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采购电子商务系统在集团型企业的应用设计

张

政,折荣强,李庆春

（陕西北元化工集团有限公司,陕西榆林 719319）

［摘

要］随着集团型企业的业务的不断发展,采用集团化采购、电子化采购、透明化采购的方式成为企业降低经营成本,防范采购风险,发挥信息化作用的有效措施.文章结合集团型企业的特点,研究了电子采购平台在企业的应用.

［关键词］采购电子商务系统；计划准确率；集中采购；电子化采购

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 063

［中图分类号］ F713.36

［文献标识码］ A

［文章编号］ 1673 - 0194（2017）03- 0117- 04

［收稿日期］2016-10-09

［作者简介］张政（1984-）,男,陕西横山人,陕西北元化工集团有限公司信息管理科科长,学士,主要研究方向：信息管理.

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集团公司采购业务现状分析

集团型企业往往覆盖多个业务领域.业务的复杂性,决定了物资采购业务的复杂性.集团各层级单位的采购业务流程不一致、物料数据量大、专业性强、缺乏有效的管控手段都成为困扰企业经营发展的难题.集团型企业的采购业务现状主要包含以下几个方面：

一是采购费用不好控制、采购成本相对较高.其主要原因就是所属各分子公司之间沟通不畅,经常出现向不同供应商采购相同产品和向同一供应商采购不同产品,从而造成采购需求分散、采购成本会过高.

二是缺乏统一的物资编码标准.企业对同一个物资的命名、编码不统一,无法汇总需求形成全集团统一的物资编码信息库,无法聚合同类物资的采购需求,缺乏信息化的基础条件.

三是采购、供应双方都不进行有效的信息沟通,互相封锁,呈典型的非信息对称博弈状态,采购很容易发展成为一种盲目行为.企业面对多变的市场,尽管付出很大努力,但是和供应商仍然磨擦不断,优秀供应商逐渐流失,又难以发展新的合格供应商,供应商转换成本太高.

集团企业的采购业务呈集中化、集约化、标准化发展趋势,会对各级单位物资业务进行整合,构建一套新的物资采供模式,打造电子商务新渠道.集团型企业在通过信息化助推业务发展的过程中,要充分结合企业需求,设计一套覆盖全面、深度应用的采购电子商务系统.

２

采购电子商务系统解决方案设计

要解决集团型企业采购电子化的问题,必须通过体系化的方法满足采购、销售、财务核算、信息化应用等多项业务需求.需要构建一套科学合理的采购管理体系.本文在研究过程中,深入仔细的研究了多种采购业务方法.最终形成了以下体系化的采购业务体系.如图１所示.

集团的采购部门,有相应的组织机构承担集团采购的具体工作.具体过程分为以下四个层面：

（１）集团采购决策层.集团采购决策主要由库存分析、成本分析、采购策略部分组成.集团采购决策的目的用于满足为集团领导层面下达采购决策提供必要的支撑.库存分析可以展现出当前集团库存和下属子公司的库存信息量.成本分析可以通过同比、环比等方式反馈出当前供应商及采购的成本走势.采购策略可以提供给集团领导相应的策略方法.

（２）集中采购业务层.集中采购层面包含的内容是采购过程业务内容,包括供方评估、定点供方、供货协议、合同或订单、临时供方、询价或招标、收货检验、收货入库、采购估算、退货、换货、内部调拨、内部结算等采购业务.

（３）分子公司层.子公司采购计划主要是有生产计划产生的采购需求.通过公司的生产计划制定,产生了对应的采购计划,通过向集团层面申请采购,等待集团发配货物,进行收货检验、入库之后,进行财务结算.

（４）采购基础管理层.采购基础内容主要包含供方档案、供货信息、信息、市场信息部分组成.采购基础管理,主要是对于采购过程的基本信息进行管理.核心内容是供应商信息,货物信息,信息,市场信息.这些信息被采购过程中多个业务环节所共用.

３

采购电子商务系统的实现设计

３．１采购管理体制

集团公司对物资采购工作统一管理,实行“总部集中采购与所属企业集中采购相结合、分级负责的两级集中采购管理体制”.

