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办公室档案管理工作

【摘 要】本文基于当前时代背景,以办公室档案管理工作为研究对象,对工作中存在的问题进行了分析,并提出了解决办法,希望能够为办公室档案管理的规范化、现代化建设带来帮助,为提高办公室档案管理水平发挥作用.

【关键词】办公室档案;管理;问题;措施

档案是人类历史发展到一定阶段的产物,是处理完毕的、具有参考价值的、系统的历史文件,它具有历史的和现实的重要意义.办公室档案管理工作包含着多方面的内容,其中既有档案的形成、整理和收集,又包含使用便捷、价值得到更好发挥的内容.随着时代的发展和进步,办公室档案管理工作也迎来一个全新的时代.过去传统的管理方法,已不能适应时代的需要.采用先进的管理理念和科学的管理方法,使办公室档案管理工作适应时代的需要,满足人们对档案资源的需求,使之更好地为领导决策、为人们日常工作提供参考和借鉴,是做好档案管理工作的最终目的. 为此,档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作.那么,如何做好档案管理工作呢?笔者作为办公室的一名文秘工作人员,在实践中,通过不断总结,寻找其中的规律,得到了一些粗浅的见解,愿与大家共同分享.

一、办公室档案管理工作存在的问题

(一)公文形成不规范,档案管理人员不专业.单位公文在形成过程中,由于拟定来源不一(有职能科室拟定,有相关领导拟定,有相关秘书拟定).会产生这样那样的问题,如文种使用不当,请示、报告不分;附件标识混乱,行文程序混乱;公文印制不规范,用纸有大有小,给后来的档案装订和管理带来很大不便;公文主题词标注不准确,不利于检索查找.档案管理组织和管理机制不健全,无专人负责.办公室档案管理工作由其他部门和人员兼管,档案管理工作没有实施岗位责任制,管理制度不健全.一旦出现问题,易出现推脱责任、相互扯皮等现象.

(二)风险意识不强,防范措施不力.当今时代,是科技飞速发展,互联网无处不在,大数据、新知识大爆炸的时代.办公室档案管理工作在利用这些新科技给工作带来极大便利的同时,也迎来了安全风险成倍增加的现实.但目前很多办公室档案管理工作人员专业知识不足,安全意识不强,风险防范措施不力.如数据库建设不规范,登录设置过于简单,新录入资料备份不及时,电脑硬件质量不过关,造成信息泄露,资料遗失的事件时有发生.

(三)档案管理工作的基础设施不到位.档案管理工作是一种系统性的、规模较大且耗时较长的工作,需要一定的人、财、物的投入和建设,其投入后的获益不是马上能够显现的.良好的档案管理所呈现的单位工作效益提升的局面,是需要时间来验证的.但某些领导往往认识不到这一点(这需要档案管理人员进行领导层的开发),在相关的投入和建设上不到位.如纸质资料库房空间、温度、湿度不符合相关要求;电子档案硬件质量不过关,防尘措施不到位,具体操作人员专业知识不熟练,频繁更换岗位等.这些都是基础设施建设不到位、不完善的具体体现.

二、整改措施

(一)加大档案管理工作方面的投入.根据目前办公室档案管理建设的要求,首先,要加大对该项工作相关方面的人才、物资的投入.不断完善和优化各种设备,为办公室档案管理工作提供坚实的人才和物质保障.其次,加强办公室档案管理软件方面的建设.将数字化、专业化档案管理作为办公现代化的重要内容来抓.加大对人才引进工作的力度,配备一批具有相关知识,热爱档案管理工作的专业人才.在单位形成良好的管好用好档案的工作氛围.

(二)规范公文处理,把好公文形成关.公文是档案的前身,当其处在传递、运转、承办和执行过程中,具有现行效用,不能称其为档案.档案一般是指完成了上述程序,留存、归档、备查的历史文件.因此公文形成是档案工作的初始阶段,要格外重视.规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础.而公文拟制则是公文形成的重要环节.不同单位的公文拟制部门不同,有的单位的公文是由办公室统一拟制的,有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发.由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同,对公文起草工作相关要求的理解存在差异,导致起草的文件质量也就大不一样.因此,一名专门负责公文拟制的人员,平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理,依照有关规定,全面审核,特别是对那些突出表达主题思想的关键字、词、句等要严格把关,发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行协商,尽量将各种问题都解决在核稿阶段,以保证公文的质量及后续形成档案的质量.

