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精细化管理在办公室内务工作中的应用
【摘 要】如何在中国特色社会主义进入新时代的当下,直面新矛盾、实践新理论,全面提升办公室内务工作水平,切实服务中国梦建设,抓细节、抓规范,不断推进管理理念创新和分工精细化成为办公室内务工作亟须思考的重要关键词.本文拟以办公室内务工作为研究对象,以精细化管理为切入点,探讨办公室内务工作的“五化”发展策略.
【关键词】企事业；办公室内务工作；精细化管理
办公室代表着一个单位的形象,是对内管理工作的重要机
构,肩负着下情上报、上情下达、服务保障、对外交流、综合协调、办文办事办会等诸多职责,是单位的统筹、参谋、运转、信息、服务中心,也是联接基层、部门、领导的重要桥梁.2017年10月18日,总书记在党的第十九次全国代表大会上作《决胜全面建成小康社会夺取新时代中国特色社会主义伟大胜利》报告,报告指出,“经过长期努力,中国特色社会主义进入了新时代,这是我国发展新的历史方位.”如何在新时代直面新矛盾、实践新理论,全面提升办公室内务工作水平,切实服务中国梦建设,抓细节、抓规范,不断推进管理理念创新和分工精细化成为办公室内务工作亟须思考的首要关键词.
一、“四性”明确办公室内务工作革新方向
新时代的到来,对办公室内务工作提出了更高的要求,办公室工作任务日益加重,要求越来越高,地位日显重要.而其具有的服务性、琐碎性、突发性、参谋性等特点,直接决定了办公室内务工作必须进行精细化管理.
（一）服务性.为领导、为部门、为群众做好服务保障是办公室的重要工作职责.换言之,办公室内务工作归根结底就是服务工作：要做好领导的参谋助手,及时为领导决策提供依据,准确传达领导意图；要做好部门的沟通桥梁,有效进行部门统筹协调,推进相关工作有序开展；要做好群众的服务提供者,以奉献和服务为己任,切实杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”、吃拿卡要的衙门作风.
（二）琐碎性.办公室工作千头万绪,办公室内务工作更是一个综合系统.系统囊括了公文收发、材料拟写、信息宣传、用章管理、档案管理、公车管理、会务接待、信访协调、对外交流等多个方面,体现出鲜明的琐碎性特质.这要求我们在处理办公室内务时必须细心细致、精确精细,标准求高,责任求严,工作求细,将工作落到实处,小事情不出大事故,确保各项工作正常运转.
（三）突发性.由于办公室工作的服务型特质,办公室内务工作还具有显著的被动型、临时性、不确定性.而这,导致常规工作之外,办公室还需要承担诸多突发性工作.每当这一类工作发生,办公室需要高度重视、快速反应、及时处理,而这,要求办公室从事内务管理的工作人员必须具有较强的综合素质、随机应变能力及细心耐心,能够在第一时间分清轻重缓急,细致快速完成相关工作.
（四）参谋性.办公室工作的一项重要职能便是为领导做好参谋助手,换言之,办公室的参谋能力直接影响了领导相关工作部署及落实的效果.就此,办公室工作人员除较强的文书处理、材料拟写能力之外,还需要具有较强的沟通表达和调查研究能力,并对国家、省市、行业、部门相关法规政策有较全面的了解,从而能够在第一时间为领导决策提供有力且精细化的信息支持.
二、“五化”探索办公室内务工作革新策略
必须要说,虽然目前随着社会的发展,办公室内务管理工作在办文、办会、办事的质量及水平上都有了一定的提高,但是,如果拿高标准来衡量,仍存在服务意识有待提高、工作流程有待规范、协调应变有待强化、专业能力有待进步等问题.总体而言,我国办公室内务管理工作大多还处于粗放式管理阶段,无法在中国特色社会主义进入新时代的当下,更好地满足办公室内务管理的需求,如何迎接新时代、面对新矛盾,进一步革新办公室内务工作,已成为大多数单位发展过程中一项紧迫而重要的任务.就此,针对办公室内务管理工作的“四性”特点,笔者认为,满足中国特色社会主义新时代的办公室内务管理需求,关键在于积极转变现有管理模式,对办公室工作进行业务流程化、队伍专业化、文化精细化、管理制度化、考核常态化“五化”精细化管理.
