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办公室跨岗交流学习的经验和
浅议办公室跨岗交流学习的经验与思考
文/中车石家庄车辆有限公司 王健 常冬艳
【摘 要】本文结合目前办公室跨岗交流学习的现状,就如何使青年员工快速成长,进行深入思考,并提出了促进青年员工跨岗交流学习成长的对应措施.
【关键词】跨岗交流；青年员工；成长平台；经验
公司办公室（党委办公室）作为服务公司领导、各部门、员工和公司经营发展的综合性部门,主要承担调研督办、重要会议组织协调、公司文件办理、信访、机要、公务接待以及领导交办事项等工作,具有综合性较强,接触面较广的特点.因此,人力资源部与办公室联合开展青年员工跨岗交流学习活动,吸引其他部门青年员工到办公室短期工作,既能使青年员工在不同岗位得到学习锻炼,也能使办公室员工更多了解基层情况,对人才的培养与发展起着互相促进的作用.
一、跨岗交流学习的基本情况
（一）目前现状.目前跨岗交流学习人员一般为近三年入职的高校毕业生,进入办公室学习,每批次1-2人,交流时间为3个月.这些青年员工均是经人力资源部选拔,有着年轻、富有朝气、可塑性强等特点,他们大多数都是在基层单位从事工艺技术工作.借助交流平台,促进了青年员工在管理与技术工作方面的有机融合,在承担办公室文秘岗位缺员后部分工作的同时,也可为以后的职业生涯发展奠定基础.
（二）呈现的优缺点.具体如下：
1.优点.一是促进年轻人才的成长.青年员工作为公司的新生力量,由于工作年限较短,部门之间工作轮换少,容易形成思维拓展的局限性.通过交流学习,既可以使办公室员工了解学习到更多的基层信息和专业知识,又可以让交流人员学习到办公室管理工作的方法与经验.二是为青年员工提供展现自我风采的平台.办公室工作业务综合性较强,平时与领导及各部门接触较多,个人平时的工作作风及态度也会受到领导与同事的关注,青年员工创新力较强,可以借助交流学习平台,发挥个人工作优势,充分展现自我风采.三是促进部门间交流经验的推广与应用.经过学习与锻炼,个人工作能力会有一定的提升,在结束交流后,可以将一些好的管理经验与做法运用到以后的工作中,补齐短板、全面发展.
2.不足.由于交流人员个体的差异,有时在某一方面还不能尽快适应岗位要求,主要体现以下三个方面：一是人员缺乏综合能力经验.由于对办公室的业务了解认识程度不够,平时接触到文稿写作类的工作较少,加上平时与领导接触少,缺乏沟通技巧,在工作初期不顺畅也容易引起畏难情绪.二是能力提升有限.因跨岗位交流,学习人员来到办公室后对工作环境的适应需要一定时间,适应期较长的人员,能真正承担一部分工作时,已经面临交流期结束,而在这段时间,正是能力提升较快、快速成长的时间,由于时间有限会使交流学习人员只能学习到基本的日常性事务的处理方法,对于文稿的撰写能力提升有限.三是交流学习方式单一.目前交流学习为单向交流,而秘书到其他部门交流学习机会较少,虽然办公室也曾经派人到其他部门进行过短暂的交流,取得了良好的交流成果,但这种机制还没有完全建立起来.
二、促进交流学习人员成长的措施
（一）加强对交流学习人员的指导力度,树立端正的工作态度.青年员工刚走上工作岗位不久,正处于成长期,有知识,有.而对于讲求效率和效益的办公室来讲,任何一项工作都要求办公室员工必须本着极为严谨、认真、负责的工作态度.交流人员办公室工作经验不足,常常会导致工作开展较为困难,因此,加强对交流人员的培养与指导力度,使他们顺利地开展工作,端正工作态度,提高服务意识,站在服务者的角度思考问题,可以发挥能力长处,尽快提升个人素质能力.
