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信息化在提高医院后勤档案管理中的应用和
【摘 要】当前医院后勤档案管理中实现信息化管理仍旧存在诸多问题,所以相关部门需要根据各项问题提出具体应对措施,明确信息化建设在医院后勤档案管理中的作用,提高各项工作的实际效率,加快信息资源的共享与综合利用,强化后勤管理工作职能,为医院综合工作质量的提升奠定良好基础.
【关键词】信息化建设；医院后勤；档案管理；应用
目前医院后勤档案管理工作在医院建设发展中占据着重要位置,也是医院维护自身运转和实现科学化管理的重要保障.目前通过档案信息化建设,能够全面改变医院后勤传统的档案管理模式.在医院档案管理中,后勤档案管理是重要组成部分,实际涉及的内容较为复杂,对于中医院档案管理具有重要作用.在目前信息化时代快速发展的背景下,做好医院后勤档案采集与管理工作成为现阶段医院发展过程中的重要内容.
一、档案管理信息化建设的基本工作方式概述
随着现阶段我国信息技术的快速发展,在医院后勤档案管理中融入信息化技术,能够更好地促进医院各项管理工作的开展.新技术在原有的技术上不断更新发展,各项功能更加完善.目前医院后勤管理信息化建设主要通过信息调查、整合分析,再通过各类新型的数据库技术,根据医院各项工作的基本要求,逐步确立数据表格、系统流程图等,而后确立各项设计要求以及工作清单等.在档案管理总系统的基础上对各个子系统进行管理,实现系统间的无缝对接,其中有办公自动化系统、物资管理系统等.
二、后勤档案在医院管理中的作用分析
目前医院建设发展过程中需要各项数据信息提供参考依据,医院后勤档案是医院建设以及各项事务管理中所需要的重要资料.开展后勤档案管理工作的主要目的是为了更好地记录医院后勤在物业管理、生活服务、病房被服洗涤、保洁管理等方面的基本工作状况.目前医院后勤部门实际工作任务量较大,所联系的部门较多,使得后勤档案管理的任务量不断加重,信息具有较高的保存价值.随着近年来我国医疗水平的不断提升,各类医院都对医院原有的设备资源进行了更新,使得后勤设备结构日趋复杂化,养护管理的难度不断提升,需要对医院各类大型设备建立信息档案,加强信息档案的保存管理对于后续各项工作的开展至关重要.此类信息档案也是目前医院后勤工作开展的有效记录,是我国现代化医院发展的重要组成部分,对于医院各项事务的基本规划以及未来综合发展具有重要推动作用.
档案是已发生事件的真实记录,在我国法律上具有基本的凭证作用.档案管理部分通过对医院医疗机械设备、人力资源发展状况、房产资源等,通过文字材料的形式,将所有的信息数据进行记录保存.在后续各项工作中能够起到参考性价值,便于各项决策活动的拟定和执行.完善的档案信息中明确记录了医院各项管理工作以及医院所开展的实际业务,对于各项建设性活动结果进行了全面记录,这能够便于医院管理部门对医院整体发展情况进行全面总结,深刻探究各项工作开展以及发展的基本规律,更好地把握医院发展中存在的不足之处,从而提出应对措施来提升医院整体发展水平,也为现阶段医院后勤部门各项工作的开展提供了基本依据.
三、医院后勤档案管理工作的重要性
目前医院常规类后勤档案管理是医院发展管理的基础,现阶段随着我国医院整体发展及建设规模的不断扩大,加上近些年我国医院体制的改革发展,医院各项管理事务不断增多,发展内容呈现出多样化的发展趋势.医院后勤档案管理作为后勤部门中的重要组成机构,相关在职人员的高效化管理工作对于促进医院各项工作的有序运行、提高工作水平具有重要作用.通过后勤档案管理能够为医院各项常规化工作提供准确的参考信息,使得医院各项发展活动的准确性不断提升,有助于提高新时期医院的社会影响力.
医院在起初设计、建设时期的档案管理具有明显的阶段层次性,建设期结束之后,对于各类资料的综合整理具有较大难度.所以需要相关管理人员在建设初期就将各项有效资料进行收集,纳入信息管理系统中,比如医院建设阶段使用工程建设规划设计图纸、各类批复性材料等.保存各项有效的材料和文件,能够为医院后续各项建设及改建活动提供参考依据.
现阶段我国社会主义市场经济发展较快,医院在自身发展建设过程中面临着日趋激烈的市场竞争环境.当前医院要想促进自身全面发展,需要依靠良好的管理水平.后勤管理是医院各项管理工作的基础部分,而后勤档案管理在后勤管理中占据着重要位置.所以现阶段医院相关管理部门需要对现有的信息技术资源进行整合,发挥出网络信息的重要作用,通过信息技术对医院后勤工作范围内的各项信息进行整合,实现标准化、科学化、规范化管理,在日趋激烈的市场竞争环境下促进医院的长远发展.