(三)做好公文的评估分类.公文形成后,经过一段时间的执行处理,待文件涉及的事务处理完毕,文书人员即可以对公文的保存进行价值评估.根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理,去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁,而是放到别处);将涉及对全局指导性的规章、规则、指示、指令及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来,纳入存档范围,以备以后随时查阅和调用.评估工作对文书人员是个严峻的挑战,它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力,能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档,使所保存的档案既具保存价值又不把琐碎无用的材料混入保存内容,徒增保存成本.而要做好该项工作,可以从以下几个方面进行:1.对档案工作要有正确的认识和敏锐的鉴别能力.要熟练掌握从公文到档案的转化技巧,实现文秘工作和档案工作的交融,要加强档案部门对文件管理的超前控制,保证档案的质量.减少档案部门和公文形成部门繁琐的移交手续,避免重复立卷,使工作流程更加科学化、合理化.2.要有高度的职业责任感.档案工作人员要有较强的职业悟性,要随时将“档案”装在自己的头脑里,要有对历史负责的态度,使档案工作平时化、平常化.因此,务必要按照《档案管理办法》的要求,规范地、科学地、负责任地处理好每一份文件,对每一份文件作出科学的评估,恰如其分地将其纳入归档和保存的范围.3.要不断提高自己的专业素质和综合修养.文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性.在日常工作中,文秘人员要重视档案知识的学习,加强档案意识的培养,常备一些专业书籍,以便需要时查阅.真正做到边工作,边学习,在工作实践中逐步提高自己的理论水平和实际操作能力.在平时工作中,很多档案工作人员兼任秘书工作,这对档案的形成、保管是个有利条件,要充分利用.由于我局成立较早,在整理档案过程中,已经形成了一套较科学的归档方法,具有一定的规律性,文秘人员不应该随意更改.但也要结合本单位的具体发展实际,依照档案管理部门的统一规范和要求,进行科学的创新,不断提高本单位的档案管理水平,尽量做到查找简便、快捷、安全.

(四)做好电子档案的管理工作.目前,在互联网、大数据等新技术的影响下,办公室档案管理已经逐渐脱离了传统的纸质管理方式,电子管理成了办公室档案管理的重要方式,是办公室档案管理方面的一项革命性变革.但与此同时,又面临着信息安全等方面的问题.如何驱弊就利,扬长避短,既发挥电子档案管理的高效、便捷、易于查找,又防范风险使之稳妥可靠呢?笔者认为应从以下几方面着手:1.电子档案收集方面.档案收集、录入是项细致、专业的工作,要从档案的内容、属性多方面进行分析.内容方面:根据内容的重要性来对它们进行保存时间的界定.做好种类、属性、总目录和子目录的划分.电子档案信息存在易丢失的弊端,操作者要熟练掌握相关软件的使用方法、计算机硬件的特性.对保存内容及时备份,对特别重要的保存内容要多机或多硬盘保存(并同时保存原始纸质文本),避免在保存操作过程中因机器硬件故障,或误操作遗失保存内容,造成不可挽回的损失.2.电子档案整理和归纳方面.目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作,档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存.档案管理的工作人员要有熟练的相关软件操作技巧,基本的电脑硬件知识,丰富的互联网安全知识,确保电子档案的安全,在联网操作时尤其要严防、病毒入侵和信息泄露.3.加强电子档案的保密工作.除了确保系统标准化之外,还要加强电子档案管理的保密工作.档案保密是档案管理的重中之重,要格外重视.信息技术的发展给人们带来极大便利的同时,也给信息的泄密增大了可能.档案保管操作人员要增强保密意识,严防信息泄露,进入有关资料数据库的设置要足够复杂,要指定专人小范围内掌握,并安装正版杀毒软件.不在非工作用机上登录,在满足工作便利的前提下,尽可能不与外网链接,确保档案的安全万无一失.

管理工作论文范文结:

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