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社会转型期档案整理方法的完善
【摘 要】本文围绕社会转型期档案整理方法的完善这一主题,展开积极的探索,重点从档案整理过程中存在的问题剖析、积极完善档案的整理方法这两个层面进行阐述,旨在对社会转型期档案整理方法进一步进行完善.
【关键词】社会转型期；档案整理；人力资源；社会保障
档案有着巨大的作用,国家可以通过档案这一载体实现对民情和民生的充分了解,而群众则可以凭借档案这一凭证而获得国家给予的一些相应的福利.鉴于档案具有这一特殊的功能,那么对档案管理也就显得异常重要.笔者就社会转型期档案整理方法的积极完善进行探讨.
一、档案整理过程中存在的问题剖析
（一）按“件”进行整理存在的不足.档案的重要特征,就是涉及面很大,数量大,在对档案实施整理的过程中,如果按照“件”进行计算,其数量必然是数不胜数.所以说,如果采用“件”的模式进行统计和管理,必然会加大统计和管理的难度.按照“件”实施管理,有两个方面的问题：第一,由于是用“件”进行管理,其数量很大.而管理又同计算机有着极其紧密的联系,计算机在调用这些数据的时候,特别繁杂.第二,按“件”进行整理有许多错误存在.在档案管理过程中会发现有许多的档案使用频率非常高.由于这些档案的使用频率过高,对管理者而言,给他们增大了工作的压力,在频繁的管理中难免会出现种种差错.显然,通过件的模式进行档案的管理,不利于工作人员对档调用,也不利于档案规整工作的有效展开.
（二）按“卷”进行整理存在的不足.在档案的整理过程中,最为传统的整理方法就是按照“卷”的模式进行整理.在许多机关都是采用这种这种模式进行整理.该模式具有最为明显的特征是：可以从文件的规律和特征进行整理,这种模式对于档案的利用和保管都有着积极的作用.但是每一种模式都有着自身方面的局限性.同样在档案的整理中采用按“卷”的模式进行整理也存在着不足：第一,在组卷的过程中所进行的操作比较繁琐.在组卷的过程中,由于每一个人在业务水平上、理解认识上都是不一样的,进而导致了档案卷有着巨大的差别.第二,在利用过程中极为不便.在保密层面效果极差.由于在某一卷档案中会存有很多份的文件.作为借阅者在借阅一份档案的过程中,会将整卷档案借出.借出整卷档案,必然会造成对不必要档案的泄密.再者借阅者在携带上也极为不便.
二、积极完善档案的整理方法
档案来源于办公室中的公文以及各个处室中的各项业务资料,这些资料进一步就形成了档案.所以,我们从档案的来源将档案分为业务档案和办公室文书档案.将档案进行这样的分类之后,每一类档案的整理就有了方向性.
（一）对文书档案的管理.由于文书档案在内容上具有极强的针对性,其内容不能够修改,档案也不能够遗失,加上该类档案的数量上不大.鉴于此种状况,对于文书档案的管理,应该采用“件”的模式进行管理最为恰当科学,充分地发挥出按“件”管理的优势.因为：第一,可以避免“件”的劣势,因为各个办公室生成的文书档案具有很强的法律性和实效性,数量不大,对该类档案使用的频率不是太高,存放状态多数处于静止状态,在工作量上不存在繁重的情况.第二,在整理过程中不存在繁琐情况.因为办公室档案完全可以通过分类进行整理,毕竟办公室档案多数是一些规划部署和法律文件,对其使用的次数很少,能够进行大体分类.第三,对档案中普遍存在的错误可以避免.由于办公室文件有着特别强的有机联系特性,我们完全可以从档案文件的名目上阅读到内容的方向,即使档案管理中出现了错误,完全可以对其错误进行纠正.
（二）对业务档案的管理.业务档案跟文书档案不同,该档案具有数量大且零散的特征,具有群体性.对于这类业务档案可以用“卷”的模式对其实施管理.运用“卷”的模式具有不计细节和有整体性,在查找的时候且能够顺利地找到有关联的一些档案,可以充分地发挥出“卷”的立卷整理过程中的优势作用.第一,由于业务档案中存在着个人档案,这些关于民生方面的档案在数量上巨大,且不同于文书档案,在查阅的过程中使用的频率比较高,对其可以采用立卷的模式进行管理.第二,业务档案中所涉及到的民生问题所涉及到安全性文件极少,通常情况下都是以整体档案或者个人档案调用为主.第三,由于在立卷操作上比较简单.在对办公室档案进行归类立卷中,必须注重卷名,必须详细认真.而业务类的档案在姓名上不一定要对其全部列出,完全可以只要列出住地的名称以及街道名称即可.此类档案不存在由于工作人员的见解不同而造成的不同的名目出现.在立卷过程中,完全可以对案卷标题进行拟写,不存在争论问题.
三、结语
综上所述,在档案整理过程中,所采用的方法应该在传统的基础上积极进行创新,对文书档案的管理宜采用“件”的管理模式进行整理,而对于业务档案的管理,宜采用“卷”的模式进行整理.只有这样,才能够跟上时展的要求.当然,时代在不断地发展,档案内容肯定会发生变化,对于档案的要求同样会发生变化.鉴于此,必须紧跟时代,在档案整理中做进一步探索.
档案整理论文范文结:
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