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从档案整理实践看档案内容信息开发利用
怕提古丽·阿布力孜
（哈密市职业高中新疆哈密839000）
【摘 要】社会发展中离不开档案管理工作,档案信息内容的价值和重要性对档案管理工作起到重要的作用.在实际的工作中,对信息开发和利用工作加强重视是每一位档案管理工作人员的职责所在.因此,需要从相关的理论和实践中来积累经验,不断对档案工作方式进行完善.尤其是现如今,各种先进的技术和手段不断完善,档案信息化进程不断加快,对档案信息进行合理地利用,成为现如今档案管理工作的重点.
【关键词】档案整理时间；档案内容信息；虚拟整理；元数据
从档案信息内容的开发和利用工作上可以看出,档案管理工作的发展历程经历了多个不同的阶段,主要是由于社会发展的时期不同,社会现状也存在着明显的差异.档案管理工作的内涵不同,所以,档案管理的理论和实践就有所不同.可见,对档案信息以及档案管理工作进行研究,需要追根溯源,从不同的角度来对其进行了解,这样才能保证档案信息工作的科学性和合理性.
一、我国档案整理实践与理论的演变过程
纵观我国档案管理工作的历史,主要可以分成三个重要的阶段,首先是中华人民共和国成立到1980年左右为第一个阶段,这一阶段的档案管理工作主要是以手工整理为主,档案管理工作还属于按部就班,具有一定的保存载体,工作人员的工作内容就是对这些档案信息进行保管.档案信息的公开程度不是很发达,导致公众对于档案信息的了解程度甚少.但是这一阶段的档案管理工作却做到了对档案信息实体加强保护力度,一些档案信息还保存完整,很少遭到破坏.经过多年的改进和研究,档案信息的管理工作也在逐渐完善,档案信息管理工作也朝着更加先进更加开放的方向发展.但是从整体来看,这一阶段的档案管理工作主要是以信息的开发和管理为工作的重点.其次,从20世纪80年代到90年代中期为档案管理的第二阶段.这一阶段的档案工作和第一阶段相比较存在着明显的区别,进步程度较大.其中最为明显的特点就是采用了计算机技术等先进的手段来进行管理,出现了电子档案.因此,档案的保存类型也呈现出一定的多样性,其中包括内容信息,信息结构以及档案的载体信息等都有所改变.为了便于管理,信息载体除了纸张之外,还包括照片、光盘等等.可见,档案信息的多样性和现代化得到了实现.在这一阶段出现了档案实体整理和档案信息整理并存的阶段,所以,这一阶段的档案管理工作给档案管理工作人员提出了更大的难题.所以,档案管理工作的重点应该是保证档案信息的真实性和准确性.这样才能提升档案信息的利用率,增强其服务水平.第三,从20世纪90年代到现如今,档案管理工作由具体的实体保存和信息的开发逐渐转入了档案信息虚拟整理和保存的时代.档案信息的这一特点主要是和现如今的计算机系统以及网络的形成和发展有着直接的关系,电子文件的数量逐渐增加,档案管理的理论和实践都出现了明显的变化.
二、“虚拟整理”技术的产生促进了档案内容信息开发利用的发展
（一）适应了电子档案整理的需求
电子文件的出现,计算机让档案人员一下子完全丧失了对电子文件进行实体排序的可能和权力.具体地讲,电子文件实体在硬盘存储上的物理排列方式是由计算机及其技术自己控制的,究竟将一份电子文件存放到硬盘的哪一物理位置,是由计算机自己决定的,计算机对此总是遵循它自己的固定逻辑和算法.在电子文件整理过程中,虽然我们不能随便改变电子文件所在的地址,但能根据文件之间所存在的客观历史联系,通过对文件的排序,反映档案之间的历史联系.这种虚拟整理方法,它是以文件的历史联系为依据,对文件进行的非实体排列,仅用一套符号及语法逻辑来记录和解释档案历史联系的技术.
电子文件“虚拟整理”技术出现后,档案界很快地出现了虚拟立卷的技术.具体地说,电子文件的立卷实际操作对象并不是电子文件实体,而是电子文件信息.它并不是组成案卷实体,而是虚拟立卷,并且采用统一的标识来揭示具有有机联系的一组电子文件.具体做法：由业务承办人对社会实践中形成的电子文件的主要内容进行分析,并以此事的主题为名在电子系统中创建一个“文件夹”；给“文件夹”一个惟一的流水号,以便“文件夹”之间可以根据建立时间的先后依次排列；文件形成或收到时,通过标引其归属的某个“文件夹”的流水号,就可以将处理同一具体事务过程中形成的所有文件统统归入同一个“文件夹”中.至此,电子文件的虚拟案卷便形成了,这叫虚拟立卷.但是计算机毕竟只是一种设备,它只能从字面上来判定文件间的关系,这是未必准确的.
(二)对纸质档案也能进行辅助整理
在档案的传统整理中,由于文件实体的限制,只能保留档案间的一维历史联系.“虚拟整理”技术的提出,使得纸质档案在计算机及其技术的辅助下,也能实现多维的整理.计算机辅助整理是在不破坏实体排序的基础上,通过对文件材料历史特征进行著录,按照不同的原则对纸质档案的历史特征进行多维的排序,形成档案历史联系的多维信息系统,以达到更全面地记录纸质档案间历史联系的目的.
(三)使元数据技术得到相应利用
元数据不仅能有效地反映文件的真实性、完整性和有效性,而且能有效地组织信息资源并方便对电子文件的查询和利用,在达到信息整序的同时建立检索系统,实现智能控制,保持电子文件的有机联系.可见,在电子文件管理中利用元数据全面记录文件的背景信息和结构以及形成管理的全过程就显得非常重要.
三、抓住时机,做好档案内容信息的开发利用
我国的档案管理活动经过漫长的发展、演变,终于成长为一种担负着较大的社会使命、有一定的社会影响力的职业.但是,职业的发展也不是一帆风顺的,更是面临着严峻的挑战,需要通过增强档案职业的社会使命感,加强档案职业的教育和培训,全面提高档案从业人员的职业能力等方面来对档案职业进行重新定位.现在我们已经跨入一个崭新的电子时代,无疑需要档案人员与时俱进,面对电子文件的挑战,如果我们在理论上能做出科学可行的回应,那么我们就可能抓住了这个绝妙的时机,来提高我们的地位.
四、总结
综上所述,档案信息内容的开发和利用逐渐成为现如今档案管理工作进行的重点.档案管理工作在发展的过程中,呈现出不同的阶段和特点,但是每一个时期都是以档案时间和理论的基本内容作为前提,档案内容信息的开发和利用工作也应该符合社会发展的趋势,同时还应该根据社会的发展现状来进行探讨和分析.只有这样才能从根本上促进我国档案管理工作的长足发展.
参考文献
［1］韩云云.从档案信息处理视角看档案整理实践的演变［J］浙江档案,2007（04）
［2］崔杰.现代档案整理技术的发展趋势――从实体向虚拟整理的偏移［J］.档案学通讯,2006（03）
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