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新时期档案数字化管理与其措施分析

【摘要】近些年来,数字化手段正在全面融入当前各个领域,其中涉及到档案管理.与传统模式相比,建立于数字化手段之上的档案管理举措具备更高层次的实效性,这是因为其有益于减少整体性的档案管理综合成本.因此针对现阶段的档案管理而言,应当着眼于数字化手段针对档案管理的全面适用,因地制宜探求可行性较强的管理创新举措.

【关键词】新时期；档案数字化管理；创新措施

从本质来讲,档案管理侧重于收集档案、整理并且存储档案,以便于有关人员查阅上述的档案资料.对于当前的各个部门来讲,档案管理都应当受到更多的关注.针对档案管理如果能够引进信息化手段,那么将会有益于创建全新的档案管理模式并且简化了整体上的管理流程.为了从源头入手来改进现状,针对档案管理亟待着眼于全面加以转型与改进,上述举措在客观上有助于健全档案管理流程,拓宽档案管理涉及到的宣传范围并且构建了规模较大的档案数据库.

一、施行档案数字化管理的重要价值

面对信息化的全新形势,档案管理运用的某些传统手段正在获得突显的优化与转型.在现阶段的档案管理中,数字化手段占据了很关键的位置.针对档案管理如果能够引进扫描仪以及其他类型的信息化设施,那么有益于显著提升整体上的档案管理成效性,同时也在根源上消除了较高的档案管理成本.因此可以得知,具备数字化特性的档案管理流程能够便于随时查阅档案,针对有关机构现有的各类信息资源也能着眼于全面加以优化整合.

与纸质的传统档案相比而言,数字化档案本身具备了更优的综合性能.这主要是由于,数字化档案能够全面优化其自身的防水性能以及防火性能,数字化材料本身不易受到损毁.在目前状况下,档案管理部门已经认识到了数字化手段的价值所在,因此也开始尝试创建信息档案必需的资料库,借助数据库来保留完整度较高的数字化档案.通过运用上述的档案保存措施,读者如果有必要查阅特定类型的数字化档案,那么录入相应的档案编号以及档案目录即可查找自身所需的某些档案信息.

因此相比来讲,数字化以及信息化手段在客观上更加有益于助推档案管理整体水准的全面提升.在涉及到多种多样的档案管理时,借助信息化的途径与方式都能简化档案查阅以及档案保存的流程,便于读者随时调用并且查找必需的档案类型.从现状来看,档案管理部门正在着眼于健全上述的数字化手段,确保能够紧密结合数字化手段与日常性的档案管理.

二、探求创新举措

从整体视角来看,档案管理涉及复杂性较强的管理流程以及管理阶段.然而截至目前,负责管理档案的某些专门人员自身仍然欠缺较高层次的综合素养,以至于忽视了档案管理的某些细节.为了从源头入手来转变现状,针对未来时期的档案管理仍需关注如下的改进举措：

（一）健全多层次的档案安全保障.有关部门在着手施行档案管理时,应当更多着眼于健全与之有关的档案安全保障.具体在实践中,针对档案安全应当密切关注最根本的安全保障,运用综合性的技术举措来加密档案信息.近些年来,有关部门正在尝试运用访问控制、密钥技术、传输技术以及加密技术来辅助档案管理,上述举措在根本上有助于避免泄露特定的档案信息,进而创建了多层次的档案安全屏障.

（二）拓宽宣传范围.档案数字化管理不能够欠缺数字化宣传,只有凭借广泛宣传的举措,有关部门及其内部人员才能真正意识到数字化举措的便利性以及实效性.因此在目前阶段中,针对档案管理亟待着眼于拓宽现有的宣传范围,逐步增强现有的信息化意识.作为有关部门而言,针对数字化管理也要致力于投入更大比例的资金,逐步健全当前现有的档案管理流程以及其他相关机制.

（三）提升管理人员自身具备的专业素养.档案管理人员本身构成了数字化档案管理不可缺乏的关键性要素,因此如果要全面优化档案管理的成效性,则关键应当着眼于提升管理人员自身具备的信息化素养.具体在实践中,档案管理人员有必要全面关注数字化手段的现实运用,通过日常学习的方式来掌握上述的全新数字化手段.与此同时,档案管理部门也要施行多层次的档案管理培训,运用日常培训的举措来提升上述人员现有的综合性技术素养,确保其能够全面服务于档案管理.

三、结束语

进入新时期后,档案管理涉及到的有关管理举措也在实现相应的转型.档案管理与数字化手段的紧密结合在根本上有益于提升档案管理能够达到的综合实效性,针对档案管理消耗的各个阶段管理成本也能予以有效减低.因此在未来的档案管理相关实践中,作为档案管理机构还需要密切关注数字化手段的全面融入,运用上述举措来突显档案管理对于特定领域的价值与意义.

【参考文献】

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[3]樊丽君.新形势下高校档案数字化管理的探究[J].中国领导科学,2016(S1):56-57.

数字化管理论文范文结:

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