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口述档案的收集和整理
【摘 要】口述档案是档案工作的新领域.本文从口述档案的概念理解入手,对口述档案的特点、收集、整理和保存提出了自己的认识,形成了一条认识口述档案的新途径.
【关键词】口述档案；收集；整理
随着经济社会的快速发展以及人民日益增长的文化需求,对档案馆的馆藏结构提出了更高的要求.口述档案在丰富馆藏、改善馆藏结构、挽救文化遗产方面起着至关重要的作用,口述档案作为档案工作的新领域,作为档案馆信息资源的重要组成部分,越来越受到档案界的关注,越来越多的档案机构开展了口述档案工作.
“口述档案”概念较早出现在1984年由国际档案理事会出版的《档案术语词典》.在词典中被翻译为“为研究利用而对个人进行有计划采访的结果,通常表现为录音或录音的逐字记录形式”.之后在以“新型材料”为中心议题的第十一届国际档案大会上,塞内加尔的Saluou Mbaye正式使用了“口述档案”这一概念.他作了“口述档案”为主题的报告,报告中他认为口述档案是由口述史的查访结果和口头传说汇集而成的.还补充说明讲演、讲座录音、辩论、圆桌会议录音、广播电视机记录在录音电视机上的通信和指示也属于口述档案.不过他研究的主题只限于口述档案史和口头传说,它们必须附加与历史事件或口头传说相关的书面文件.
到了20世纪90年代,我国档案界开始对口述档案有所关注,大多数学者比较赞同国际档案理事会出版的《档案术语词典》中对口述档案的定义,并形成了他们自己的看法.他们对口述档案下定义时多是“口述档案的重要性或价值＋采访形式＋记录形式或者记录载体.”例如：范金霞认为口述档案是查访资料收集的结果,是为了保护历史和记忆而进行的,它就是档案的一个分支.通常有两种形式,分别是录音磁带和对录音的逐字记录,现代条件下还表现为数据光盘、电子文档之类的计算机数据.同时也有学者从广义的角度出发,比较有代表的是“口述档案是记录人民语言信息的记录材料的总称.”
“档案一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义”,更不用说“口述档案”了.在口述档案工作尚未深入开展的初期,“过于刻板的定义有使精神实质被阉割的危险”.因此要想给口述档案下一个统一的定义,不仅不利于实践的发展,还会使得口述档案的生命力扼杀在“为了统一性而忽略多样性,为了概念而牺牲事实”中.
尽管口述档案的定义还没有得到国内档案界的普遍认可,但也不影响口述档案工作的开展.
一、口述档案的特点
（一）生动性.口述档案形式活泼新颖,直接对话再现历史、活现人生轨迹；内容丰富,生动形象具有坦率、新颖、鲜活、具体的特点；方言表达,通俗易懂,形象生动,并有感染力,富含地方特色,通过口述者的证据表情再现历史原貌；载体形式多样.
（二）具体性.口述人对曾亲历、亲闻、亲访的重大历史或事件真相,对身边重要人物的评价、家族史、个人心路历程的直接口述而形成的对国家和社会有保存价值的一切原始历史记录.口述人可以是重大历史事件的当事人、知情者；有革命战斗经历的老同志；学科带头人；风土人情了解者.对于现有的粗线条、概略性档案记录的进一步补充和丰富,口述档案有很大的发挥空间,对于历史人的访谈,更有助于人们对历史事件走向深刻理解,便于史学家、档案学家对原有档案记录的研究.
（三）资鉴性.口述档案工作是档案行业亟待开发和重视的新领域,它的内容真实性虽需要认真考评和鉴别,它的诸多问题仍需要继续探讨,但它的价值珍贵性不可替代.
（四）平民化.口述档案的素材主要来自地方和民间,记录的是平民百姓的生活与思考,更加注目于市井街港、黎民百姓、寻常人家.小人物的命运也可以反映大历史的变迁,同时可以反映出重大历史事件的复杂性,启发人们的思考.
（五）细节化.只有重视细节,才能突现历史的真谛.比如,我们可以查阅到影响过历史进程的某次重要会议的决议或相关文献.但却无法从这些可查阅到的资料中知道,围绕这次会议的权力纷争,人际纠葛.通过口述档案的形式再去采访当年的亲历、亲见、亲闻者,据此我们才能得以了解一部真实的历史.
二、口述档案的收集
（一）确定调查主题.确定口述调查主题是建立口述档案的起点.首先,选取具有一定历史意义的、对社会历史进程有重要影响的事件.其次,主题的选定必须考虑到口述档案的特殊性,要有可操作性,即选取的主题事件要有当事人,且当事人具备口述行为的能力,能够以口述的形式较为真实地还原事件原貌,选取主题的生成时间不宜过短,避免因缺少历史积淀而流于形式.
（二）确定受访对象.受访对象选取得当与否,直接关系到口述调查的成败和调查质量的高低.受口述调查主题和其他客观原因的影响,要求在确定受访对象时,应尽量使其具有普遍性.此外,需要注意的是,选取的受访对象应与采访人建立信任感,利于赢得受访对象的支持配合,利于访谈过程的顺利进行,利于保证口述调查的质量.