（二）系统性培养,拓展发展空间.交流人员初到办公室,对环境的适应能力不足,指定专人管理,专人负责,系统性地制定交流学习计划,达到有计划、有目标、有实施、有总结的闭环管理培养模式,让交流学习人员在工作中挖掘自身潜力,善于发现问题和总结成果,在交流到一定阶段后,可以适当让交流人员承担重要工作任务,通过压担子的方式,进一步拓展发展空间.
（三）“请进来”与“走出去”相结合,进一步完善交流机制.根据以往跨岗交流学习的经验来看,通过对公司发展中存在的问题及不足开展调查研究,交流人员对公司经营工作的复杂性有了更为直观的认识和感受,也通过自身的工作实践,提出了解决问题的建议与想法,这对于促进公司中心工作的开展以及办公室员工个人的素质提升都有好处,应当进一步研究和实践,构建更多展示平台,设定科学考评标准,并建立起双向交流机制.
三、珍惜机会,严格要求,共同把跨岗交流做得更好
（一）树立目标,坚定信念.首先要树立正确的目标,向优秀的老员工学习,端正自己的工作态度.工作不是学习的结束,而是学习的开始,在学校里,我们学到了大量的理论知识,工作后,要对这些理论知识进行实践验证.因为有许多人从事的工作与在所学专业大相径庭,就更要求我们要加强学习,注重业务技能素质的提高.对于每项工作,要完成到什么程度,什么时间完成,可以制订简单的工作计划,出现异常时,要及时向领导请示汇报,保证最终目标实现,要相信通过自己的努力,一定可以把工作做好.
（二）明确思路,提高认识.文稿的起草需要通过前期扎实的调研、跟会等渠道获取信息,然后要通过对各类信息的整理,辨识出哪些材料可以作为写作素材进行精加工. （下转第70页）
（上接第41页）文稿要经过反复的斟酌、推敲,从一词一句再到篇章结构,要经过反复的修改完善才能成为“成品”.质量高不高,主要取决于平时的积累多不多；角度、高度和站位准不准,主要取决于对最新形势的了解掌握程度够不够、分析够不够,是否能够跟上领导的思路等等.“文似看山不喜平”“世事洞明皆学问,人情练达即文章”.身在兵位、胸为帅谋,对自己的要求就一定要高,要多注意观察领导处理事务和决策的方式,认真倾听领导在各种场合的发言,通过梳理,形成系统的思路,才能写出贴合形势、符合要求的文稿.冰冻三尺非一日之寒,秘书撰写出一篇高质量的文稿,和设计人员开发出一个优秀的产品一样,都需要有扎实的前期积累,需要投入足够的精力,倾注大量心血.因此,作为交流人员来讲,在抓紧机遇学习的同时,更要塌下心来,多做积累,多做练习,杜绝心浮气躁、急于求成.
（三）创新方法,善于总结.如何在平凡的岗位上闪现亮点,如何在例行性事务中体现特色,需要我们创新工作方法.而创新首先要建立在熟悉业务的基础上,因此对于岗位工作流程与规范,要熟悉掌握,然后要逐步积累,总结经验,对于重复性及繁琐的工作可以省略合并.例如办公室在进行调研督办的时候,可以综合近期各项工作,能合并办理尽量合并,避免出现同一个部门多次跑办的情况.其次,要善于总结工作办理过程中出现的失误,分析问题原因,避免多次重复出现类似问题.
总的来讲,跨岗交流,新的岗位是新的平台,新的平台上有新的视野,新的视野可能会成就新的职业生涯.尽管在陌生的岗位上会遇到许多之前未遇到过的新问题,但“天下事有难易乎？为之,则难者亦易也；不为,则易者亦难也”,只要找到处理问题的方式方法,主动克服困难,积极调整工作思路,一切问题都会迎刃而解.也许短短几个月的经验,也许领导的一次当面指教和夸奖,经历的一次公司级项目,都会照亮青年员工成长的一段路程,跨岗交流也会发挥积极促进作用.
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