四、医院后勤档案管理中存在的主要问题
目前部分医院管理人员自身管理意识薄弱,片面认为档案管理单方面对资料文档进行记录,在医院发展过程中不会产生直接的社会效益与经济效益,在一定程度上限制了医院后勤档案管理工作质量的提升.此外,当前医院后勤档案信息化管理还尚未纳入医院整体发展建设体系当中,实际档案管理工作仅仅是简单的资料信息录入和查询,不能满足新时期医院信息化建设的整体要求.从业人员以及相关管理部门自身认识的差异导致现阶段后勤档案管理信息化建设不能适应时展的整体要求,也不能促进医院的综合发展.
从当前医院档案管理工作以及后勤档案管理的基本现状来看,常见的问题在于管理体系较为分散.没有根据实际工作内容设置明确的管理机构,未能对各类档案采取分类归档管理,此类问题致使目前后勤档案管理忽略了科学化与规范化的重要性,也直接导致了档案管理人员自身工作质量明显降低.
当前医院后勤档案管理信息化建设中需要依赖计算机硬件和软件的支持,但是目前我国有部分医院档案管理信息化建设中各项基本设备配备不完善.甚至还有部分医院仍旧采取人工操作、记录录入的方式,实际工作效率较低.目前我国科学技术水平不断提升,在完善数字化建设的同时还需要注重加强档案管理人才的培育,更好地推动档案管理工作信息化建设.信息化档案管理系统是新时期全新的网络资源管理模式,需要医院投入相应的建设资金量以及采用各项高端技术设备,这样才能更好地加快信息资源的共享.但是目前部分医院实际投入档案管理工作中的资金量不足,信息化发展基础较为薄弱,人才储备资源不足.
五、信息化建设在提高医院后勤档案管理中的应用探析
（一）全面完善医院后勤档案硬件设施建设.虽然医院开展的主体项目应该是面向全社会开展各项医疗活动,档案管理工作是辅助医院全面发展的管理性活动,但是档案管理工作对于医院稳定健康发展有着不可替代的作用.现阶段随着我国计算机网络技术的快速发展,各类后勤工作内容不断增多,当前需要将档案管理工作内容与信息化技术进行有机结合,促使后勤档案管理工作能够适应新时期档案管理工作的基本要求.通过信息技术,建立信息化管理平台,能够有效提升实际工作效率.为了使得档案管理工作的安全性得到有效保障,还需要设立电子档案文件的安全管理制度.相关部门需要将后勤档案信息化建设全面纳入到医院整体发展规划中,不断完善各项基础设施建设,发展科学技术,加大资金投入量来健全硬件设备的补充,更好地突出档案管理工作的自身职能.在医院内部需要建立发展局域网,使得后勤档案管理能够与医院其他部门进行连接,实现远程化归档,加快信息资源的共享和传输速率.
（二）建立后勤档案信息化管理系统.当前医院相关部门需要从科学性、实用性、规范性等方面出发,将后勤档案信息化资源全部纳入信息库中,在医院范围内建立档案信息资源库.在实际工作中需要全面突出信息库的基本职能,利用网络技术展开档案宣传和各类服务性工作.通过互联网技术平台,建立完善档案管理网站.相关管理人员需要根据后勤工作内容有计划地设置档案管理目录以及文献资源管理目录.通过基本的查询和使用功能,更好地为医院其他部门提供更为全面的服务.
（三）明确建设任务,成立信息化建设小组.现阶段相关管理部门需要充分明确后勤档案管理工作的基本内容,对各项工作进行分配、协调,根据实际工作内容明确组织部门以及在职人员的基本职责,确立长远的工作目标.根据信息化建设的基本要求,再结合实际档案管理工作的内容,不断促进信息的生成和利用,突出共享工作的积极作用.目前医院后勤档案管理信息化建设工作任务量较大,是一项长期发展的工程.所以,需要平衡资金问题,投入适量的资金和技术,促使医院后勤档案管理工作信息化建设活动能够全面开展.
六、结语
总而言之,随着当前我国信息技术的快速发展,医院各项工作内容不断拓展,加强后勤档案管理信息化建设对于医院全面发展至关重要.相关部门需要对现有的网络信息技术进行收集整合,依据医院档案管理工作的基本内容逐步建立网络信息化管理平台,加强各类信息数据的收集、处理、传输,提高档案管理工作的基本效率,实现资源共享,更好地促进医院各项工作的开展,为医疗及科研活动提供更全面的服务.
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