（一）业务流程化.办公室内务工作事务繁多、头绪繁多,要实现管理精细高效,就需要针对每一项业务服务对象、服务内容、服务重点的不同,科学分解归类、树立工作标准、明确办理环节、制定工作规范、固定工作人员、落实业务流程,实现任务到岗、责任到人、有序运转、无缝对接.譬如信息报送工作,就需要明确约稿、拟写、初审、复审、签发、存档、反馈等工作环节及方法,建立约稿制度、审核制度、存档制度、考核制度等工作制度、杜绝不按流程办事、不按规矩办事、无人办事、重复办事等现象,解决“做什么、谁来做、怎么做”三大关键问题,营造各司其职、相互配合、运行有序的办公室工作氛围,切实提高办公室内务工作效率及服务质量.
（二）队伍专业化.一项工作完成质量的高低关键在于工作人员专业能力及综合素质的高低.从而,实现办公室内务管理精细化又一核心在于加强办公室工作人员培养,不断提升专业能力,夯实综合素养,持续推进办公室队伍业务学习（包括文字表达能力、办公自动化技术、综合分析能力、办会办事能力等）及品德淬炼（包括政治素质、理论素养、奉献精神、严谨态度、洞察力、组织协调能力等）,不断提高执行力与担当意识.
（三）文化精细化.良好的文化氛围是办公室内务管理工作革新的内在动力,要实现办公室内务管理工作的主动化、自觉化,就必须让精细化在成为一种规范、一种制度的同时,更成为一种习惯、一种文化,从而让精细化管理切实内化于心、外化于形.譬如办文,一定要把好格式、错别字、标点符号以及装订关；譬如办会,一定要把好会议申请、会议通知、座次安排以及会场布置关.只有在工作中始终以精细化为指导,秉承精益求精的办事理念,工作前有计划、工作中有把关,工作后有总结,落实细节,抓好细节,才能把完成工作变成做好工作,成为工作中的艺术家而非单纯的执行者.
（四）管理制度化.软硬并举方能保障工作有序运行,规范的管理制度及完善的督查体制是办公室内务管理工作得以有序进行及科学化管理的基本要求和基本保障.这要求在实际工作中,办公室需要针对不同业务工作,建立完善的制度体系,包括公文收发、会务接待、信息宣传、用章管理、档案建设等各个方面,并严格督查落实,实现“靠制度管事、靠制度管人、靠制度规范运转”,确保工作精细有序.
（五）考核常态化.制度提供保障,文化催生动力,流程提高效率,专业保障效果,纪律强化执行,做好办公室内务管理工作,督查及考核保障机制不可或缺.针对部门职责及不同岗位要求,办公室应以奖优、罚劣、治庸为目标,进一步完善考核制度,开展工作业绩考核评价,落实奖惩机制,加强纪律教育,实现考核常态化、管理严格化、监督过程化、全面精细化,把制度建设与岗位建设相结合,切实提高服务水平.
三、结语
同志指出：“中国特色社会主义进入新时代,意味着近代以来久经磨难的中华民族迎来了从站起来、富起来到强起来的伟大飞跃,迎来了实现中华民族伟大复兴的光明前景；意味着科学社会主义在21世纪的中国焕发出强大生机活力,在世界上高高举起了中国特色社会主义伟大旗帜；意味着中国特色社会主义道路、理论、制度、文化不断发展,拓展了发展中国家走向现代化的途径,给世界上那些既希望加快发展又希望保持自身独立性的国家和民族提供了全新选择,为解决人类问题贡献了中国智慧和中国方案.”面对新时代,办公室内务管理工作只有不断革新、不断突破、不断顺应时代要求,实现精细化、专业化、流程化管理,才能更好提升业务水平及服务能力,更好助力中国梦的实现,为中国特色社会主义伟大事业添砖加瓦.
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