（三）拟定访谈提纲.拟定口述调研提纲是进行口述档案收集的重要一环,应做好以下三个方面的工作：一是详细掌握口述访谈主题的历史背景和相关知识,保证提纲具有针对性,能够切中要害,避免泛泛而谈.二是访谈提纲应随着访谈的深入而不断完善补充,所提问题也要相应地细化.三是访谈提纲应根据受访对象身份的不同而有所变化.这样才能了解到不同阶层对同一个问题的不同看法,利于更为完整、真实地复原历史事实.
（四）开展实地访谈.在实地访谈中,应着重注意访谈技巧与方法的运用.一要做到漫谈与集中问答相结合.漫谈多用于访谈的初始阶段,在采访者讲明所要访谈的主题之后,由受访对象进行自述.此时受访对象所讲的往往是该历史事件给他的最深刻印象,也最能代表他的主观看法,访谈者可以通过引导式讲述以从受访对象身上获得更多有价值的访谈线索.随着访谈的深入,受访者可根据拟定的提纲、受访对象自述情况进行细致而具体的提问,有利于获得受访对象更为翔实的叙述.二要做到集体访谈与个体访谈相结合.集体访谈利于形成良好的访谈氛围,可以使受访对象相互启发,相互补充,使受访者对历史事情的了解更为全面；个体访谈则可作为敏感话题、涉及个人的有关话题及其他不宜集体访谈的采访手段.三是了解受访对象的基本情况,根据受访对象个体的特性开展有针对性的访谈.
（五）进行注解和整理.加强采访所形成口述资料的注解、整理及归档工作,注重操作的规范性.应详细说明访谈的时间、地点、采访者及受访对象的基本情况,如受访对象的出生年月、职业和简要经历等；应对访谈形成的影音资料进行整理,并配备相应的文字材料；所形成的文字材料与影音材料应按照有关归档整理要求相应整理,一并归档保存,以利于档案利用者使用.
三、口述档案的整理
（一）编号.年度＋姓名拼音.按要求进行编号即可.（二）整理.1.主述人的档案（包括照片、信件、亲友资料和主述人对口述资料的处理意见等）.2.整理采访实施情况,内容包括采访时间、地点、采访对象、采访人员、采访问题、谈话方式、采访结果,特别是采访对象的出生年月、职业和简要经历都要有明确的说明.3.对采访记录的内容确定无误后,请被访者阅后签字.4.采访记录整理后,打印成稿,交口述人审核后签字盖章,进行存档.这样可以“互为佐证”,在质疑的时候可以随时查询到原始境况,并将这四种方式的口述档案按照专题内容分类,分门别类地存放,同时做好安全保管工作,不定期地检查安全情况.
四、口述档案的存贮
（一）以受访者为建档单位,编好目录.口述档案建档可以受访者为建档单位,将每位受访者与本次访谈相关的档案资料整合在同一案卷内,并编制好卷内目录,以便于研究者利用口述档案.一般情况下,从前期材料的准备,到后期的整理分析,资料很多,既可按照收集资料的时间先后顺序进行保管,也可按照口述档案形成阶段或资料的重要性进行分类保管.
（二）口述档案的数字化.档案数字化是档案信息化建设的必经之路.口述档案中除了访谈录音（原始录音磁带）、录像（或录像带）、照片、电子文稿（光盘或软盘）、原始抄本、整理成的文字稿（有访问人的名字说明和签字等,包括现场笔记）等需数字化外,其它档案资料如受访者的背景材料等也需进行数字化.同时将所形成的档案目录著录到档案管理系统中,既方便查找,也利于保护实体档案.
（三）做好口述档案的数据备份及声像档案的管理.建立口述档案过程中形成的声像档案及进行脱机备份数据的存储介质需存贮在温、湿度合适的防磁柜中,并定期检查.
五、结语
“口述档案”是馆藏资源中最具生命力的特色档案,它们具有互补性、共享性和较高的再利用价值.特别是那些涉及地方历史文化的“口述档案”,是档案馆建设的重点和方向,把这种特殊性的档案资源和最具有优势的“口述档案”信息加以收集、加工、整理和筛选,让社会其他成员各取所需地再利用.因此,必须抓紧建立一套较为完善的标准体系,对“口述档案”的保管模式、保存载体、文体格式和利用形式等进行详细的规范和科学的界定,以提高保管效率,实现资源共享,充分发挥“口述档案”信息的效用.
开展“口述档案”工作,对保存社会记忆、还原和补救历史具有重要的意义,档案工作者要对“口述档案”的开展进行理论探讨和实践探索,完善相关法律法规和工作规范,加强与相关学科的协同合作,建立专门的组织机构,为“口述档案”工作的开展提供良好的社会环境,巩固已经取得的成果,整体推进“口述档案”的建设,使我国的“口述档案”工作上水平.
总之,口述档案的建立,为档案馆的资源建设提供了丰富的素材,让档案馆在构建和谐社会的进程中发挥更大的作用.
【参考文献】
[1] 国际档案理事会,档案术语词典[M].1984.
[2]国家档案局外事处编,第十一届国际档案大会报告集[M].档案出版社,1990-8.
[3]范金霞,非物质文化遗产中的口述档案保护与图书馆[J].图书馆学刊,2008(5).
[4]何欢欢,略论口述档案及口述档案工作的开展[J].浙江档案,2006(7).
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