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依托工商登记档案建立企业大档案
【摘 要】在一个城市或者一个较大的区域内只设立一个档案中心,实行统一管理,集中开发利用,避免多头管理和重复建设,方便社会各界和人民群众利用档案资源.
【关键词】工商登记；大档案；建立
各地政府近几年纷纷建立了行政审批（服务）中心,对需要审批的相关事项,采取联合办公的方式集中审批,“一站式”服务的行政审批模式已运行数年,目前这项工作已经取得了明显成效.各部门（单位）虽是联合办公,各部门之间又相对独立,产生的档案资源仍归口在本单位保管,好多联席合办的项目档案,各单位根据以往经验分别保管,企业需要准备几份相同材料,造成浪费.同时今年政府工作报告中,又提出了综合执法的新模式,不久各地政府又将成立新综合执法局,又或多或少面临执法档案混乱的现象,故此建立企业大档案成为目前需要解决的首要任务.企业大档案是指在一个城市或者一个较大的区域内只设立一个档案中心,打破行业、部门和单位条线的限制,将区域内各单位形成的基础信息、公示信息、行政许可、行政处罚等档案资源按社会统一信用代码向档案中心集聚,实行统一管理,集中开发利用,避免多头管理和重复建设,方便社会各界和人民群众利用档案资源.
一、建立企业大档案的优点
建立企业大档案能实现档案事业“一次性投入,一盘子发展,一个馆库管理,一体化利用,一个平台共享,一个大厅查阅,一个地方办公”.一是一个区域内只需建设一个档案中心,避免各部位重复建设,多馆库存放,节约有限的财政资金.同时一个区域内建设一座档案中心,不管从规划选址,还是从设施配备上,政府都会考虑列入民生工程,大手笔规划建设现代化的档案馆库,增加和扩大公共服务区场所,配备安全高效的智能密集架、消防、空调、运输、安保、楼宇智能等档案管理现代化设施.二是节约人员配备,各单位原来各自保管、利用需要配备一定数量的服务人员,多大厅查阅,多地方办公,集中利用后,可以将分散、零碎走向统一、整体,原来几十个服务人员缩减为几人.三是利用更加高效,原先人民群众、社会各界利用档案资源必须在各部门（单位）之间来回奔波,建设大档案,实现了多档合一,一个大厅就能实现查阅所有关于这家企业的全部档案,是新时期档案工作以实际行动落实党的群众路线的重要举措.四是标准更统一,指导更有效,大档案管理中心可以归属档案局领导,这样有利于统一进馆标准,同时档案局专家、技术人员指导更具体、更专业,在确保档案安全的前提下,整理、保管可以采取外包方式,由专业机构、人员来做专业的事.
二、企业大档案收集内容和运行
建立起以各单位为重心,由审批中心、执法中心管理层负责,档案主管部门进行业务指导的运行机制,形成业务有指导,管理有秩序,责任到人的有效工作机制,制定统一标准,把档案内容进行分类：一是公共管理和服务中反映主体基本情况的登记类基础档案（工商登记）及行政许可档案（税务、食品、药品、环境评介、抵押、商标、专利、著作、土地、城建、消防、安监、工程和产品质量、公章等）.二是党政机关、群团组织、社会组织、行业协会商会在履行职责过程中产生的企业主体受到表彰奖励档案.三是刑事、行政处罚、行政检查、行政征收、招投标等反映企业主体诚信方面的档案.四是失信、异常名录、黑名单、拒不改造生效司法裁决类档案.五是企业认为本单位无条件保管,需要专业保管的企业内部档案.即在本区域内涉及该企业生产经营活动中系统、完整的全部档案.
大档案按全国唯一性的社会统一信用代码来建档,一户一档.工商登记为收集资料的基础资料,一般要求在出营业执照之前完成电子档案的扫描、上传至统一的政务数据平台共享交换,其他部门在办理其他行政许可时,只要基础档案里存在的资料,如办理食品许可时,政府部门人员无需要求企业重复提交相关资料,直接调阅基础档案,如发现基础资料中的资料有错误,直接退回工商部门进行修正.这样有利于各单位之间监督检查,有利于规范行政审批行为,有利于推动依法行政,有利于保证档案资料完整、真实,同时又为企业节约了人力物力财力.各单位在完成业务手续后定时、定人、定车向档案中心移交,档案中心实现专人接收,专业整理,电子数字化,数字化档案再上传至政务数据平台供各单位查阅.为了确保各单位形成的企业档案正常及时移交到档案中心,要依法加强档案行政管理部门对各单位的监督管理,列入考核,加强档案管理工作组织,确保档案工作常态化、连续化、高效化、法制化,构建围绕中心、面向社会、服务民生的大档案机制.
企业大档案动行机制的特点是档案资源丰富、运营成本低廉、服务高效便捷,是历史发展趋势,而非人为选择,要顺应形势,创新理念,确立起大档案动作机制,加快档案职能转变,拓展档案公共服务能力,让档案资源在改革开放和改善民生中发挥重要作用.
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