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医院数字档案室建设的现状与优化路径
【摘 要】伴随着网络信息化技术的更迭,数字档案室建设也正在迅猛发展,很多医院已着手数字档案室建设.在实际的建设过程中,不少问题逐步显现出来,阻碍了工作的有效开展.对此我们需要进行认真分析研究,制定一些对策,对其进行优化,保障建设工作的开展.
【关键词】医院档案；数字档案室；现状；优化路径档案管理工作作为医院的一项基础性工作,在信息化大背景下,亟须加快自身数字档案室建设,提升医院档案工作水平,实现对档案信息资源的有效开发和利用,促进其价值的最大化,更好地服务于医院的建设发展.这是时代的要求,也是医院档案事业发展的必然趋势.
一、数字档案室概念与优势
对数字档案室的定义,最为权威的是国家档案局2014年发布的《数字档案室建设指南》中的定义：“本指南所称的数字档案室,是指机关在履行职能过程中,运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理,并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台.”
在新形势下,传统的基层档案工作已经无法深入挖掘档案信息资源的全部价值.与传统档案室相比,数字档案室可以有多样的存储介质,如磁盘、光盘,且可复制与备份.既可以减少占用物理空间,也可节省很多人力.数字档案室带动了信息资源的数字化,档案利用者将可以使用电子文件,代替对纸质档案的利用,既延长档案原件的使用寿命,又可以提升档案的安全性.在档案的利用方面,区别于传统档案室手工检索和查询处理,数字档案室依托数字化管理系统,实现目录和档案原件的对应,支持全文内容检索.打破传统档案利用过程中在时间和空间上的局限性,比传统档案室更为灵活便捷,可以同时满足多人的利用需求,大大提高信息的使用效率,实现了对档案的高效利用服务.数字档案室的建设正推动着原有档案管理模式的改变.
二、医院数字档案室建设的现状
（一）领导档案观念、思维未跟进转变.当前档案工作中,我们可以看到在档案教育与宣传工作不断开展的趋势下,单位领导对档案工作也越来越关注.但因其非档案从业人员,对档案行业发展认知有限,很多还停留在纸质档案的保管利用阶段.数字档案室建设的重要性、必要性,及其带来的便利性尚未被完全认清.另外,档案工作在短时间内难以看到经济效益,进而单位领导对档案工作会形成一种错误认知：对档案室的投入是个无底洞,并且没有实质性的回馈.因而在数字档案室建设中难以成为推动力量.在实际工作中,同时出于对数字档案室安全性方面的担忧,建设工作难以有效推进.
（二）数字化基础设施配备不到位.良好的软硬件基础设施是数字化工作开展的前提,设施的配备情况,决定着工作效率及水平的高低.大多医院档案室并非独立部门,受这一客观条件限制,拥有的经费有限,进而数字化设备较少,或是较为陈旧,或是与所在部门共用.硬件基础得不到保证,数字化工作基本处于较低的水平.在系统方面,档案管理系统与医院办公自动化系统没有有效对接.大部分医院的办公自动化系统在设计之初基本未考虑与档案系统的有效对接,数据交换受限.档案室基本自成一体,后期档案工作者申请再开发困难重重,加大了数字档案室建设的难度.
（三）档案队伍专业水平有限,服务意识薄弱.档案工作人员直接影响着数字档案室建设与开发利用情况.大部分医院档案管理人员,都是由各科室的档案人员组成,真正档案管理专业学科水平的工作人员较少,大多数没有接受过正规专业学习,队伍整体的素质不高,且稳定性较差.对档案专业知识都较为欠缺,自身服务意识也较为薄弱,对档案工作的推进缺乏主观能动性.同时,因工作状态较为安稳,档案管理人员容易缺失上进心,放松对自身业务素质和能力的要求.进而业务水平和思想观念跟不上时代,无法适应数字档案建设工作,并产生一定的畏难情绪,无法积极有效地推动和帮助数字档案室建设.
（四）数字档案自身存在安全风险.风险来源于多个方面,如信息可能因人为因素被非法篡改,使用存储设备的老化、破损,导致档案内容无法被读取,或是所依赖系统本身存在的漏洞,日常维护不到位,软件更新不及时,造成数据的丢失.此外,受我国整体网络安全问题的影响,医院的整体信息安全形势严峻,众多信息系统可能被攻击,从电脑的操作系统,到医院档案管理系统,都存在这一风险.如勒索病毒在很多国家和地区传播,众多安全性较高的内网系统也被攻击瘫痪,很多数据丢失.一旦出现问题,损失无法弥补.这些安全问题制约着数字档案室的建设与发展.
三、推动数字档案室建设的优化路径
（一）做好档案宣传教育,完善档案工作制度.在今后档案宣传教育工作中,要注重工作开展效果,宣传内容确保可读、可理解,做到对档案新技术、理念及时推广,促进医院内部档案文化建设,促进单位良好档案氛围的形成.与时俱进,结合国家和地方法律、法规和标准,及时完善医院档案工作制度,使医院档案工作的开展更为规范、有序.尤其是数字档案室建设方面,更需结合各类规范、标准以及工作实际,推动单位数字档案室建设工作制度出台,为数字档案室提供制度保障.
（二）加大数字档案室投入,完善数字化基础设施.结合档案工作实际情况,与领导做好沟通科普工作,使其正确认识档案的重要性,以及数字档案室建设工作的持久性,非一朝一夕可以完成,需要持续性的资金投入.促使档案数字化经费的固定化,完善基础设施的建设,促进数字档案室的持续发展.对于办公自动化系统,则可在现有基础上充分开发办公系统,同时选择安全高效、功能齐全的档案管理软件,做到办公系统与档案管理软件之间的有效对接,实现数据的共享利用.
（三）加强档案人才队伍建设,提高从业人员专业水平与服务意识.根据医院工作实际,配备足够数量的专职档案人员,并提供继续学习与业务培训机会,不断更新知识层面及专业水平,提升档案工作者积极主动的服务意识,确保能够适应时代的需求.对于档案人员,则应建立起相应的入门及奖励机制,人员必须参加基础知识的培训,然后才能上岗,确保从业人员基础的专业素养与服务意识.同时,结合实际工作情况,采取一定的激励措施,提升档案工作者的工作积极性.（四）完善医院信息系统,保障数字档案的安全.安全保障方面,可分为确保数字档案本身的安全,以及加强内部信息系统及网络平台的安全.对于数字档案本身,我们可采取多次备份、多设备存储、定期维护等措施,确保数据完整与安全.对于内部信息系统及网络平台的安全,注意软硬件产品的选择与配置,保障系统运行稳定,并配备专业的安全防护软件.同时做好工作人员的操作权限管理,规范访问控制,减少人为破坏.制定相关应急预案,通过日常的预防以及事后的及时处理,保障数字档案的安全.
（五）开展档案资源利用开发工作,服务医院发展建设.数字档案室建设的根本目的,是为了更好地服务于医院实际工作,以满足各科室和各类工作人员的不同需求.借助数字档案管理系统,推动档案的进一步开发利用.在实际工作中,有经费保障的可以开展全盘数字化,各种资源不足的,则需要有针对性地开展,优先考虑利用率较高的档案,在方便了单位职工借阅利用的同时,也提高了档案室的工作效率.加强对信息资源的重新整合,聚拢分散的档案信息资源,达到档案信息资源互联互通,提供更为高效、便捷的利用服务.
【参考文献】
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