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文档工作五纳入在核电文档管理中的作用

文/辽宁红沿河核电有限公司赵惠君

【摘要】核电文档管理作为核电项目管理的一项重要内容,对整个项目的安全、质量、进度、投资、技术、环境六大控制有着直接影响.红沿河核电结合项目控制需求,建立并实行将文档工作纳入计划管理、纳入合同管理、纳入项目管理、纳入质保管理及纳入绩效考核“五纳入”的管控机制,对核电项目文档实行全过程管理,提升企业的文档管理质量及水平.

【关键词】文档管理；五纳入；核电项目管理

企业档案工作规范（DA/T 42-2009）强调企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分,明确提出企业档案工作的“三纳入”要求,即档案工作应纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制.

核电文档管理作为核电项目管理的一项重要内容,对整个项目的安全、质量、进度、投资、技术、环境六大控制有着直接影响.辽宁红沿河核电有限公司（简称“红沿河核电”）结合项目控制需求,建立并实行将文档工作纳入计划管理、纳入合同管理、纳入项目管理、纳入质保管理及纳入绩效考核“五纳入”的管控机制,对核电项目文档实行全过程管理,提升企业的文档管理质量及水平.

本文就红沿河核电文档工作的“五纳入”进行了具体分析与总结.

一、纳入计划管理

作为红沿河核电文档管理的归口部门,信息文档处负责公司文档管理体系的建立与运作,“文档一体化”的统筹安排和全过程管控.通过将文档工作纳入计划管理,跟踪落实,保证各项工作的有序开展和稳步推进.

（一）制定并落实文档工作五年规划和年度工作计划.为了对文档工作进行全面部署,制定了《红沿河核电文档工作五年发展规划》,为文档管理工作提供依据和指导,并将五年规划分别落实到每年的工作计划中；将文档工作纳入工程建设的生产准备大纲和生产准备年度计划,定期进行跟踪、评估,保证计划的落实.通过执行信息文档处的月报和周例会制度,定期检查各项工作完成情况,并对下阶段工作任务进行部署.

（二）编制公司各部门归档计划.为确保公司各部门在工程建设、生产运营管理等活动中产生的文件和记录及时、完整归档,信息文档处每年年初即制定并发布文件材料归档计划,严密跟踪执行.

（三）制定项目文档移交计划.由于红沿河核电一期工程项目建设由业主辽宁红沿河核电有限公司委托中广核工程有限公司进行专业化管理,因此,业主公司与工程公司根据双方签订的文档移交总体计划和归档细则,制定专项文档移交审查流程、移交计划,对文档移交进度和质量进行控制；通过业主公司与工程公司每双周召开的文档协调会,及时协调解决项目文档管理工作中遇到的问题,保证项目文档移交工作的顺利推进.

（四）编制文档业务工作各专项计划.为使文档管理工作更加规范、有序,信息文档处根据每年的重点工作,结合实际情况,编制文档业务工作的各专项计划,如文档管理程序编制升版计划、文档培训计划、文档培训教材的编写计划、文档工作流程和各类文件整理细则编写计划等,并组织落实,提高文档业务水平.

二、纳入合同管理

由于合同是合同项目各项工作的法律依据,合同双方按合同条款的规定履行各自的责任.文档部门将文档管理纳入合同管理,通过文档条款的介入,明确了各承包商单位的文档管理责任,为项目文件的规范化、标准化管理提供了保障,也为竣工文档的顺利移交奠定了基础.

（一）将项目文档管理要求纳入总委托合同.在项目合同谈判前期,文档部门已会同各业务部门就项目总委托范围内的文档工作范围、要求、工作内容、组织、质量及文档移交等进行了沟通、商定,通过合同谈判,在项目总委托合同中对工程公司的文档管理工作加以明确.同时,在合同中通过专门章节、专门条款对相关内容加以细化,切实做到有法可依、有据可查、责任落实.

（二）将文档管理要求固化到合同中.对由业主公司签订并执行的合同,通过编制并使用标准化的合同模板,文档管理要求被固化到合同正文或技术附件固定章节.在合同准备阶段,就将文件交付的范围及时间、文件的介质及数量、文件提交的途径及质量要求等内容列入合同文本或技术规范书,使文件提交及相关要求有据可查；采购过程中文档部门参与技术规范书或合同文本会签；在合同执行期,文档部门参与合同管理,监督承包商是否按合同规定提交文件；在合同结束时,文档部门介入合同支付流程,对合同范围内文档移交情况进行审查,审查合格后才出具验收证书,确保承包商按合同规定提交完整的、符合合同要求的文件.

三、纳入项目管理

业主公司明确核电项目文档管理要求,将文件、档案形成的进度、质量控制纳入工程参建部门职责,确保项目文档管理与工程建设同步规划和落实；文档移交纳入每台机组的移交接产范畴,作为签署机组临时验收证书（PAC）和最终验收证书（FAC）的先决条件,并纳入“3T”（TOM-维修移交、TOB-隔离移交、TOTO-临时运行移交）和BHO（厂房/建筑物移交）管理流程,确保文档移交与实体移交同步进行.

四、纳入质保管理

质量保证体系是保证核电工程各项工作包括文档管理工作符合法规、规范和标准要求的有效手段.

文档管理程序作为管控制度,一般包含了国家相关法律法规和行业标准的相关要求,是明确和规范公司各业务部门或外部各承包商开展文档管理的最直接依据.将文档管理纳入质保管理,通过监督检查文档制度的落实,对文档工作的质量起到规范和约束作用.

（一）将项目文档管理纳入质保管理体系.文件控制、记录管理作为质量工作的一项重要内容,在项目各阶段质保大纲中均提出相应的要求和措施,并通过文档部门、质量保证部门的审查、检查、监督、监查和管理部门审查等方式进行验证和评价,确保文档管理制度的有效性和适用性,并得到持续改进.同时,将项目文档监督检查纳入公司质保体系,对承包商的文档管理进行质保监查,保证项目文档管理质量.

（二）将部门文档检查纳入质保检查范畴.建立文档管理工作检查制度,定期开展检查工作.文档管理部门每年制定公司内部的部门文档检查指导计划,对公司每个部门至少进行一次文档管理检查,对部门文档业务进行监督和指导,及时协调解决有关问题.

五、纳入绩效考核

结合企业档案工作规范要求,将文档工作与公司各部门和相关人员的绩效考核挂钩,以保证文档工作的顺利开展.

（一）将文档管理纳入信息文档处的绩效考核.信息文档处每年与公司分管领导签订年度绩效合约,并将文档管理各项任务分解到处内每位员工,与员工签订个人绩效合约,每季度进行评估、考核.

（二）将文档管理纳入公司各业务部门的绩效考核.公司各业务部门将文档管理指标纳入部门的绩效考核指标,每年对“年度归档计划按期完成时间、归档文件质量一次合格率、部门文档检查问题整改按期关闭率”等文档管理指标进行评估、考核；各部门的文档管理员,将部门文档管理工作纳入其个人的绩效合约,每季度进行考评.

通过任务的层层分解,工作完成情况与部门和个人的绩效考核结果紧密挂钩,文档工作的质量与水平得到极大提升.

综上,红沿河核电通过文档工作“五纳入”方式进行管控,加强了文档的前端控制、过程管理及结果验收,覆盖文档的全生命周期管理,真正做到了“文档一体化”管控,从而确保公司文档管理工作的有序进行和持续改进,提升文档管理质量及水平,并为核电站的安全稳定运行提供保障.

【参考文献】

[1]黄小东.核电企业承包商文件管理探析[J].中国档案,2016（3）.

文档论文范文结:

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