二、办公自动化在企业管理中的应用

办公自动化在企业管理中的应用非常广泛.就神华集团而言,通过建立神华集团协同办公系统,包含以下几个模块：个人事务、公文管理、公共信息、综合业务、系统管理、统一搜索,实现对神华集团公文及其他审批业务的统一高效管理.本文以其中几项应用为例进行了简要分析.

1.应用一：公文管理

作为企业办公室工作的一项基本内容,公文管理的质量跟上级政策的贯彻执行成效有直接的关系.在办公自动化系统中,公文管理主要包括公文的起草、流转、审批和查看,主要是为了可以满足企业发布和接收公文以及档案管理的需求.在公文整理的时候,除了以上我们所说的基本功能,还有文档检索、编研等,能够在保存了原来文档的基础上,进一步提升公文资料调用的成效.办公人员在个人界面上通过发文管理对公文进行处理,起草人的发文会通过自动提交到主管人员界面,管理人员按照流程进行查询,管理权责相对比较明确.而且办公自动化系统中为发文人员提供了很多发文模板,还可以利用公文处理系统中的纠正错误的功能,迅速发现错误节约了纠错的时间.此外,自动化公文处理软件中可以设置很多保护措施,保障了公文的安全性.

2.应用二：督办管理

对于企业来说,很多办公室管理实务的分解与下达,还有领导意见的执行与跟踪,采用传统的电话以及邮件等形式的比较多,这样的方式相对比较繁琐,还占用了办公管理者比较多的时间,管理者的角色挑战比较大.因此,要重视办公自动化在督办管理中的应用.督办管理模块通过建立统一的任务督办中心,对神华集团各类督办任务进行分解,逐级下达,包含会议内容、领导交代的事项、本季度与本年度的工作计划以及其他常规工作等,对这些督办任务进行执行并实时反馈,对督办的成果进行确认,进行全周期管理支撑.有效地固化了督办事项的延期申请、终止办理与变更等业务.同时能够向管理层、决策层提供实时的、客观的、体系化的督办事项执行进展及关联视图,从而在很大程度上提升了企业的执行力,保障神华集团事务的开展.

3.应用三：会议管理

在办公自动化系统中,会议管理模块是其中一项重要的应用.通过办公自动化能够把人工记录跟电子速记准确的结合在一起,还能够运用网络传输技术来开展电视电话会议,让会议不再受时间与空间的限制,很大程度的减少了企业会议成本.在神华集团OA系统中有专业的会议管理模块,它可以对整个会议进行统一组织和管理,不管是专题会议还是部门会议、管理层会议等都能融入会议的各环节、贯穿会议全过程,实现议题收集、议题提报、议题审批、议题清单、会议管理及议题权限内共享的固化,能有效减少藏匿于会议由始至终的各种会议成本,为办会和参会人员提供极为实用的工作平台.通过与OA公文管理、会议管理等模块的集成,实现公文的自动化关联议题、决策会议发起与议题的自动关联推送、议题讨论顺序排序、会议纪要管理、会议室预订、参会人员提醒等,全面提升管控效率,提升决策效率与效果.

三、提高办公自动化在企业管理中的应用成效的举措

1.转变认识,提高应用成效

作为企业管理人员,要认识到办公自动化在企业中的应用成效,是实现优质、高效管理的关键所在.进行科学有效的管理与规划,对企业办公自动化进行一个整体的布局,结合内部管理与外部需求,改变传统的信息割据局面,实现企业管理各个模块之间的信息资源共享,这样才能提高信息的准确率.因此,管理人员要转变思想,对企业的办公自动化状况进行认真的分析,积极优化其中的关键流程.通过建立一支高素质、业务精良的办公自动化工作团队,在工作中树立办公自动化化系统理念.要强化工作人员的综合素质,定期对他们开展办公自动化的相关业务培训,进而提高应用成效.

2.改善应用环境,提高应用成效

首先,要在神华集团内部鼓励员工信息资源共享,改变传统的纸质媒介办公流程下管理莫斯,这是企业在知识经济时代持续发展的总要因素,建立学习性这种,注重团队在办公自动化领域的学习.其次,要注重办公自动化的管理基础.在引进了OA系统之后,企业的办公通过进行网络自动化传输功能,减少纸质办公中出现的丢失、笔误等问题,还节约了办公成本.但是,办公流程不再局限在简单的行政事务,而是需要通过信息资源共享来提高企业协同运作成效,要不断挖掘企业员工知识创造与转换的能力.再次,要注重企业的信息积累过程,因为信息是办公自动化系统的主要处理对象,通过不断完善信息分析方法,提高企业办公效率.

3.注重系统安全,提高应用成效

首先,要对办公自动化程序的操作控制进行强化,这样才能提高企业信息的准确性,尽可能的减少信息差错的出现.管理人员要结合企业管理实际,在系统设计的时候制定相应的操作规范,包括设备操作的步骤与指令,还有遇到突发状况采取的措施等.其次,要提高企业办公自动化系统的安全性,要设定相应的人员操作权限,用防火墙等形式来隔绝病毒,定期采用相应的软件来清理系统垃圾,为办公自动化系统提供良好的运营环境,避免未授权人员进入系统产生不良行为的发生.再次,重视计算机上机操作与管理,制定相应的制度,要求工作人员按照制度来进行一些信息的录入和整理,制定数据的备份方案.

4.顺应发展趋势,提高应用成效

办公自动化在企业中的应用目的就是提高企业的内部管理成效,根据系统纵深化发展的需求,注重平台化与智能化的发展.也就是说,平台化就是在企业管理过程中,要通过办公自动化系统逐步取消部门之间存在的障碍,建立协同化的办公平台.而智能化就是除了办公自动化的基本功能,还要实现对信息的分析、归纳与比较,进而能够做出决策,把所谓的“人”的因素体现到办公自动化系统中.要顺应企业管理中办公自动化的发展趋势,就要注重设计的人性化,从原来以业务为中心的设计思想转化为以用户为中心.结合国际化的办公系统技术,方便使用和维护,融入知识管理理念,进而提高办公自动化的应用成效.

结论

综上所述,在企业管理中应用办公自动化软件能够提高企业的办公效率与信息效率,是企业信息化管理的一部分.因此,要深入理解办公自动化的内涵与特点,结合企业实际来调整办公自动化的应用环境,提高办公自动化的安全性,顺应未来发展趋势,在减少企业管理成本的基础上提高企业的管理成效,进而提高企业的整体竞争力.

办公自动化论文范文结:

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