总部集中采购：集团公司负责总部集中采购目录内物资的集中采购,对所属企业生产经营和基本建设所需大宗通用物资、重要设备及主要配件实施总部采购.

所属企业集中采购：所属企业负责总部集中采购目录以外物资的集中采购.

３．２采购组织

建立集团采购中心,是集团公司总部直属部门,主要是集团公司物资采购归口部门,对集团公司物资采购进行专业化、集约化管理,是总部集中采购业务的实施主体.

采购中心下设综合业务部、各类别物资采购管理部、供应商及物流管理部.综合业务部主要负责采购计划、采购合同、招标管理工作,负责采购报表及分析等工作.各类别物资采购部负责各类物资的采购寻源工作.供应商及物流管理部负责供应商管理工作,负责物流管理和协调工作,负责物资采购后的评价工作.

３．３集中采购运营模式

总部集中采购按三种模式运营.

（１）统谈统签统付模式.采购中心统一寻源,统一签订集团层面合同,统一结算的模式.

（２）统谈统签分付模式.采购中心统一寻源,集团公司、所属企业与供应商订立三方书面合同,由所属企业负责结算模式.

（３）统谈分签分付模式.采购中心统一寻源,统一签订战略合作框架协议或长期供货协议,所属企业分签合同并负责结算模式.

３．４系统总体设计

采购电子商务系统,可以实现业务内部管理以及集团和供应商之间的信息交换和共享.企业内用户通过企业内网,登录门户网站进入电子采购系统,供应商登录企业门户网站即可进入电子商务系统.采购电子商务系统的数据信息,通过ＥＳＢ（企业服务总线）实现与其他信息系统数据的交互集成.系统功能结构如图２所示.

图2描述了集团电子采购平台的系统功能结构图,系统主要包括三大部分.

（１）电子采购模块.电子采购模块主要是为了满足集团采购的具体采购业务.包含了采购订单管理、采购订单到货管理、管理、采购计划管理、供应商管理、库存管理、采购目录管理功能.电子采购模块下属的各项功能完成了对供应商、采购订单、库存、采购流程的业务管理.同时,实现了和集团已有ＥＲＰ的业务融合.通过ＯＳＢ实现和ＥＲＰ的数据互联互通,实现了集团企业内部的采购业务管理需求.

（２）电子商务模块.电子商务模块包含了供应商注册、招标信息管理、招标公示、供应商报价、供应商竞价管理功能.电子商务模块下属的各项功能完成了对供应商和采购信息公示的管理.主要实现了集团企业和供应商之间的信息交互.电子商务模块实现了和电子采购模块的业务、数据层面的相互融合.形成了集团企业和供应商之间的信息交互.

供应商管理是物资供应链中的重要环节.建立资料详实、功能齐全的供应商信息库具有重要意义.对供应商资源实现共享,有效缩短采购过程,将采购人力资源从繁重的供应商数据中解放出来.

（３）系统管理模块.系统管理模块包含了用户管理、权限管理、工作流配置管理、消息管理、信息发布等功能.系统管理模块支撑电子采购和电子商务模块的基础信息配置.为正确实现采购工作流程、形成用户单点登录、正确配置系统用户、权限提供了基础保障.

４

总

结

集团利用先进的互联网技术,通过采购电子商务在集团企业的应用达到规范和优化企业采购流程.实现集团对采购工作的全方位管理,实现采购信息的集中式管理,形成集中规模采购,并通过统计分析实现有效的控制预算和辅助决策.实现集团总部对下级采购单位的监督和指导,实现整个集团企业内部的统一管理.

通过采购电子商务平台在集团的应用可以大幅度的降低了采购成本、缩短了采购周期、节省了采购周期、减少了人工操作带来的错误率.使采购业务更透明化、公正化.供应商的满意度不断提高、供货质量不断攀升.为集团企业发展带来了良好的效益.

主要参考文献

［１］梁军,王刚．采购管理［Ｍ］．北京：电子工业出版社,２０１０．

［２］周云．采购成本控制与供应商管理［Ｍ］.北京：机械工业出版社,２０14.

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［４］张霞,陈勇．公证信息化建设的探索与实践［Ｊ］．中国司法,２００７（１２）．