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如何推进企业文档管理工作
【摘 要】信息技术对人们生活的影响越来越深入,社会各行各业已经离不开信息技术的支持,对于企业来说,从生产到管理,都因为信息技术的应用变得更加高效,文档管理也是其中非常有代表性的工作内容,文档是企业中非常重要的资源,不断优化文档管理工作对于企业来说,将让管理者在制定企业决策的时候更加迅速准确,也能够让企业的管理水准得到提升.
【关键词】企业 文档管 思考
一、我国企业文档管理的变化
(一)载体的变化
如今大多数企业文档的载体已经实现计算机管理 [1].电子文件成为主要形式,但这是本世纪逐渐普及开的模式,主要是依靠信息技术的支持,在上个世纪我国企业大多数使用的文档载体还是纸制品,相比之下,电子文件的传递速度以及制作速度都远比纸质文档强得多,所以如今大多数企业已经实现了计算机管理,电子文档是如今企业文档载体的主要形式.
(二)分类的变化
文档分类由于载体变化也产生不同的方式,以往纸质文档时期,企业的文档主要是根据部门不同划分,例如人事档案、产品档案,而如今主要是依靠信息技术进行分类,在企业的信息管理系统中,会分成几个模块,系统能够根据已定的制定将文档自动分类到相应的类目,不同的企业对文档的分类方式也有很大差别.
(三)保存的变化
纸质文档要想保存自然是以其载体保存在企业专门的档案管理部门,而电子文件则是不需要专门的场所,但需要文档管理人员在文件保存中认真操作.因为电子文件的产生和保存很容易受到影响,一旦工作疏忽有可能让文件消失或者损坏.
二、企业文档管理工作的重要性
现代企业面临着复杂多变的市场环境,涉及到大量信息变化 [2].因此企业的文档管理已经成为管理工作中至关重要的组成部分,企业的经营情况和文档管理水准是相辅相成的,企业的经营状态良好,文档管理工作就会不断提升,而企业文档管理工作出色会为管理者提供更有利的信息参考,制定出更加合理的企业决策.
三、当前企业文档管理中存在的问题
(一)管理意识不强
一直以来很多企业管理者只是重视企业产生和营销环节,对企业的文档管理工作并没有足够的重视,这种情况在我国中小企业中比较普遍,对于这些企业来说,文档管理只是一个口头上的工作内容,并没有进行明确的规划.很多企业为了节约在人工成本上的投入,没有设置专门的文档管理人员,导致文档管理一直处于混乱之中,很多重要文件由于缺少整理和保存丢失或者损坏.
(二)文档分工不细
很对企业在文档管理上没有将分工明确.文书部门只是对文件进行处理,并没有进行详细的整理,导致经过一段时间后档案管理部门要对文档进行重新整理,这些文件通常是杂乱无序的,在整理的时候会耗费大量的时间和精力,档案管理人员的工作量也越来越大,工作质量也受到极大的影响.
(三)人员素质不足
由于很多企业的管理者并没有认识到文档管理的重要性,所以在招聘文档管理人员的时候并没有进行仔细筛选,很对企业管理者只是在亲朋好友中选择求职者参与文档管理,还有一些企业为了节约成本,招聘人员的时候以低学历为标准,这些工作人员并没有经过严格培训,文档管理的业务水准很低.
四、推进企业文档管理工作的思考
(一)提高文档意识
企业的管理工作中很对环节都有依靠文档管理的支持,因此要加强宣传,让企业管理者充分认识到文档管理工作的重要性,尤其是企业的主要管理者以及文档管理工作的负责人,要改善以往纸质文档时期的管理观念,积极吸取先进的管理经验,革新文档管理模式,学习其他企业在文档管理方面的优势和经验,加强自身文档意识的深化和普及.
(二)明确责任归属
文档管理工作涉及到文书部门以及企业的业务部门,在进行文档管理的时候一定要将不同部门的职责进行明确,尤其是文档分工方面,各部门之间要加强配合,同时档案管理部门也要加强对文档的审核.业务部门对自身产生文件的熟悉性最大,对其形成过程也比较明确.要积极配合档案部分的整理工作,并明确各环节的责任,若是在某一环节中出现了文档管理上的问题,根据责任归属追究责任,并进行处罚.这样可以让企业文档管理的效率提升.
(三)提升人员素质
首先是在文档管理工作人员的招聘中,要加强审核,尽可能选择有一定专业技能以及管理经验的人员,其次就是在其正式上岗前要进行严格的业务培训,最后就是建立绩效制度,对工作人员进行文档管理的质量进行定期考核,并将其考核结果与收入直接挂钩,这样可以提升文档管理人员的责任心,激发工作潜力.
五、结语
总之,文档管理在企业经营中是非常重要的一项工作内容,如今企业身处网络时代,优化文档管理能够对其提升业务水准、加强内部管理以及提高决策的科学性起到重要的作用,因此企业在进行文档管理的时候要投更多精力,尽可能提升企业文档管理的效率和质量.
参考文献：
[1]张媛玲 .航空企业文档资料信息化管理工作初探 [J].经营管理者 ,2014(23):260.
[2]张晶 .文档一体化管理推进企业档案信息化建设的研究 [J].办公室业务 ,2013(01):70.
（作者单位：福建福清核电有限公司）
管理工作论文范文结:
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